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城建档案管理存在的问题及发展方向

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摘要：城建档案记录了城市建设发展过程中具有保存价值的各种载体信息，其在城市建设中作用无可替代。但在信息化逐步加深的今天，国内以传统纸质档案管理为主的城建档案管理仍占半数以上。因此，本文就城建档案管理存在的问题及发展方向进行了初步的分析论述，以期对城建档案管理工作未来发展提供思路。

关键词：城建档案；管理；问题；发展方向

工程档案是指在城市规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料。它是传承人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源，是城市建设的一种潜在生产力。通过对它的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接的生产力，推动城市建设的发展，为社会创造更多的财富。现代社会，城市建设飞速发展，城市建筑工程种类繁多、工艺复杂、更新换代加快，都给工程档案管理带来了新的困难。但是，现有城建档案管理机构及管理模式存在一定的问题，未来如何发展成为新的课题。

一、城建档案管理系统存在的问题

（一）档案管理意识不强，社会档案管理系统体制不健全。不管是城建档案的管理还是其他各单位的档案管理，管理工作人员对档案管理都没深刻的认识和专业的知识，这也是当前社会出现的一个较为普遍的现象。大多数人认为档案管理就只是将上交的文件资料收集，放在一个固定场所就可以了，对于以后来说，这些文件资料大多都是没有用处的，所以没必要好好保存。档案管理体制在这一方面也不健全，对于档案管理的要求明细没有具体的明文规定，没有标准可供参考。

（二）档案管理场所存在漏洞。我国目前档案主要是纸质档案，对其保存需要一定的场所，需要做好防潮、防火、防蛀虫等一系列工作，然而当前国内各个机构档案管理场所并没有达到专门化，对于一系列的防护工作没有落到实处。再者，随着城市的不断发展，城建档案数量越来越多，类别也越来越多样化，而当前档案管理场所大多数都没有将档案做到良好的分门别类，各种档案乱堆乱放的情况相当严重，非常不利于档案的管理查找。

（三）资料来源不规范，内容不健全。就目前我国档案资料收集来源说，收集渠道过于单一，故而收集的资料也有限。对于资料收集人员来说，大多数人员只是为了完成工作而收集，没有真正下到实处去，如此收集的资料真实性、完整性都有待于进一步考评。城建档案是要作为后来城市建设的历史参考文献而存在的，如此一来，岂非对后来城市规划建设的不负责任。

（四）档案管理工作人员不专业化。由于档案管理意识不强，管理体制不完善，社会对于城建档案管理不重视，从而对于档案管理人员的选择也不严格、不专业。大多数档案管理人员缺乏一定的档案管理知识与素养，不能正确对待这一工作，没有严谨的工作作风。

（五）缺乏完整的管理体系。在城建档案管理中，没有一套合适的、能够结合自身城市发展特点的档案管理体系。全国大多数城建档案的管理都采取普遍的方式，没有切身结合自己城市的发展进程与特色。

（六）档案管理方式落后，形式单一。如今是高科技的信息化时代，信息技术在日常生活中的运用也越来越普及。但是放眼国内，城建档案管理不管是技术还是设备都很落后，计算机等信息化管理设备还未完全普及到位。尽管一些城市已经提倡数字化、信息化档案管理模式，但是信道安装等问题的解决仍跟不上城市发展的脚步。

二、城建档案管理的发展趋势

时代在发展，社会在进步。信息化已经是当前社会发展的大趋势，随着信息化大潮的到来，城建档案管理的模式必然会发生翻天覆地的变化。档案管理的数字化、信息化、系统化、自动化是未来发展的必然趋势。

（一）克服已有的问题，打牢发展的基础。我国的城建档案工作中存在的问题有对信息的开发采集量偏低，群众对信息化的重要性没有充足的认识，而且信息服务的水平还有信息的质量程度低，以及对已有的信息交流和共享过低等。要克服这些问题我们首先应做好城建档案的计算机辅助管理工作，寻找符合特定计算机设备运行的工作场地，并且所用计算机设备必须能够达到城建档案管理软件的运行要求。其次，以国家相关法规为基础构建信息库，不断优化开发城建档案管理软件，增强软件的数据独立性与安全性，提供丰富的数据录入方式。最后，普及信息化知识，加强信息的交流与沟通，发展壮大城建档案信息化。

（二）城建档案信息化的实施。要实现城建档案信息化必须按照以下要点去实施：1、项目立项调查要全面，认真撰写立项报告，对常见档案信息化的重要性、可行性、市场效益等进行全面评估。2、成立项目组，制定包括人力、财务资源计划等在内的详细项目规划，指导整个项目的实施。3、公开招标，选择合适的开发商。在开发的过程中首先调查需要什么，然后进行分析并下结论，也可借鉴其他先进单位的成功经验并与自身业务特点有机结合进行开发。4、开发商在完成系统计划中的系统体系架构、数据库、软件功能等过