文件控制程序.doc

文件控制程序

文件编号：版次：A.1页次：PAGE1/NUMPAGES5

文件控制程序

1目的

对质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称管理体系）所需的文件进行控制，确保管理体系各场所使用的文件为必威体育精装版有效版本。

2适用范围

适用于本公司质量、环境、职业健康安全管理体系所有相关文件。

3职责

3.1文件的编制、校对、会签、审核、审批、管理、保管

体系文件类型

编制

校对

会签

审核

审批

管理部门

书面原件保存部门

管理手册

质量部

文件

管理员

相关部门负责人

管理者

代表

总经理

质量部

人事行政部

资料室

程序文件

相关部门

文件

管理员

相关部门负责人

管理者

代表

总经理

质量部

质量记录表格

相关部门

文件

管理员

相关部门负责人

管理者

代表

总经理

质量部

管理类

文件

文件所属部门

———

———

文件所属部门

负责人

总经理

文件所属

部门

技术类

文件

质量部

———

相关部门负责人

质量部负责人

总工程师

质量部

适当范围外来文件

———

———

———

———

总工程师

适当范围

外来文件

引用部门

4体系文件的种类、定义和约束关系

体系文件的种类、定义见附表1，体系文件的约束关系见附图1。

5控制程序

5.1文件的编号规定

文件编号、部门代码之编码原则等按《文件编号准则》执行，文件的编写、审核、批准按本程序中职责3.1规定执行。

5.2有效文件控制

5.2.1各部门应编制本部门的《受控文件清单》，以控制所使用文件的有效性.

5.2.2《受控文件清单》应清楚地标明文件当前的有效版本和修订状态。版本号用“A”表示、修订状态用“0”表示。若有变化，数字顺延。

5.2.3《受控文件清单》的整理原则，按部门内、部门外（部门外按部门）分类整理。

5.3文件的发放、回收

5.3.1各部门发放文件时，应要求清晰、完整地填写《受控文件发放、接收、回收确认表》。

5.3.2在回收文件时，也应在《受控文件发放、接收、回收确认表》上进行登记。

5.3.3各部门在收到外来文件时，应在《适当范围外来文件清单》上进行登记，并签字确认。

5.4有效性管理

5.4.1在公司计算机系统中设立专门文件夹，共享体系文件，质量部负责将必威体育精装版有效版本的管理手册、控制程序、准则和质量记录表格存于公共文件夹，技术部负责将必威体育精装版有效版本的技术类文件存于公共文件夹，人事行政部资料室负责将管理类文件存于公共文件夹，当文件发生修改时，相关部门应对被修改文件的电子文档进行更新。

5.4.2体系文件发放时，由人事行政部资料室统一复印、发放，如果需发放的是受控文件，则必须在其受控版本的封面加盖红色的“受控文件”

印章，不得在受控文件的使用场所使用无加盖红色的“受控文件”印章的无效文件。

5.4.3文件所属管理部门应定期检查现行有效文件的的保存状态，确保管理现场、生产现场摆放和使用的都是必威体育精装版有效版本文件，并监督必威体育精装版有效版本文件的贯彻实施情况。

5.5普及全员质量意识

人事行政部应定期开展管理体系文件的宣传、咨询、培训活动。

5.6适宜性评审

5.6.1管理者代表应定期组织各部门开展管理体系文件的评审工作，或利用内部审核和管理评审的机会，审核管理体系文件的要求是否与实际一致，如果发现个别文件不够适宜，或者由于组织结构、产品结构调整而引起管理体系变化，需要更新管理体系文件时，应组织相关部门对其进行修订，在再次获得审批后，由人事行政部资料室重新发放。

注：质量手册、程序文件一年至少重新审阅一次。

5.6.2各部门管理类文件应根据适用情况进行评审，必要时应予以修改、更新。

5.6.3技术部应定期对技术类文件的适用情况及适当范围的外来文件适用性、有效性进行评审，必要时应对技术类文件予以修改、更新和对适当范围外来文件的版本进行更新。

5.7文件的更改

5.7.1文件内容需要划改、换页、换版、作废等更改时，应由文件更改部门填写《文件更改通知单》，说明更改原因，然后由部门经理审核、管理者代表批准后，方可实施更改。文件确定并经过更改后，需发放、回收，应作相关记录《受控文件发放、接收、回收确认表》，确保各部门得到必威体育精装版有效文件。

5.8文件的换版

当文件更改次数较多或大范围改动时，需进行换版，换版后原版文件作废，换发新版本应执行本程序文件发放和回收的规定。

5.9文件的回收、作废

5.9.1新版文件发放时，发放人应及时收回旧版文件，并在《受控文件发放、接收、回收确认