最全办公室职能.pdfVIP

最全办公室职能

必威体育精装版最全办公室

办公室是一个组织直接为领导和中心工作服务、承上启下、

协调左右的综合办事机构。办公室参与政务、协调事务、做好

服务，是单位运转的枢纽，是对内、对外的窗口。在不同类型

的组织中，在都设有办公室这一机构。性质不同、规模不等的

组织，办公室的工作内容略有不同，下设机构也有一些差异。

但一般来说，办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等

几个方面职能。

办公室是从属于组织决策层并为其提供必要的辅助服务的

部门，它围绕单位的中心工作，向领导提出决策建议并督促决

策的落实，是决策层的延伸。

一、办公室工作的主要内容

随着组织所处的时期和担负中心任务的不同，办公室的工

作内容也有变化，但其常规工作可以概括为以下几个方面。

1、办文工作

办文工作主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。

具体分三项事务：

（1）文字工作，主要指文书、信函、稿件等的撰写，包

括领导需要的各种文字材料的准备和起草。

（2）文书处理和档案工作，主要指文件办理方面的工作，

如文书的打印、制造、收发、运转、传递，机要文件的传递、

立卷、归档、保存等工作。

（3）电子文件的撰写、传输、管理、归档等方面的工作，

如电子邮件的发送、电子文件数据库的建立、管理与检索等。

2、办会工作

办会工作指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作，

包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落

实。

3、办事工作

办事工作大致分为信息工作、技术工作、日常行政事务工

作、临时交办工作四大项。

（1）信息工作，广义上说，党政机关的政策研究、公司

企业的市场预测分析和调查、领导决策前的调查研究与情况综

合、情报动态的每日分析整理、组织内简报的编发等，都是信

息工作，收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各

种范围的联络手册、收集保管名片等，也是信息工作。

（2）技术工作，主要指机要工作、现代办公设备办法的

使用维护工作。机要工作指构造内秘要文件的保管、传递、以

及单位内失密事务、守卫工作的安排、检查、落实。计算机安

全工作主要指计算机信息安全工作，如防黑客袭击、防计算机

病毒、信息安全教育等现代办公设备办法的使用和维护主要指

多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设

备的操作和日常维护等。

（3）日常和行政事务工作，主要指值班、接待、印章管

理、环境管理、车辆管理、财务管理、后勤管理、对外联络、

安排领导活动等。

安排领导活动是一项复杂、细致而又很具体的工作，指为

领导的个体和群体安排的各种活动，包括各种会议、外出参观

考察、调查研究、检查指导工作、外事工作等。办公室在安排

领导活动时，要在满足工作需要的前提下尽量从简，减少领导

不必要的社会性应酬活动，保证领导有足够的时间，集中精力

抓好大事，搞好调查研究。

督查是办公室一项重要工作，督查是指办公室围绕单位的

中心工作、重要决策和领导的重要批示，对负责承办的部门和

责任人员进行督促和检查，协助做好需要的沟通工作，以包管

承办事项按时落实。

在党政机关还特地设立办公室，负责办理群众来信，接待

群众来访及相关事项，同时也负责对报刊上的攻讦、建议的处

理工作。其他构造一般不设立室，相似工作由值班秘书接待办

理。在不设公关部的公司企业，办公室还承担公关事务。

（4）临时交办工作，在日常工作中，领导经常有事临时

事项交由办公室去具体承办落实。

办公室工作综合性很强，既涉及政治方面，也涉及经济、

文化方面，还可能涉及法律、法规等，需进行各方面的协调。

在具体业务中，如承办文电，不论是上报还是下发，往往涉及

几个部门会签或办理，需要办公室一一沟通、协商并组织落实。

由此可以看出，办公室工作人员必须有宽泛的知识背景、较强

的办事能力、较高的工作效率和良好的工作作风。

二、办公室工作的特点

办公室所担负工作的性质决定了它具有辅助性、事务性、

综合性、中枢性、机要性等特点。

1、辅助性

办公室是为领导及整个构造提供辅助支持、效劳的部门，

辅助首先必须服从于领导，在工作中体现领导的意志，不可超

越自己的管理权限，违背构造方针自行其是。办公室工作的辅

助性主要体现在两方面：