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事业单位档案管理的电子化与现代化探讨

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彭惠平

摘要：事业单位是我国的一类职能单位，具有社会服务性和公益性特点。作为重要的社会服务组织，事业单位承担的工作项目很多，涵盖教育、科技、文化等。而档案资料是对各项活动的记录，是开展工作的依据和标准，因此要进行科学的档案管理。

关键词：事业单位;档案管理;电子化;现代化;探讨

一、事业单位实现档案管理电子化与现代化意义

信息时代的出现，给很多方面的工作带来巨大的变化。对于档案管理来说，出现的变化主要是档案资料收集途径增加、档案载体增多，档案保存手段丰富，档案利用途径增加等。据此，事业单位作为档案资料十分丰富复杂的单位，实现档案的电子化与现代化管理十分必要。这有助于提升管理效率，推动档案资料的利用和开发。在新的时代背景下，档案管理实现数字化转变，档案资料的形成、存储和管理，都需要借助互联网的先进性，实现现代化管理。对事业单位也是如此，新时代的到来，给档案工作提出数字化要求，需要实现电子化与现代化发展才能适应这种要求，满足新时期的要求。利用信息技术进行事业单位的档案管理，进行数据资料的收集、传输、整理和分析都十分便利，不仅可以提升信息的保存效率，还可以降低丢失可能，对档案资料的利用和挖掘也比较有利。

二、事业单位实现档案管理电子化与现代化措施

（一）实现档案的无纸化保存

这是事业单位实现档案管理的电子化与现代化的基础和前提。因为过去事业单位以纸质的形式保存档案资料，不仅占用空间较多，成本也较大，需要准备专门的适宜的保存场所。因此要普及电子化与现代化管理，首先需要实现所有档案资料的无纸化保存。事业单位需要利用新的电子载体，将过去的纸质档案资料以及新出现的档案资料，以数字化保存。事業单位将所有的档案资料转变成数字信息，方便进行查阅和共享，提高了工作效率。

（二）加强信息化基础设施建设

事业单位进行档案电子化与现代化管理，还要有基础设施建设的支持，需要有较高的建设水平，提供设备支撑。一方面，要加强信息化基础设施建设，事业单位要配备计算机、网络，控制好储存环境，做好温度、湿度、通风的控制。借助大数据技术等建立档案信息化平台，配备数据库，收集全面的档案信息，保证档案管理的独立性。引进专业软件和设施，进行档案资料的电子化转变、录入、保存，提高检索效率。借助先进软件落实档案资料的动态更新，随时可以查阅到必威体育精装版的资料，同时做好所有档案资料的电子备份。另一方面，事业单位要完善数据库建设，科学进行档案资料的录入、分类、目录建设、整理，建立科学的查询系统。借助信息技术加强对档案资料的开发工作，合理分析不同资料的价值，扩大利用范围，挖掘潜在的价值，充分进行利用。

（三）优化信息服务功能

事业单位落实档案管理信息化建设，需要与多个部门和单位沟通合作，所以事业单位要积极与这些部门和单位沟通，建立相连的档案管理系统，实现一体化管理，尤其是事业单位内部，需要建立统一的档案管理平台，为每个部门开辟单独的档案模块，并设置交互式交流模块，推动单位内部档案信息的沟通和传输;同时设置对外接入的端口，积极与其他业务单位相连，获取全面的信息，比如对某位党员干部的个人信息，需要与人社局的学籍档案信息等相结合，统一全面的信息，提供个性化服务。积极借助微博、微信等新媒体技术，对党员干部所有工作和活动的情况进行实时交流和资料收集，进行实时跟踪，保证档案资料的实时更新，避免资料丢失和损毁。

（四）完善管理制度建设

事业单位要联系档案工作实际，建立独立的管理部门，负责对单位的所有业务信息监督、归档和管理;借助信息技术打造一体化的档案管理系统，收集全面的档案数据资料;将档案资料的记录和归档列为绩效考核的一部分，严格按照相应标准进行检查和考核，与档案管理人员的绩效挂钩，配合科学的奖惩机制，提高工作人员的积极性。单位还需要对档案信息化管理的各个环节进行详细分析，加强对档案内容的分析和判断，以及强化对业务工作的分析，提升档案管理的效率。同时加强与其他部门的合作，保证档案信息存储的规范性和全面性。事业单位还需要对档案管理的各个环节进行详细分析，加强对档案内容的分析和判断，以及强化对业务工作的分析，提升档案管理的效率。同时明确档案信息管理的责任划分，将责任落实到具体的工作人员，方便进行绩效考核和出现问题时追责。同时，因为档案内容繁多，容易出错，而内容的意义重大，所以要有专业档案管理人员负责进行档案信息的收集和整理，并进行编目和分类，同时加强与其他部门的合作，保证档案信息存储的规范性和全面性。对于档案的管理，建立与之匹配的考核机制，定期评估管理成效，对出现问题的管理人员和部门进行惩罚。尤其是在部门进行档案检查时，如果发现出现问题，需要先与档案管理人员进行合计，查看是否是档案信息记录时出错，以避免出现错误操作。

（五）提升档案管理人员的专业水