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现代电子文件对档案工作的影响及对策分析

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李银淑

[摘要]随着现代社会的发展和生产科技的进步，电子文件正以其势不可挡的态势逐步取代着传统的纸质档案。以延吉市生产力促进中心为例，现代电子文件随着现代科技的普及逐步成为了档案管理的主要形式。本文将从现代电子文件对档案工作的影响、问题以及对策三方面来加以阐述。

[关键词]电子文件；档案管理；问题；对策

一、现阶段延吉市生产力促进中心档案管理问题透视

1、档案管理被重视程度不够

很多人认为，档案管理工作只是简单的文字保管工作，不需要耗费太大的人力物力，也不需要频繁的更新换代和资金投入。殊不知行之有效的档案管理正是单位效益的重要保证。正是由于一些人对于档案现代化管理缺乏正确的认识，仍然采用传统陈旧的档案管理方式[1]。严重影响了单位生产效率的提高。

2、档案管理硬件设施不齐全

许多人认为所谓的现代化档案管理，不过是把传统的以纸质为主的记录转化为用电脑记录。其实档案管理工作远不止做表和文档这么简单。正是出于这样的误解，公司单位往往会忽视硬件设备的投入，设施不齐全，很多档案馆甚至连必备的切刀和统一的档案夹都没有备置齐全。有些档案馆馆室狭窄潮湿，引起档案材料的虫蛀或霉变……，等等一系列的直接后果就是无法为单位提供高质量、高效能的服务。

3、档案管理工作普遍缺乏专业部门和现代化人才

档案管理要实现现代化首要的任务就是实现人才的现代化。档案管理工作要求从业人员能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养。而在现在的大多数延吉市生产力促进中心中，管理人员多是“半路出家”，并没有系统的学习过档案管理专业，甚至有一些是身兼数职，仅利用闲暇时间处理档案工作。正是由于从业人员不具有专业性，认为档案工作就是简单的资料收集和整合，所以导致档案管理工作迟迟没有取得长足的进步，许多先进的现代化方法没有被及时的运用到工作中去，牺牲了单位效率。

4、延吉市生产力促进中心档案管理信息化、网络化进程推进缓慢

档案管理现网络和信息化是档案管理工作大势所趋，也是最终的发展方向。但从现阶段来看，延吉市生产力促进中心的信息化进程是比较滞后的，大多数档案的主要功能仍然是资料的留存而非共享，产生的效益较低。档案管理的信息化不仅仅是更新几台现代化设备那么简单，而是要物以致用，既然实现了电子化，就要发挥电子网络所特有的信息共享功能。

5、电子档案自身的安全问题

单位档案管理脱离纸质媒介是发展的必然趋势，但由于电子档使用了特殊载体，因此大大增加了信息安全的风险因素。电子档案的安全主要分为两个方面，一是传输过程的安全性，也就是网络安全性问题，网络传输一方面使得信息在大范围内广泛传播得以共享，但同时网络黑客和无孔不入的计算机病毒也给档案管理带来了巨大的安全隐患。信息容易泄露也容易被删改，并且不容易留下痕迹难以被察觉，更增加了单位的隐形风险。另一类风险指的是电子档案一般以光盘和磁盘为载体，这一类载体的性能不稳定，不具有人为可控性，容易出现档案失真等突发问题。并且这类特殊载体对于储存条件要求也较高，像是极端温度、潮湿、消磁等等问题都会造成载体失真进而引起数据的丢失。

6、对于档案管理没有形成健全的评估体系

很多单位对档案管理处于“放养”的状态，并没有形成健全的管理体系，未执行岗位责任制，对档案的管理工作欠缺了解和准确分析。

二、针对上述问题的解决方案

笔者经过长期来对延吉市生产力促进中心档案管理工作的观察和分析，认为今后的单位档案管理主要有三方面的发展方向：即“信息化”、“规范化”和“安全化”。下面将围绕这三个发展方向展开。

1、提高档案管理人员的专业素质，实行岗位责任制度

要想做好单位的档案管理工作，第一步就应当从人才抓起，因为随着现代化的发展趋势，必将对工作人员的素质提出越来越高的要求。首先是要将档案管理部门独立起来，安排专人负责该项工作，实行岗位责任制。再者就是要对已经上岗的档案管理人员组织定期培训，既包括专业知识培训也包括安全意识、信息共享意识的培养。在今后吸纳新的档案管理人员时，应着重招聘那些具有长期工作经验、系统学习了档案处理知识的人才。

2、加快硬件设施的完善，由外到内逐步推进现代化

设备的现代化更新需要资金支持，应当唤起单位管理层对于档案工作的重视。要及时配备档案现代化所必有的互联网设备、扫描仪、计算机、光盘刻录机等现代化的办公机器设备，要充分利用现代科技，特别是光盘技术、微缩技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快推动档案管理的信息化规范化进程。

3、严格规范延吉市生产力促进中心的档案管理制度

逐步实现规范化管理，没有规矩不成方圆，如果档案管理始终无法可依、无章可循，就难以走上规范化管理的道路。档案管理规范化的目标是要建立最符合单位运营的档案管理流程，