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8个方法搞定基础数据收集

首先，基础数据涉及面广，涵盖了企业中所有可见信

息和不可见信息。物料基本信息，产品结构数据，会

计科目，供应商客户信息，部门、工厂、仓库、车间

信息等等属于可见信息，这些信息在手工作业中也会

用到。不可见信息如单据类型、仓库性质、计划参数

等，这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的，它

们会影响到系统计算。

另外，基础数据准备的工作量大，以上各类信息的记

录数从几个到几十万都有，而每条记录包含的字段又

可多达上百个，两者的乘积简直是天文数字，通常造

成项目延期的原因有90％来自于基础数据整理。

数据的正确性是最重要的，基础数据是许多程序正确

运行的基础，如物料计划和生产计划就是根据物料文

件设定的提前期、库存量、BOM结构等计算得到的，

如果其中任何一个数据与实际不符，计划结果就将没

有任何指导意义。

正是因为基础数据具有这些特征，从而造成了收集准

备工作量大、难组织，一般需要多个部门协调，投入

的人力和时间都比较多，见效周期长，因此阻力也是

很大的。

下面谈一下如何快速、低成本、低错误率地完成基础

数据准备。

1确定工作范围

首先根据项目范围确定哪些数据需要准备，然后确定

参与部门和人员配备，进而确定工作计划，切记不可

将所有工作只交给一个部门甚至一个人做，必须对此

项工作的艰难程度有充分的认识。工作计划中还要注

意安排定期的会议，以方便工作人员之间沟通。

2建立公用信息

建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部

门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数据会在

其他基础数据中被引用，并且数据量不大，可以利用

较少的时间和人力完成。如果整理其他数据的时候发

现缺少公用信息再补的话，整体效率和进度会大打折

扣。

3BOM结构的确定（根据企业情况可选）

如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块，BOM

就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半成

品、半成品到产品的级次关系，这步工作的难点是半

成品设定的问题。如果半成品设定层次少或层次不设

定，今后的统计分析就不能细化；如果半成品设定多，

就会大大增加数据量。

如果遇到下列情况，那么半成品要设置编码管理：对

半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品

对外销售或用于售后服务，除此以外半成品尽量不用

编码，也不用录入软件系统，BOM每多一层，相应

增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量，

我个人的观点是尽量少的BOM阶次可以使这项工作

处于可控状态。

4收集第一手资料，将原来的离散数据从不同部门集

中

在这些离散数据中，仅物料基本信息一项，字段就包

括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中，

应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转，让各

部门将与自己相关的数据填入表格，完成后传递给下

个部门，以此类推，直到完成此步工作。在工作中应

注意传递的安排，传递路径需提前确定。为了保证工

期，可以让不同部门同时开始，然后交叉传递，或者

一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时，

将每张发出的表格统一编号（唯一），并在部门间交

接时作好记录，这样不仅可以控制进度，还能避免数

据丢失。

5数据检查

（1）完整性检查：完整性即记录数量是否完整。可

以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数，将其

和历史数据比较。同时还要检查字段的完整性，所有

的ERP软件都有必须输入的字段，如果缺少这些字段

就会造成系统的不稳定，如物料的提前期、默认仓库

等。另外还有一些非软件要求的必须输入的字段，对

企业今后的业务和统计分析有用的字段也要列入检查

范围，例如客户分类和所属地区等。

（2）正确性检查：正确性的范围很广，这里不做一

一说明，可以由企业自己根据需要制定检查原则。有

些错误如会计科目是资产类型的，但是因为人为错误

输入成负债类型的，再比如有的物料是采购来的，但

是录入成自制件，这样的错误在系统上线前必须发现

并改正。

（3）唯一性检查：数据的唯一性应该从两个角度检

查，常见错误有多个实物编成同一个编码。

在改正错误的同时，要做好资料版本的控制，这个工

作在多部门参与的数据整理工作中尤为重要。曾经有

个客户，多个部门都在同时修改一份相同的资料，修

改之后的文档中只有自己的一部分数据是正确的，其

他部门数据还是错误的。在录入数据时，无论以谁的

数据为准都是不行的，必须用正确的数据替换错误数

据后进行合并才行。由此可见