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高校档案信息化管理中存在的问题与对策

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孙清

【摘要】文章分析了高校档案信息化管理中存在的问题，提出了推进和完善高校档案信息化管理的对策。要转变管理观念、重视信息化管理；强化档案信息化意识、加强标准化建设；加大资金投入，完善基础设施；加强档案人员教育管理，提高专业素质。

【关键词】高校档案；信息化管理；问题；对策

高校档案是指高校教育管理中或其他活动中，形成的相关的有保存价值的，对学校今后的发展有借鉴作用和反映学校发展轨迹记录的各种材料。高校档案存储极为丰富的各种信息及资源。这些资源对学校的发展有着非常重要的作用，但是，在信息化发展特别迅速的今天，很多高校的档案管理，特别是文书档案的管理还是采用手工记录，多多少少为档案的保存和日后利用与信息时代管理特性有点脱节。本文以高校档案信息化现状为出发点，对高校领导对信息化管理档案重视程度、领导及工作人员对信息化管理档案意识程度、档案各项内容管理体系、档案信息化管理资源再利用、人员安排、硬件软件设备等方面与现代化信息管理有何差距进行分析，从而提出高校档案信息化管理对策，以推动整个高校档案事业的发展。

一、高校档案信息化管理现状

1、高校领导重视不足

目前很多高校领导、档案管理员都对高校档案信息化管理普遍存在认识不足、不重视的问题。很多高校领导以及中层领导喜欢把工作重心放在提高教师教学质量、学生技能大赛成绩、学生第二课堂活动、实训基地建设、各项基础建设以及各种科研成果等方面。高校档案信息化管理也不会作为高校评估、验收等项目进行，所以高校领导都会把精力用在努力抓教学、科研、教科研评比、技能大赛等体现政绩的所谓的重点工作中去，这样就可以通过高校专业验收评估、评比。而档案管理员因此对档案管理信息化也无法主动进行，做工作积极性不高，久而久之，对高校档案管理不利。

2、管理人员结构不合理

据统计，目前很多高校档案管理员年龄偏大、学历结构偏低、档案专业毕业的人才不多。尤其是本专业的人员专业技能相对学校其他专业匮乏，相关技能培训少之又少，有时遇到机会，因费用问题，领导不愿意让档案人员参加，把更多的机会让给教师。

（1）档案管理人员年龄偏大。很多年龄大，又是在档案管理岗位上工作年限较长，不愿意接受新的管理模式，短时间内对于电子式的档案管理不能很快转变观念，也不会很快的接受这种管理方式，他们一般习惯了手工作业，安于现状，不愿意放弃已有的习惯，不能在技术上进行重新学习，改变原来的方式；老的档案员的这种管理理念和管理方式，同时也在不自觉的影响着年轻人，这种理念和习惯影响着信息化建设的推进。

（2）档案管理人员学历偏低，专业人才缺乏。高校档案管理人员学历普遍偏低。据统计，超过一半的档案管理员学历为大专，部分大学毕业生，所学专业又与档案管理无关，因此，高校档案管理员多数不是档案专业人才，有的高校甚至于没有专职档案管理人员，只有兼职档案管理员，他们大多数都是身兼数职，又没有经过专业的、系统的业务培训及管理方法的推广，使得档案管理人员的整体素质偏低，为信息化管理带来障碍。

（3）档案管理人员培训机会少，专业技能差。如今，高校的管理越来越规范，发展越来越成规模，形成的各种文字、视频、音频等档案材料也越来越多，如果仍然使用传统方法管理，档案管理任务就会更加繁重，而且对管理人员的专业技能、素质、效率等要求也逐渐提高。目前，有相当大的一部分高校档案管理部门只管布置任务，没有重视管理员的培训，檔案管理过程的信息化、网络化理念和知识有些管理员很少有机会去接触，阻碍了高校档案信息化建设的发展。

3、档案信息资源的利用程度低

由于高校档案的编研工作只有很少部分采用电子文件等用计算机来存储保管，大部分在计算机中无法存储，更不能实现网络、远程阅档、档案数据管理等共享功能，大大减少了高校档案的利用程度，不能满足多方位、大容量的查询需求，远远跟不上当今信息化快速发展的时代频率，不能满足高校管理、发展等多方位、大容量的查询需求，对于档案资源的开发与利用起到了严重的阻碍作用。

二、推进和完善高校档案信息化管理的对策

当今社会是计算机、网络技术、数字化技术的全新时代，档案信息电子化管理必将成为高校资源信息服务的重要手段。高校构建有效的档案信息化管理系统，提高档案管理员管理新理念、新技术，已经成为当前高校档案管理的重要组成部分。

1、转变管理观念、重视信息化管理

学院领导首先要转变传统落后的思想观念，改变管理手段。学院档案信息化管理建设不光要现代化管理技术，更为重要的则是学院领导应要求负责档案管理的领导及管理员都要树立正确的管理理念，循序渐进地用现代化电子信息技术代替传统的手工，让管理员和校领导真正体验到信息化的优势，才能彻底改变他们的观念。加强对档案信息化管理的宣传，提高全校师生以及档案管理者的档案意识。争取领导在硬件投