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文控工作流程

文件管理

流程图

权责部门

相关文件

使用表单

描述

审查建档保存分发销毁回收资料批准编号文件制订/修改/废止/接收收

审查

建档保存

分发

销毁

回收资料

批准

编号

文件制订/修改/废止/接收收

各权责部门文控中心

各部门主管

文控中心

管理代表

文控中心

文控中心

管理代表

《记录控制程序》

《文件补发申请表》《文件变更申请表》《变更履历表》

《外来文件接收登记表》

《质量记录总览表》

《文件一览表》

《文件分发、回收记录表》

各权责部门负责制订和申请文件变更，经各权责部门主管审批后，文控中心负责执行修改打印工作。

文控中心负责文件编号。

文件必须经权责人批准后才能发行。

文控中心负责文件和资料的分发，回收和归档。

1.受控文件：是指文件的制订、发行、修改、使用、回收、废止等作业必须经权责部门审批，按照ISO9001标准要求执行。保证使用的是有效版本。受控文件在本公司质量活动中具有法规性和强制性，不得随意违背其规定或要求。受控文件必须加盖蓝色“文件管制章”，不得影印。

注：对于修改文件，一定要先将修改前的文件回收，才可发行修改后的文件；回收文件要记录于“文件分发，回收记录表”表中的回收栏里，并将回收的文件盖上作废章。

2．本公司文件的制订、审批、修改及废止与收发控制职责表如下：

专案

序号

文件阶别

制订

审查

批准

控制部门

3.1.1

一阶文件

管理者代表

总经理

总经理

文控中心

3.1.2

二阶文件

各部门主管

管理者代表

总经理

文控中心

3.1.3

三阶文件

各部门

部门课长

管理者代表/或部门部长

文控中心

3.1.4

四阶文件

各部门

随文件一并审核、批准

各制订部门

3.外来文件经签署后，由文件管制中心统一控制（登录、发行、回收、保存、销毁等）。

3.1外来文件需经审核才发出，外来文件发出时要签收。

外来文件可用目录式管理。

3.2外来文件不可随便更改，如有更改，必须经权责人员签名认可

4．程序文件分一、二、三、四阶，文件编号原则

4．15.5.1质量/环境手册编号原则（一阶文件）：

IC-QM-01

流水号

文件阶别（环境手册为EM）

公司名称缩写

例如：环竟手册（IC-EM-01）

质量手册（IC-QM-01）

5．程序文件编号原则（二阶文件）：

ICQP

程序文件流水号（01～99）

文件阶别 （环境体系为EP）

公司名称缩写

例如：环竟体系（IC-EP-01）

质量体系（IC-QP-01）

备注：（1）一，二，三阶文件若有禁版时，版本：以英文字母和阿拉伯数字表示（A0、A1……A5、B0、B1……B5，C0……）

（2）页码格式为P/N。P为页次；N为文件内容总页数。

（3）文件改版时，所有页次须重编。

（4）文件标题：即为该手册或程序文件的名称。

6．作业指导书/检验标准书/管理规定编号原则（三阶文件）：

WI

流水号(001～999)

文件阶别

（附件三）部门别（部门代码一览表）

详细见《文件管理程》9/9页。

6.1作业指导书/检验标准书若单页，编写项目包括：文件标题、文件编号、制订部门、制订日期、版本、页码、制订、审核、批准；若多页,须每页加盖文件受控章。

部门代码及表单编号一览表

部门名称

部门代码

表单编号

部门名称

部门代码

表单编号

总经理室

100

制造部

500

500～599

财务部

200

200～269

总务部

600

600～699

业务部

300

300～399

品质部

700

700～799

文控中心

400

401～499

工程部

800

800～899

7．受控表单的编码原则（四阶文件）：

IC—FORM-

版本

表单流水号（部门代码一览表）

表单英文

公司英文名称缩写

备注：表单版本若有变更时，表单的版本从“A”开始，修订则更换为“B”，依次类推（但I、O、X字母则不予引用）。

8．外来文件