信息化时代文书档案管理创新策略研究.docx

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信息化时代文书档案管理创新策略研究

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摘要：文书档案记载着社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、科学决策、强化管理、生产经营、研究开发等方面的过程和成果。文书档案工作是档案工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性较强的工作。随着时代的发展，如何创新文书档案管理工作，提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求及适应日趋发展的新形势，已成为文书档案工作面临的新课题。本文论述了档案管理工作的重要性，阐述了加强文书档案管理工作的创新措施。

关键词：信息时代；文书档案；创新；策略

文书档案作为单位档案资源体系的重要部分，不仅记载着单位的各项工作，客观反映着单位内部各类组织问题处理、领导决策、单位建设等工作中的具体过程，为未来的工作提供了借鉴的依据，也记录了各项工作取得的成果，记载了单位的整个发展过程，因此是单位的宝贵的历史资源。不断发展的时代对文书档案管理提出了更高的要求，文书档案的管理工作正面临着巨大的挑战。近年来，随着各单位的工作环境和标准的不断提高，文书档案管理水平的要求也在不断提高，准确、系统、完整的文书档案信息已经是单位文书档案管理的基本要求。

一、档案管理工作的重要性

档案管理本身的科学性比较强，首先，就档案工作而言，其属于专门管理业务，这种管理工作不但包含了管理现存的文件，还应该进行科学管理手段和原则的制定，对档案资料进行系统的整理和筛选，满足社会的实际需要。其次。从档案工作和其它工作关系而言，档案本身属于服务性比较强的工作，档案部门进行档案管理的目的是为了进行档案的使用。档案工作者必须认识到档案工作的服务型，进行服务意识树立，从而给单位更好的进步发展奠定良好基础。最后，档案工作的服务方向也能够集中体现档案工作的政治性。在我国，档案工作的开展，能够给我国现代化建设提供服务，这也将档案工作的政治性和机要性体现了出来。档案的机要性和档案的特点以及国家利益有着直接关系。任何档案都有必威体育官网网址性方面的要求，这便要求档案工作者必须进行必威体育官网网址观念的树立，并有针对性的采取措施进行必威体育官网网址，做好档案管理工作。

二、文书档案管理工作中存在的问题

1、文书档案管理不够规范。当前的一些单位在文书档案管理上存在不规范的现象，主要表现在以下几个方面：档号不规范，案卷标题不规范，案卷目录不规范，组卷混乱等现象。这些文书档案管理不规范的主要原因在于没有一套完整的规章制度，也没有严格的监督管理制度，因此使得文书档案管理没有统一的规定，存在参差不齐的现象。

2、文书档案检索效率不高。目前的文书档案检索分为手工检索和计算机检索两种，但是目前的手工检索仍然占到很大比重。因此，有些单位部门的文书档案管理人员在文书档案手工检索方面做了很多努力，编制了多样形式的检索工具，但是，在检索形式和数量都不断增加的情况下，检索效率却得不到提高。这主要是因为，文书档案管理人员在进行档案管理时，过分看重检索工具结合检索内容的数量，但是却忽视了检索的质量方面的要求，例如，对于文书档案的专题归类、题材归类、历史沿革等都没有进行有效地管理。

三、加强文书档案管理工作的创新措施

1、加强制度建设，加大执行力度

（1）单位要推进文书档案管理的制度创新，也就是在清理原有的混乱的规章制度的情况下，根据本单位的管理体制、机制和结构等实际情况，在不违反上级主管部门的规定下，要将一些完全不适宜新时代发展的文书档案管理工作制度进行罢黜，并修改和完善其他制度，简历库新型的业务管理办法，做到扬弃结合，打造覆盖全面的制度体系。具体说来，单位要加强文书档案管理系统的标准建设，对文书档案管理的形式、内容、要求等做一个统一的规定。一般情况下，单位要及时梳理领导的体制，明晰管理网路的责任制，让文书档案管理工作拥有强有力的制度保障。此外，为了适应信息化社会的发展，单位还要建立电子档案信息管理标准，并与原有的制度有机结合起来，促进完整制度体系的形成。

（2）单位在建设好完善的制度体系以后，要加大执行力度，定期对规章制度进行评审，组织管理力量对文书档案管理制度体系进行筛选、修订和补充，促进制度的有效实施，保证制度在不断实施中能行之有效地发挥作用。

2、创新工作机制，顺应档案规律。单位要让文书档案管理工作适应不断开放的社会环境，就要创新文书档案管理的工作机制，顺应档案的规律进行开放化管理。笔者认为，单位在新时代应该要建立以下机制：第一，自我营销机制。这种机制是根据单位的总体要求和阶段性安排，长期做宣传档案工作的重要性和作用，并在中心工作或重大活动的时候提出对档案工作的标准和要求，以提高单位对文书档案管理工作的重视，为档案文书档案的生成和管理奠定良好的基础。第二，主动参与机制。让文书档案管理工作在生成到利用等环节中主动参与到单位的中心工作或重大活动中去，提高档案管理的