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文书档案管理中存在的问题及对策研究

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冷雪++张晓义

摘要：文书档案管理在单位的管理过程中属于最基本的服务型工作，能够客观记录单位各项活动，是单位管理水平的重要评估指标。伴随着经济社会快速发展，人们对文书档案管理工作提出了更高的要求。本论文总结了文书档案管理工作的内涵和特点，分析了文书档案管理工作目前存在的问题，并提出了有针对性的解决对策，确保文书档案管理工作能朝着现代化、标准化、信息化的方向不断迈进。

关键词：文书档案；管理工作；现存问题；解决对策

一、前言

文书档案能够充分记录企业经历的各个重点事项，反映出单位成长，以及发展的历程，是重要的信息资源，以及宝贵的经验财富，是对一个单位进行管理水平评价最基本也是最关键的指标。我国的经济发展十分迅速，信息化水平也在不断提高，提高文书档案管理工作水平，以及服务能力将会成为档案管理者面临的必威体育精装版挑战，需对此进行更加深层次的探讨。

二、文书档案及管理工作的内涵

（一）概念

文书档案作为管理机关、企事业单位、社会团体在行政管理活动中具有保存价值的文件总称，通常都是通过文书的形式进行转化。文书档案的管理就是将本单位领导或者是公务活动当中形成的一些归档文件或是价值较高的文件按照一定的要求和原则进行科学合理的管理的过程。

（二）特点

文书档案管理工作较繁杂。工作的重点在于各类资料，以及历史数据的收集、整理和保存。文书档案管理的工作会将已经发生的人物历史、事物事件、过程经历、书刊文档、物品信息等当作管理对象，通过载体进行记录和整理。载体包括实物和纸张，同步进行分类整理和存放。文书档案涉及的各类资料非常复杂和繁多，导致工作内容十分繁多，这对于文书档案管理人员的工作责任感和工作态度提出了更高的要求。文书工作是提供依据的工作，包括文件采集、记录、催办、转移、整理、立卷，以及归档，文书档案的形成是一个漫长的过程。文书工作是开展档案管理的工作根源和前提，所以，文书工作在很大程度上影响了文书的档案质量。除此之外，文书档案还具有必威体育官网网址性和规范性，档案资料的安全性和完整性对其标准化提出了非常高的要求。文书档案载体多样，内容丰富。文书档案是组织或单位最基本的工作，涵盖人事、业务、基建、财务等各个方面，决定了文书档案工作的内容丰富性。再加上科技飞速发展，文书档案载体日益多样，办公软件日益信息化，工作人员一定要与时俱进，不断提升工作能力。

三、文书档案管理工作现存问题

（一）文书与档案工作存在脱节问题

文书档案管理工作包含了文书和档案两大部分，两者密不可分，但也存在着本质区别，处理好文书和档案的一体化是文书档案管理工作的重点。所以，文书档案管理工作在实际操作的过程中，要实行分体式管理体系，将文书和档案工作相配合，形成科学合理的管理制度，以更好地完成文书档案管理工作。但是在实际的开展过程中，文书和档案工作几乎是相互分离的，两者之间存在许多不衔接之处。追究问题的根源，是因为部分文书档案管理工作人员缺乏档案意识，档案的专业人员大多都是从事文秘工作的，造成了两者的脱节，降低了文书档案管理的质量。

（二）领导部门缺乏对文书档案管理的认识

在一部分单位中，部分领导存在对文书档案工作认识不够全面和透彻的现象。部分单位的领导还在思想观念的转变过程中，不重视档案工作，认为档案工作不重要。部分领导认为档案工作做起来较简单，就是收集、归纳和保存，所以只需要档案室的人员进行档案的保存就可以了，这种错误的观点给文书档案管理工作的实施造成了阻碍。

（三）工作人员专业素质需要提升

大部分单位档案管理工作人员都没有经过系统化的专业技能培训，对于档案分类和立卷等技能的掌握还不够扎实和熟练，个人的能力也达不到目前状况下对于文书档案管理工作的需求，还有部分单位档案管理人员虽然是持证上岗，但却从来没有参加过相关继续教育，这部分工作人员对于档案工作的了解只是停留在表面，未能及时进行知识储备的更新，管理理念和方法都比较陈旧，无法跟上时代的步伐，以及信息化时代对于文书档案管理工作的要求。甚至有些单位从根本上就缺乏文书档案的专业化或专职化管理人员，大部分文档工作由文秘人员来完成。这部分工作人员要负责公文的流转、文字综合的处理，以及各类宣传工作，没有充足的时间和精力管理档案，对档案管理工作的范围不明确，对于材料真伪的辨识不准确，降低了文书档案的管理质量。伴随着计算机网络技术的飞速发展，文书档案管理的信息化趋势越来越明显，档案管理人员如果不提升自身的水平就会被新时代淘汰。

四、文书档案管理工作加强对策

（一）规范文书工作及档案管理衔接流程

在文书档案管理过程中，文书工作作为管理基础环节，档案管理的水平在很大程度上依赖于文书的工作水平，所以，文书工作人员一定要加强档案管理工作理念，规范处理文书资料，做好档案管理跟文书工作之间的衔接，争取实现档案和文书