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促进行政组织有效沟通的方法促进有效沟通的对策

(1)应做好沟通的准备工作

(2)及时反馈与跟踪

(3)改善行政组织的结构

(4)健全组织沟通的机制

(5)创造良好的沟通氛围

(6)改进沟通技巧，充分利用主动倾听

(7)建立必要的反馈机制.

(8)考虑文化、环境等外在因素对沟通的影响

(9)秉持一定的沟通处理原则

行政组织沟通指什么

行政组织沟通是指在行政管理活动中，行政组织与外界环境之间，行

政组织内部各部门、层级、人员之间信息的交流与传递过程。

行政组织沟通的障碍

结构障碍即因组织结构不合理而引起沟通的障碍

地位上的障碍

工作人员在机关组织中的地位不一样，因此对问题的看法不一样，心

态也不一样，所以容易在沟通作法与沟通信息方面产生障碍，大致表现为：

上级领导由于不了解沟通的重要性，认为只要由上面直接下命令，部属照

章行事即可，因此不愿推动沟通工作;上级或多或少存有自是、自傲的心

理，认为他的看法和作法一定比部属强，因此表现出不屑听取部属意见的

态度;上级常存有“民可使由之，不可使知之”的观念，认为部属只要听

命令行事就好，不必多问，带有“愚民政策”性质;部属常存有自卑、自

保的心理，在“多说多错，不说不错”观念下，不愿表示意见;部属对上

司常常只报喜不报忧，歪曲事实，蒙蔽真相。主管与部属可能因需要不一

致、观念不同、利害不一、地位有别等，而造成隔阂，难以坦诚沟通。上

述种种情况都是因为地位差距而造成的，对此，参与沟通的当事人应该有

一个清楚的认识，尤其是上级领导更应主动打破这些地位上的距离，与下

属之间保持良好关系，确保沟通的质量。

促进有效沟通的原则

1、善于倾听

据国外学者研究,一般情况下,人在倾听时的效率大约仅有25%,也就

是说在75%的交流时间里,你没有能明白对方要表达的含义。因此,为了达

到沟通的目的,交流的时候首先要全神贯注于对方,让对方感到你是在听,

使对方有一种满足感,也只有认真地听,才能明白领导交代的事务和同事反

映的事项,从而做出正确的判断。其次要适时插话,调动对方的情绪。中途

插话会显得不礼貌,不说话却又会让对方感到尴尬。最好的方式就是边听

边交流,运用语言、表情、手势等多种形式,在适当的时候给予反映,对肯

定的问题表示接受,对不确定的问题及时提出疑问,从而确保能够准确地完

成领导所交代的任务。

2、与人为善

(一)真诚的沟通还要做到与人为善,做到尊重与包容。美国行为科学

家马斯洛的需要层次理论认为,人的需要分生理、安全、社交、尊重、自

我实现五个层次。毫无疑问,尊重是人际沟通的重要原则。作为秘书,既要

尊重领导的权威,也要尊重同事的权益。尤其是在与同事的相处中,要做到

不在同事面前说三道四;不能因为对某个人有意见或看不惯,就不屑于与其

说话;不能因为同事的一点小缺点就不断地挖苦讽刺;答应别人的事情一定

要努力做到;对每一位同事都要平等相待,这样才能取得同事的信赖,建立

起良好的人际关系网,进而提高工作效率。

(二)准确、及时原则作为领导和下属之间的中间人,秘书在进行沟通

时,信息的传递一定要准确。一方面要准确地传达领导的决策内容,另一方

面也要准确地传达下属的意见和建议。秘书在信息沟通传递的过程中,千

万不能任意地添加自己的主观理解,而造成沟通的误解。准确性还表现在

用于沟通的语言必须是清晰、明确的。在沟通时,清楚地使用普通话,声音

洪亮;不写错别字和冷僻字,对文字进行组织整理,都能提高沟通的准确性。

信息时代,能否及时掌握关键信息成为竞争成败的重要因素。因此秘书与

领导、同事沟通一定要及时。只有及时地把领导的意图传达下去,才能保

证组织的正常运转;也只有及时地把下属的意见反映上来,才能为领导者决

策提供依据,使组织能良性发展。在这里,秘书还要注意一个问题,传达信

息时要找对人,即面对同一条信息,谁应该是第一个知道的,哪些人可以被

传递,而哪些人是不要被传递的,都要作出正确判断,这样才能将信息更加

及时地传递出去,提高沟通效率。

沟通的方法与技巧

(二)文字沟通及技巧文字沟通主要是以文字为沟通媒介的。它的优点

在于可以在沟通前斟酌文句以求得表达的最佳效果,可以防止转述时的遗

漏和曲解,可以长期保存以备日后查考,法律责任明确。当然文字沟通也存

在着不足,如沟通的速度慢,且由于人们理解能力不同,同样的文字不同的

人也会有不同的理