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基于电子文件分类制定电子档案存储与备份策略

福建省晋江市住房和城乡计划建设局城建档案室

洪清庭

摘要：文档治理流程形成的各类电子文档数据以无序的方式进程存储，直接阻碍了文

档治理系统具有保留与参考价值电子文件的备份。实现归档电子档案大集中的存储，依照分

类标准，合理进行电子档案数据组合，制定文档一体化治理系统数据的存储与备份策略，档

案部门踊跃参与电子文件分类与电子档案存储、备份工作，必然会提高我国档案信息化治理

的整体水平。

关键词：电子文件分类电子档案存储与备份策略

随着我国文档一体化治理慢慢走上正规，机关、集体、企事业单位存储与备份的收文、

发文和内部等电子数据数量呈逐年增多态势。由于有些单位在文档一体化治理建设初期，运

算机文档一体化系统的设计，没有将文件整理理念与运算机存储与备份技术相互融合，没有

提出电子文件的分类策略，在文档治理流程形成的各类电子文档数据以无序的方式进程存

储，直接阻碍了文档治理系统具有保留与参考价值电子文件的备份，同时也阻碍了档案信息

资源的利用效益。为确保电子档案存储与备份工作的顺利开展，档案治理部门应从研究电子

文件分类规那么入手，旨在成立电子文件与电子档案存储与备份的模式及理论，从全然上改

变某些单位电子档案数据无序存储与备份的方式。

一、电子文件分类熟悉上的误区

目前，我国大部份机关、集体、企事业单位大体采纳内部局域网方式，进行文档一体化

治理，某些单位的文档治理人员还未充分熟悉到，电子文件分类在文档一体化治理中的作用。

一是以为由于电子文件载体的特殊性,能够通过运算机网络将分散在本单位各部门的电子

文件信息连接起来，查找和利用电子文档就像在互联网上查找信息一样方便，没必要犹如纸

质文件实体那样，明确分类方案进行文件整理。二是以为文档治理系统具有壮大的档案文献

检索功能，即便电子文件没有进行分类，运用运算机的检索功能，能够迅速查找到利用者需

要的文档信息。这些电子文件分类熟悉上的误区，是文档治理“前端操纵思想”的盲点，轻

忽了电子文件分类与电子文件检索、存储、备份三者之间的紧密联系。文档治理部门要增强

研究电子文件真实性的永久保留的存储与备份策略，从全然上取代“双套制”模式的纸质文

件与档案治理。电子文件简约的治理才是高效的治理，电子文件整理“单套制”能大踏步地

推动电子档案治理。因此，文档治理部门要超级全面、细致的分析电子文件分类、存储与备

份策略，进一步推动我国档案信息化的建设步伐。

二、电子文件分类的优越性

电子文件的科学分类对文档治理信息的检索、存储与备份功能实现起着超级重要的作

用。

1.电子文件分类有利于提高电子档案检索效率。电子文件只有做到科学分类，才能实现

检索高效、便利。运算机检索的原理确实是利用运算机将用户所提出的文档信息检索标识与

运算机检索系统中的标引标识进行比较，并将档案数据库符合条件匹配的档案信息作为检索

结果提供给用户利用。若是，档案部门没有制定电子文件分类方案，对形成的电子文件进行

科学的分类标引，归档的电子档案索引那么杂乱无章，制约了机检速度和档案的查准率和查

全率。

2.电子文件分类是电子档案存储与备份的基础。电子文件的分类，确实是把立档单位

在运算机文档一体化治理系统所形成的文件，依照文件形成的领域范围、时刻、来源、内容

和形式上的联系，分成假设干层次和类别，组成有机的体系。若是电子文件形成单位没有制

定分类策略，归档的电子档案在效劳器的存储物理位置，不能依照电子档案的保留价值别离

划分物理存储空间，也不能完全表现留其精华、删除无保留价值的电子文件的科学治理方式。

电子文件分类是电子档案存储与备份的基础，体此刻以下三个方面：

一是分类是维持电子文件有机联系的重要举措。一个单位内的所有电子文件，如不通过

度类，不免是一堆杂乱无章的电子数据；其存储在文档效劳器的数据是呈现出无序排列的现

象，只有对其进行合理的分类，不但能够揭露出电子文件之间的内在联系，而且真正使单位

内的电子档案成为一个有机整体，便于系统存储、备份和系统提供利用。

二是电子文件分类是后续整理电子档案环节有序开展的大体前提。就整个电子文件整理

工作的程序而言，只有通过度类，电子档案治理其后的一系列环节才易于着手和慢慢深切。

三是电子文件分类的优化可为电子档案的全面治理制造有利条件。文档效劳器存储与备

份策略的制定，都与电子文件的分