房地产中介机构档案管理制度.docxVIP

第一章总则

第一条为加强房地产中介机构档案管理工作，规范档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理效率和档案资源的利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我机构实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我机构所有房地产中介业务活动形成的各类档案资料。

第三条房地产中介机构档案管理应遵循以下原则：

1.完整性原则：确保档案资料全面、真实、准确地反映业务活动全过程；

2.必威体育官网网址性原则：严格保护档案资料中的商业秘密和客户隐私；

3.可用性原则：确保档案资料便于查阅和利用；

4.稳定性原则：保证档案资料长期保存，确保档案安全。

第二章档案管理范围

第四条房地产中介机构档案管理范围包括：

1.客户档案：包括客户基本信息、交易记录、咨询记录等；

2.业务档案：包括合同、协议、交易文件、房屋评估报告、交易凭证等；

3.人员档案：包括员工入职、离职、培训、考核等相关资料；

4.财务档案：包括收入、支出、费用报销等财务凭证；

5.管理档案：包括机构管理制度、工作计划、会议记录、文件资料等。

第三章档案管理职责

第五条机构档案管理员负责档案管理工作，具体职责如下：

1.负责档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；

2.制定档案管理制度，组织实施档案管理工作；

3.指导各部门做好档案管理工作；

4.负责档案库房的管理和维护；

5.定期对档案进行清理、鉴定和销毁。

第六条各部门负责人对本部门档案管理工作负责，具体职责如下：

1.负责本部门档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作；

2.确保档案资料完整、真实、准确；

3.配合档案管理员做好档案管理工作。

第四章档案管理流程

第七条档案收集：各部门在业务活动中形成的档案资料，应及时收集并移交档案管理员。

第八条档案整理：档案管理员对收集到的档案资料进行分类、整理，确保档案资料的完整性和准确性。

第九条档案归档：档案管理员将整理好的档案资料按照档案管理制度进行归档。

第十条档案借阅：档案资料借阅需填写借阅单，经批准后方可借阅。借阅者应妥善保管档案资料，并在规定时间内归还。

第十一条档案销毁：档案资料达到销毁条件时，档案管理员需进行鉴定，并经批准后方可销毁。

第五章档案安全与必威体育官网网址

第十二条档案库房应设置在安全、通风、干燥、防潮、防虫、防盗的地方。

第十三条档案管理员应定期检查档案库房，确保档案安全。

第十四条档案资料不得擅自外借、外传，确需外借时，需经机构负责人批准。

第十五条对涉及商业秘密和客户隐私的档案资料，应严格必威体育官网网址，不得泄露。

第六章附则

第十六条本制度由机构办公室负责解释。

第十七条本制度自发布之日起实施。