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职业院校档案管理工作问题分析及完善建议

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摘要：信息化时代对职业院校的档案管理工作提出了更高的要求，而职业院校在这种要求之下，在对档案管理工作进行改革时却遇到了许多问题。本文通过分析职业院校档案管理工作中存在的问题，提出了几点建议，以期职业院校档案管理工作有新的发展。

关键词：职业院校??档案管理??问题??建议

职业院校的档案资源具有极其重要的价值。其不仅包含了学生的成长经历，也记录了教师的教学活动，更是承载了院校的演变与发展，是院校管理工作中不可或缺的一部分，所以职业院校要优化档案管理工作，让其发挥应有的价值。

一、职业院校档案管理工作中存在的问题

职业院校档案管理工作中主要存在以下几个方面的问题：

（一）档案管理意识淡薄

1.学校领导档案管理意识淡薄

对于职业院校的档案管理工作，学校领导一般存在误区，认为档案管理就是进行一些普通的收集、分类工作[1]，一言蔽之，档案管理工作是“体力活”而非“脑力活”。在这种观念的驱使下，往往对档案管理工作不够重视，进而导致划拨给档案管理部门的资金不足、编制不足。档案管理部门没有充足的资金购买所需设备，也无法招聘专业人才进行档案的管理与维护，长此以往，档案管理工作根本无法正常进行，更不要说跟上时代需要的步伐了。

2.工作者档案管理意识淡薄

职业院校档案管理工作者中存在两个方面的问题，其一是档案管理专业的工作者业务水平不高，只会进行档案的整理，至于深层次的档案数字化建设则懒得学、不屑学;其二是非档案管理专业的工作者专业技能水平不高，对如何进行档案管理工作没有相关的知识体系做后盾，只能在工作中凭经验摸索前行，严重影响了档案管理工作的效率，同时也无法保证质量。

（二）档案管理硬件不足

在职业院校档案管理工作中，硬件设施的不足也制约着档案管理工作的进行。

目前有些职业院校仍旧没有专门的机构负责档案管理工作，其他部门的工作人员也分身乏术，根本没有时间与精力完成档案建设工作，以至于档案工作长期落后，无法服务于教育与教学。而且，职业院校档案管理设施也不完善，档案管理工作者也是“巧妇难为无米之炊”，难以为档案管理工作作出贡献。

职业院校档案管理工作面临外无机构内无管理设施的窘境，档案工作的质量也就上不去。

（三）檔案管理制度落后

职业院校档案管理工作的管理制度落后体现在两方面，即：“上无统一要求，下无沟通协调”。“上无统一要求”是指学校缺乏统一管理的规章制度，对档案管理没有整体构造与规划，也无一致要求和标准的格式;“下无沟通协调”是指学校各个部门皆是自我管理，通常是根据业务需要随机进行档案整理，而无沟通与交流。这两个方面的不足，使得各部门间档案信息互不兼容，也造成人、财、物的大量浪费，同时也影响着档案资源的重复开发与利用。

（四）数字化建设水平低

职业院校档案管理工作中数字化建设水平低源于以下问题：一是对档案管理的数字化建设认识度不够，无论是学校领导还是档案管理工作者、教师、学生，都未曾重视这种建设[2];二是学校未将数字化建设纳入教学资源配置的规划中，以至于数字化建设缺乏足够的硬件设施;三是硬件设施的利用率低，档案管理工作者没有发挥已有的硬件设施的功效;四是关于数字化建设的制度标准不健全，没有完整的体系指导档案管理的数字化建设。

二、针对职业院校档案管理工作中存在的问题提出的完善建议

（一）针对档案管理意识淡薄提出的完善建议

1.学校领导应当重视档案管理

学校领导应当做好档案管理的宣传工作。学校领导可以通过在档案馆贴标语、举办主题讲座的方式，普及档案管理知识，帮助教师与学生树立及时归档意识，支持与配合学校档案管理工作者的档案管理工作;第二，学校领导应当积极组织相关部门互相沟通，建立与学校需求相适应的档案管理制度，完善档案管理标准，以便实行档案的科学化管理。

2.工作者应当重视档案管理

工作者对档案管理的重视要从以下两个方面进行：

（1）对内。对内是指：第一，档案管理工作者本身要积极研究档案管理知识，多参加一些培训活动[3]，提升档案管理水平;第二，档案管理工作者要努力丰富档案内容，增加档案的应用价值，例如在学生档案中可以加入相应的参加活动的照片，展现学生风采;也可以优化档案中的评价体系，纳入德、智、体、美、劳等方面，从主客观对学生进行全面评价;第三，从多角度展开档案管理工作，而非机械收集资料，例如可从学生、员工、教学、财务等方面分别收集，以便有哪些信誉好的足球投注网站;第四，进行档案信息的数字化扫描，并存档整理，满足学生教师查询的需要;第五，要注意及时更新与维护档案信息，体现档案资源的价值;第六，档案管理工作者间要多沟通、多交流，共同营造和谐的工作环境。

（2）对外。对外是指：第一，档案管理工作者要细致、富有耐心的为学生与教师提供咨询服务，为教育教学提供方便之门;第二，建立档案管理者工作的准入制度