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基于云时代背景的档案数字化管理及其应用策略分析

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王庆陈静

【摘要】云时代的到来使信息技术、云计算被广泛应用到各个领域中，并实现了信息化建设目标。档案管理作为我国经济建设中较为重要的环节，随着信息技术应用率的上升，档案管理信息化建设水平也在不断完善，档案资料的数字化转换效率有所提高。不过在档案数字化管理过程中，由于技术使用上的片面性，使得档案信息化建设存在一些问题，影响了信息档案数字化管理效果。本文针对云时代发展背景，对档案信息化管理及其存在的风险进行分析，并提出合理的解决措施以供参考。

【关键词】云时代;档案数字化管理;应用策略

随着经济体制的改革深化，市场发生经济转型，这为我国经济发展带来了更加广阔的空间，与此同时，发展中存在的问题也暴露出来，档案管理就是其中较为明显的一项。云时代背景下，档案数字化管理已成为必然趋势，不过由于技术使用的不合理性、观念老化等因素的影响，使得数字化管理建设工作停滞不前，档案管理存在较多的风险隐患。基于此，应对档案数字化管理实行综合分析，并针对其中的风险采取合理的解决措施，以发挥出档案的最大价值。

一、云时代的内涵

云时代也被称之为云计算时代。云计算是将分布式处理、并行处理与网格计算等功能融合在一起的一种新型数字技术，该技术在我国发展中得到广泛应用，并将我国档案管理工作推向了一个新的高度。

二、档案数字化

档案数字化技术是在计算机技术和数字摄影技术等多种先进技术发展基础上所形成的一种全新的档案信息形态，其能够将不同载体的档案资源统一转化为数字档案信息，实现数字化储存，建立数字档案信息库，提高资源利用率，同时有利于资源的共享。

三、基于云时代的档案数字化管理优势分析

（一）海量存储。档案管理工作的压力较大，而且涵盖的信息内容较多，信息储存需要较大的空间，如采用传统的档案管理模式，则无法保证档案信息管理的效率，无法充分发挥数据档案的使用价值。云技术快速发展的今天，云存储使数字档案成为人们关注的焦点，其能够将重要信息上传至网络平台，不需要使用多种硬件设施，只需使用电脑便可达到预期目标。云存储能够存储海量信息，高度顺应数字档案工作的发展趋势和实际需求。

（二）抗灾能力较强。传统档案管理模式存在诸多的不足，传统档案工作中主要为纸质档案，无法灵活地应对火灾和地震等自然灾害。而云存储模式能够有效规避上述问题。基于硬件资源，加强档案信息的数字化建设及管理，同时也拓宽了管理的范围，提高了信息的可信度和完整性。利用网络能够将数字档案信息存储于不同的网络节点上，当无法在某个节点顺利读取时，可以自动读取数据信息，从而加强档案信息的抗灾能力。

（三）有利于资源共享。云存储技术能够实现数字化档案管理的预定目标，进而有效规避档案资源重复问题。另外，网络技术具有较强的开放性，全面展现了数字档案信息的共享能力，创建完善的网络平台，利用固定或移动终端即可使用档案资源，实现档案资源的整合共享。

（四）完善档案服务。科学利用云存储平台有利于档案资源的优化管理，同时也可充分满足用户的个性化需求。与普通的检索模式相比，灵活多样的检索模式凸显出自身优势，改进了信息筛选的效率，用户仅需使用电子设备，便可在指定的网络空间内合理选择资源和材料。云存储在时代发展中发挥着十分重要的作用，颠覆了以往的服务方式，彰显出服务的个性化特征。

四、云时代背景下档案数字化管理存在的风险

（一）管理风险。档案数字化管理中风险的产生存在于较多环节中，如信息推送、系统推出及进入等，这些环节一旦出现变动，就会导致数字化档案出现问题，降低使用效率。云时代背景下，档案数字化建设日益完善，应用的先进技术也在增多，这使得管理中存在的风险系数逐渐加大。总的来說，云时代背景下，档案数字化管理风险有组织策略风险和数字化信息管理准入及推出机制风险，其中组织策略风险影响最为严重。这主要是由于第三方或非企业单位用户获得了进入档案数字化系统的权利后，对档案数据信息进行深入挖掘所带来的风险。一些情况下，档案管理机构会聘用第三方开展档案数字化建设工作，在这一环节中，势必要获取进入档案数据系统的权限，以实现档案资料的数字化转换，做好档案资料的重新规划和分类，这样就容易出现数据库访问权限易主的情况，进而被有心之人利用，窃取或篡改信息数据资料，降低组织决策的合理性，阻碍后续作业开展，从而引发危险。为此，工作人员需加大对组织策略方面的管理力度，以免第三方介入造成信息数据丢失或破坏。

（二）技术风险。云计算在档案数字化管理中的应用，不仅对自身的技术能力要求较高，还需要做好云计算的更新和改进，如此才能保证云计算在档案数字化管理中作用及功效的发挥，优化档案数字化管理水平，加强档案资料的真实性、有效性。这就要求服务商提供良好的服务支持，如加强存储、服务器、网络及管理工具等使用权限的合理性