企业档案信息化建设的问题与对策周彩芳.docx

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企业档案信息化建设的问题与对策周彩芳

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摘要：企业档案，记录了企业的日常生产与经营等活动的真实情况与发展历程，随着信息技术的不断发展，企业档案信息化建设成为了一种新的趋势，企业档案管理的信息化水平，在一定程度上体现了企业的整体管理水平。本文主要对企业档案信息化建设存在的问题，提出了相应的对策。

关键词：企业档案信息化建设存在问题对策

1企业档案信息化建设存在的主要问题

1.1企业档案信息化建设安全意识淡薄

计算机网络技术的应用与普及给企业档案信息化管理带来了前所未有的快捷与便利，同时也存在着许多隐患和不足，如：涉密问题，企业档案信息安全问题等。由于企业档案是企业进行科研课题研究、生产经营、商业策划等活动的原始记录，是企业发展的命脉，它涵盖科研数据、产品专利、产品商标以及企业领导者的规划、决策等重要商业机密信息。如果档案管理人员安全意识淡薄，计算管理档案信息系统安全设置和防护措施差，就会使企业档案信息泄露丢失，给企业带来无法估量的损失。

1.2对企业档案信息化建设认识不足

改革开放以来，我国大中型企业得到了长足发展，民营企业迅速兴起，且在国民经济建设中作出了巨大的贡献，但是，档案发展水平与经济发展状况存在着很大的差距，尤其是档案信息化建设水平较为落后，部分企业领导认为档案数字化只是将档案目录录入微机，或者是将电子档案存储在微机里就实现档案信息化管理了；档案管理信息化也不能为企业直接创造经济效益等认识上的偏差，造成缺乏资金投入，缺少人员编制，这不仅阻碍了企业档案信息化建设的进程，还影响了企业的经济效益。

1.3企业档案信息化建设水平落后

随着档案信息化建设速度的加快，很多大中型国有、合资、上市企业等已经实现了档案信息网络化管理和资源共享，但是还有许多集体、民营企业等档案管理水平低，甚至还没有达到科学规范管理，企业档案管理模式一般还停留在“一人一机一室”式，形成了“档案沙滩”“信息孤岛”等片状的不利于企业档案信息化建设发展现象。粗放型、封闭型的企业档案信息化管理模式，给企业档案信息资源共享带来了很大难度，影响了档案作用的发挥。

1.4企业档案信息化建设管理人才匮乏

现代企业档案信息化建设不仅需要责任心强、懂档案管理的专业技术人才，还需要熟练掌握现代信息技术的复合型人才。长期以来，受传统档案管理模式的影响，企业档案人员“等、靠、要”思想严重，不思进取，不加强自身业务修养；加之领导不够重视档案工作，在人员配备上，要么安排年龄偏高员工，不懂现代管理技术；要么配备新参加工作人员，没有档案管理经验，不能适应档案工作的需要，严重阻碍了档案信息化发展进程。

2企业档案信息化建设存在问题的对策

2.1不断更新观念，实现企业档案管理模式的转变

企业领导者及档案管理人员要站在企业改革与发展的角度，深刻认识企业档案信息化建设是企业实现信息化管理的基础和重要组成部分，它能更好地为企业领导决策提供快速、便捷的有价值的档案信息服务，如企业发展规划、生产流程、安全环保、市场经营状况等信息资料，它能促进企业的健康发展。要有大局观念，与时俱进，要以国家档案局印发的《关于加强企业档案信息化建设的意见》为指导，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步、技术与管理并重的原则，制定并实施与企业发展相统一的档案信息化建设规划、制度；充分利用现代信息技术手段，建立完善科学适用的纸质档案与电子文件归档、整理、保管和开发利用档案管理系统，提高档案为企业发展服务的效率，以实现企业档案信息资源共享。

2.2不断加大投入，加强基础设施建设

提高企业档案信息化管理水平，必须使用现代化的硬件和档案系统管理软件设备，重视软硬件设备的配备，加强基础设施建设，是实现档案信息网络化传输、数字化管理、档案资源共享的保障，是信息化的基础。开展企业档案信息化建设必须应用现代网络技术和信息技术，对档案信息资源进行科学规范的归档、接收、鉴定、整理、保管、利用等管理工作。所以要加大投入，配备与企业档案信息化建设相适应的软硬件设备。同时，要加强企业内各部门之间的协调与合作，使用统一的管理软件、信息化建设标准，运用现代化的技术手段实现全文存储、语言识别、自动编目检索、数据转化、计算机辅助立卷归档及自动化标引等档案信息一体化管理。充分利用企业现有资源，规范局域网建设，为提高企业档案信息化管理水平提供充足有利的条件，促进企业信息化管理进程。

2.3加强领导，确保企业档案信息化建设安全有效

档案行政管理部门要加强对企业档案信息化建设的统一领导，实施有效的指导和监督；企业档案部门要结合本单位工作实际情况，制定出严格、完善、符合企业需要的信息化管理制度，建立科学有效的档案信息化建设安全防范机制；明确档案信息化建设内容和目标任务，并严格按照相关要求有序工作，对档案管理人员实行责任分工制度，列入目标考核。按照