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数字环境下高职人事档案管理的变化、问题与对策

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朱燕

【摘要】数字环境下，信息技术的深度应用为高職人事档案管理提供了新的机遇，使得人事档案载体数字化、传播网络化，同时其收集和利用也出现新的变化，但目前高职人事档案管理面临专业人才不足、信息化建设滞后和利用率偏低等问题，需要采取针对性的措施加以解决。

【关键词】数字环境;高职人事档案;档案管理

从实际来看，同其他类别的档案工作一样，人事档案工作也受到技术和环境变迁的深刻影响。当前，以计算机技术、网络技术、大数据技术等为代表的现代信息技术的快速发展和深入应用开创了新的数字环境，使得档案信息的生产、收集和传播都产生了深刻变化。这种变化对高职人事档案工作提出了一系列全新的要求，使其面临着变革的压力和任务。在此情景下，明确高职人事档案管理工作的发展趋势，探索高职人事档案管理存在的问题，并提出相应的化解对策，无疑具有重要的现实意义。

一、数字环境下高职人事档案管理的变化

数字环境对高职人事档案管理带来的变化是全方位、多方面的，体现在以下三个方面：

（一）人事档案载体的变化。数字环境下，人事档案的发展打破了传统的纸质载体占绝对主导地位的局面，呈现出多种形式并存且数字人事档案日益增多的格局。由于计算机、互联网、移动终端等技术的大规模普及，人们置身于数字化的环境中，其在学习、工作、考核、职称申报、生育审批、医保社保申请、户籍申报、健康检查时，都在不断地产生电子记录，形成大量的电子数据，这些数据是人们各项社会活动的原始记录，真实客观地反映了人们的工作和生活，是人事档案信息的重要组成部分。随着数字技术在社会各领域的广泛渗透，人事档案的载体将由纸质为主逐步转变为以数字化形态为主，载体的数字化带来的直接结果就是人事档案类型的多样化，不仅有文本型档案，也有图形档案、图像档案以及多媒体档案等;不但有结构化的档案信息，也有半结构化、非结构化的档案信息。我们要充分认识并把握好这一发展趋势，尽快将工作重点转移到数字人事档案上来，这就需要高职院校尽快搭建数字化管理平台，以保障人事档案的安全和有效利用。

（二）人事档案传递的变化。与人事档案载体的数字化相对应，数字环境下人事档案的传递日益呈现出网络化的趋势。在信息网络高度发达的当下，信息在网络中的传播变得空前方便快捷，无处不在的网络将分布在不同地域的人们充分连接起来，使得人与人之间的距离缩小，人们与档案部门的联系变得越来越方便快捷。而载体的数字化则使得人事档案信息的传递受时空限制的影响降低，档案部门得以借助信息网络快速地传递人事档案信息，任何单位或个人均可根据实际需要，在权限允许的范围内，通过计算机和网络查阅相关档案信息。人事档案传递的网络化，使得人们足不出户即可利用人事档案，大大提高了人事档案利用的便利程度，提升了人事档案利用的效率，降低了用户利用人事档案的成本，但与此同时，也给人事档案信息安全保障提出了新的要求。由于需要处理的人事档案数据急剧增加、数据对象更加多元化，并且数字化的人事档案信息往往存储在云端设备上，通过网络与外界产生更加频繁的联系，这就大大增加了高职人事档案数据泄露、遗失与被污染的风险。

（三）档案收集和利用的变化。由于记录手段的高度发达，加之档案意识的增强，人们越来越认识到人事档案之于自身工作、生活的重要意义和密切关系，收集和利用人事档案的意识日渐高涨。目前，人事档案的收集、管理和利用工作主要由单位负责人事工作或档案工作的人员完成，数量少、更新慢、利用率低。随着数字人事档案的与日俱增，人事档案的收集范围和内容将大幅增加，档案利用也将更加普遍和频繁。因此，数字环境下，人事档案的收集工作不能仅仅依赖于单位事后进行，而要充分发挥个人的主观能动性，加大平时收集力度，探索实行过程化管理。在利用方面，由于打破了时空的限制，人事档案的利用方式、利用人群、利用次数也将发生深刻变化，需要依靠数字技术，注重改进查档方式，拓宽查档渠道，提高查档效率。

二、数字环境下高职人事档案管理存在的问题

高职人事档案记载着高职教职员工的主要经历，直接影响着其薪资、社保、晋升等多重利益，面对数字环境带来的新变化，必须加以妥善管理，但深入考察发现，当前高职人事档案管理存在着不少的问题。

（一）专业人才缺乏。随着社会信息化的飞速发展，人事档案工作需要有更为专业的人员作为支撑，无论是档案资料的数字化还是配套设备的智能化，都对工作人员提出了更高的业务要求，相关工作人员既要充分掌握人事档案管理的要点，又要熟悉相应的计算机操作技术。但通过调研发现，目前包括笔者所在单位在内的绝大多数高职院校中，人事档案的数字化管理工作长期得不到应有的重视，多由办公室人员或其他工作人员兼职完成。就人员专业而言，他们往往专业素养不高，难以满足新时期的人事档案管理需求。就工作内容而言，往往一人身