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论秘书纵向协调的原则和方法

摘要

协调是一门艺术，也是一门科学。协调是现代社会生活中一种普遍存在的现象。协调的本来意义是协同动作，统一行为的意思。1994年12月中共中央召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会文件中，把综合协调列为秘书部门的三大重点工作之一。秘书所从事的每一项事情，秘书部门的每一个工作人员，都与协调有关，都经常进行着协调工作。秘书应掌握在工作中做好协调的程序和方法以及一些协调的艺术，就能争取主动，积累经验，减少“临时抱佛脚”。特别在秘书日常运转工作中，在办文办事办会工作中，有大量的协调工作需要做，做好了这些日常的协调，也就减少了许多临时的突击性的协调。

（摘要没有说到点子上，而且文章是关于纵向协调的，摘要没有重点论述这方面）

关键词:秘书工作协调方法原则服务

引言

秘书部门所处的位置通常是各种关系和矛盾的交汇点。秘书工作中作为一个桥梁沟通上传下达的角色，从秘书的角度理解，根据董继超的说法，就是秘书协助领导，在其职责范围内或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系、促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标。所以秘书的协调工作在秘书工作中占有重要的地位，是一项重头工作。

凡需协调的事情，虽难易不同，大小不一，但多数带有牵头协调的性质。因此，协调过程中，必须审时度势、权衡利弊，全面稳妥地处置，才会对各方面的工作起到促进作用。从组织自身的特点和规律看，协调的基本原则有以下几点：

一、从属原则。从属原则是指各级机关组织在协调工作中始终要把自己的角色定位在从属的位置上。组织的地位和性质决定了组织协调工作的从属性特点。组织为领导当参谋、搞服务，实际上是协助领导做好协调工作。协调过程中，组织就必须摆正位置，做到既主动，又不越权越位。在领导确定协调事项后，不等不靠，充分发挥主观能动性，在职权范围内积极主动地做好协调工作，尽量将协调工作完成在相应层次上，最大限度地减少或避免上级领导直接出面充当协调者。确需领导出面协调的，要事先做好准备，提出解决的预案和建议。在协调过程中，要严格按领导意图办事，对于自己把握不准的问题要多请示、多汇报，不要随意表态，不可自作主张。

二、服从全局原则。在机关日常工作中，往往会发生局部利益与整体利益相矛盾的现象。局部利益服从整体利益是协调工作的重要原则。有许多事情从局部的利益来看是适宜的，而且有一定的道理，但从整体和长远目标考虑，却需要局部做出一定的牺牲。因此，在协调过程中，要保持清醒的头脑，坚持从总体目标出发，说服有关方面从全局着眼，从长远着想，把各方面的意见统一到全局观念上来，统一到人民群众的根本利益上来，否则，很难实现真正意义上的统一和协调。

三、服务原则。把服务寓于协调的全过程，是协调工作的鲜明特点。一是要认真负责，不要事不关己，麻木不仁，敷衍了事。二是要谦虚谨慎，不能居高临下，盛气凌人，要态度诚恳，与人为善，形成和别人协商其事的气氛。三是要热情周到，对协调对象的意见和呼声要认真听取，能答复的及时予以答复，不能答复的要请示领导，然后进行处理。

四、平等协商原则。平等协商原则是指组织在协调中要始终坚持平等待人，以协商的态度进行对话。协调工作实际上就是协商解决问题。组织工作人员协助领导参与协商工作，不是布置工作，与协调对象之间不是领导和被领导的关系。因此，在协调过程中要立足于一个”商“宇，始终以平等协商的态度进行对话，要以平等的地位同各方面进行商量和沟通，切忌只靠简单的、行政命令的方式去解决问题。在各方面意见难以达成一致时，还应当认真做好思想工作，努力协调各方，达成共识。

五、沟通原则。沟通是达到互相理解的重要手段，对搞好协调十分重要。一是要加强上对下的沟通，要把上级精神及时向下级传达。二是要加强自身上下左右的沟通，让有关部门和单位了解需要共同完成某项任务的内容和要求等。三是要加强下对上的沟通，掌握各部门的情况，及时向上反映。

秘书部门进行协调有着特殊的职能基础：

1.作为综合部门，工作涉及面关系到组织运转的方方面面，有着广阔的发挥协调作用的天地和调动各方面积极因素进行协调的潜力。

2.作为信息枢纽，秘书部门具有预测和发现失调现象并依据信息渠道和准确分析失调原因寻求选择协调途径的能力。

3.作为领导的办公机构，对组织目标、整体利益、工作计划、领导意图等能比较全面的了解，因而能比较准确地把握协调方向和有关方针政策，把握协调分寸。

4.作为领导人的近身助手，在领导信任和授权以及领导机关的权威性作用下，在具体的协调事务中，能发挥较大的影响力。

5.秘书部门在广泛的工作交往和全面服务中，能建立与多方面的合作基础和相互理解信任的感情基础，这是秘书协调的重要条件。