办公自动化背景下国有企业文书档案管理分析.docx

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办公自动化背景下国有企业文书档案管理分析

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居华峰

【摘要】在新时代的发展过程中，很多国有企业开始大力推行办公自动化体系，使得内部业务体系出现了较大的变革。在这种背景下，国有企业文书档案管理迎来新的变化，自身开展效率有了较好的提升，同时办公自动化也成了各个国企未来发展的重要方向之一。本文先对办公自动化体系全面贯彻以后，国有企业文书档案管理产生的优势进行全面分析，在明确当前基本现状和存在问题的基础上，从提高对自动化档案管理的支持、实现文书档案管理流程的重构、充分保证档案数据信息的安全、拉起一支高素质档案管理队伍四个方面，提出相应优化策略。

【关键词】办公自动化;国有企业;文书档案;档案管理

当前我国已经全面进入了互联网信息化时代，各类信息化技术在各行各业中都得到了较好的应用，在国企文书档案管理中也不例外。特别是信息时代背景下产生的办公自动化体系，直接改变了文书档案管理活动的内容与方式，给文书档案管理活动的创新开展带来了较为丰富的机遇。但需要注意的是，还有部分国企的文书档案管理模块在办公自动化背景下出现了不适应的情况，无法完成档案管理流程的重构。这些情况使得文书档案管理活动无法取得预计成效，甚至出现了内部紊乱的情况，必须充分引起重视。

一、办公自动化给国有企业文书档案管理带来的优势

第一，在引入信息化技术以后，文书档案信息可以通过网络途径传播，避免了人工操作可能发生的疏漏。不仅如此，在灵活应用各类信息技术以后，可以使得传统档案管理活动实现线上转化，切实提高了各类档案数据的管理效率。第二，在传统文书档案管理过程中，纸张保存的方式很容易受到破坏，使得部分数据信息变得不完整或者直接出现数据失真。但在自动化档案模式全面贯彻以后，这种情况就得到了较好的改善。这主要是因为文书档案数据信息储存在互联网环境中，再加上数据备份、云盘保存等方式，使得数据信息能够更好地保存。第三，办公自动化模式全面应用以后，文书档案数据可以实现更好地共享。在传统管理模式中，各个部门要想使用文书档案信息，需要进行一系列审批，流程非常烦琐，不利于数据的共享使用。但在办公自动化背景下，文书档案数据储存在互联网环境中，使用数据的人员在拥有相应权限的基础上，可以调取这些数据，显著增强了数据的共享水平。

二、国有企业文书档案管理的现状与问题

（一）国企文书档案管理的现状。在办公自动化体系全面贯彻以后，国企文书档案管理体系整体格局实现了显著的创新，同时整体效率也得到了显著提升。但需要注意的是，当前仍然有较多国企并没有真正把握好文书档案管理的精髓。这也使得文书档案管理活动跟办公自动化产生了一定冲突，很难充分发挥其作用与价值。这也说明了在当前新时代背景下，办公自动化体系并没有全面融入文书档案管理活动中，整体现状不容乐观，需要在后续时间里深入探索与分析，明确档案管理活动存在的具体问题。

（二）国企文书档案管理的问题。当前我国国企文书档案管理活动的整体现状之所以不容乐观，主要是因为我国很多国企对办公自动化的认知水平不足，没有在这方面给予较多支持。部分中高层领导者更加重视企业的业务活动拓展和自身在行业领域中的战略发展，没有真正关注文书档案管理活动。但立足于企业长远发展和行業竞争的角度来看，文书档案管理活动能够提供较多的战略信息，如果利用得当就可以给企业战略决策提供较好的支撑。但是结合当前我国大部分国企单位在这方面的实际情况来看，多数国企单位的高层领导者并没有这方面的认识，导致文书档案管理活动获得的资源支持有限，很难全面融入办公自动化的相关模块。在这种情况下，多数国企的文书档案管理流程没有实现全面的重构，还在实行传统管理模式，导致具体管理活动出现了显著的不适应现状，应该进行全面调整。在办公自动化模块全面贯彻的时候，传统档案管理模式将会淘汰，需要企业结合实际情况，进行档案管理流程的重构与体制的创新。但目前很多国有企业都还没有这方面的觉悟，导致文书档案管理体系的发展遇到了较多阻碍与困境，不利于整套体系在办公自动化背景下创新调整。

结合当前国企文书档案管理的基本现状来看，有一部分国企单位已经开始着手进行档案管理的信息化转变，同时也引入了较多自动化档案管理技术。但是由于国企单位对于办公自动化的认知水平比较有限，没有充分关注档案数据信息在互联网环境中的信息安全防护。这也使得文书档案管理的信息化创新转变可能存在较多的安全隐患。对于国企单位来说，文书档案数据记录了企业日常运营发展的重要信息，一旦遭到泄露或篡改，将会对企业各项业务活动带来较为显著的冲击。因此，各个国企单位都应该充分做好文书档案数据信息的安全防护。除此之外，我国国企单位档案管理人员的综合素质也存在一定欠缺，有相当一部分档案管理人员对于办公自动化和信息档案管理体系的认知存在不足，很难胜任岗位工作。在这种情况下，就有必要立足于