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某外贸企业信息管理系统整体策划方案

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马文胜

前言：企业信息管理系统(EIMS)是运用现代化的管理方法，采用电子计算机、软件及网络通讯技术，对企业的生产、经营、开发、制造、供应、人力等各方面资源进行整合，对运行流程中的信息进行收集、存储、加工、分析，从而跟踪、监督、控制、调节整个管理过程的人机系统。它能及时地为企业的“三层决策”系统(战术层、战略层、决策层)提供准确有效的数据信息，帮助企业优选决策方案，使企业做出迅速的反应，加强企业的核心竞争力。

随着全球经济一体化进程的加快，IT技术发展与广泛应用，人类社会从过去的工业经济时代进入到电子信息时代。企业生存与发展不再是孤立的，必须实现信息化才能融入这个经济生态链中。身置世界经济浪潮之中，信息化管理对于一个企业的管理创新、成本控制、新产品开发、市场研究、营销策略和客户服务，乃至生存至关重要。

项目需求分析

经济一体化大大加剧了企业的竞争压力。信息化管理是提高企业竞争力的必由之路

企业竞争压力来自低成本生产商的不断涌现，快速变化的个性需求方式，市场分割不断扩大和产品寿命周期的缩短。经济一体化使外贸企业面临激烈的贸易竞争，要求外贸企业在短期内改变经营理念和手段。我们正处在传统经济向新经济转变，区域经济向世界经济转变，人工管理向电子化管理的时代。欧盟国家，如芬兰、瑞典、丹麦、德国、爱尔兰、挪威、比利时、奥地利等发达国家的企业信息化管理都已经相当成熟。所以要适应瞬息万变的世界，在国际大环境下生存，实现企业信息化管理已成为不可逆转的潮流。

推行企业信息化管理是某外贸公司自身快速发展的要求

企业信息化管理的特点是：(1)一对一订单式设计制作，针对性解决实际问题的特性。除了通用的管理软件和MRP(物料资源计划)、OA(办公自动化)、wFs(工作流系统)外，大多软件都需要做详尽的需求分析，咨询顾问专家和企业管理者在总结企业发展要求的基础上，根据企业实际量身定做，或在标准版本上做适应性修改。(2)管理系统从企业战略的角度出发，具有系统性和整体性。从企业的人员机构管理、产品物流管理、财务管理、销售管理、采购管理、生产管理、质量管理等系统的角度，考虑战略的实现性和信息的关联、制约性。(3)具有信息的积累性和共享性。信息管理系统能够将各部门工作中的关键数据，存储在数据库中，并能根据权限查阅和调用。(4)具有决策的支持性。各种数据可以经过计算机的处理从不同的角度得到各种分析结果，并通过报警提醒的方式，使决策者在第一时间得到相关信息。(5)动态特性。由于信息的时效性和关联性，当系统中某一信息要素发生变化时，与之相关联的其他信息均发生变化。

某外贸企业的现状是：外贸系统由业务处和多个独立法人子公司组成，目前有员工1000余名，分散的生产单元点多处，各种设备500余台套，场地面积2万余平方米，产品有航空产品、石油机械、食品机械、半导体产品等多个门类，客户有GE、RR、PWA、PWC等多家国际型大公司，对于这些大范围的分散独立的制造单元，现在还属于人工管理，管理难度大，效率低，反应慢，成本高，管理很难协同，缺乏实际数据，有时造成决策滞后和失误，这很难适应现代化企业大规模生产，很难与国际企业信息化管理的大趋势相接轨。而企业信息化管理的作用和特点是解决这些管理难题的最好办法。

建立企业信息化管理系统是国际客户的要求

本企业的客户主要位于北美和欧洲，上世纪70年代，在北美与欧洲发达国家中，企业信息化管理率先诞生和发展。此次新客户意大利的AVIO公司对我们审核中，在审核风险报告中提出两点要求：一是建立ERP控制系统；二是建立项目管理电子化管理系统，降低项目运营的风险，达到与国际接轨的要求。看来企业信息化管理已经成为与国际性公司合作的基础。

目前他们与客户的日常业务交流基本采取电子商务的形式进行，如网上报价、订单预测、图纸获取、零件发货等。但这只应用了信息管理系统很小的部分功能，离真正的信息化还很远。如果再不及时进行企业信息化的建设，今后将失去和国际性行业伙伴合作的机会。

外贸系统管理方面急需解决的问题

外贸业务方面

由于国际客户的多样性，形成贸易多币制，造成财务核算程序复杂；

贸易涉及多个国家，外部环境的变化会导致业务的不确定性；

频繁多变的报价计算及大量单证、发票处理，给业务人员带来大的工作量；

按照传统手工库存业务处理，会导致出口业务与生产备货环节脱节，容易造成发货延误或库存积压；

为保证各环节工作得到有效监督，需增加关键环节的管理审批，而审批工作无法根据业务需求多层多级设置，容易造成企业运转监控不严。

内部制造流程方面

对生产现场人员、设备、工具、毛料，在制品存货占用的调配控制薄弱，信息不畅，流程和行为不能在进行中得到有效控制，而变成了事后总结和纠正，

生产管理中，基础数据维护、生产计划、投料