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秘书工作案例精选与评析
秘书工作案例精选与评析
案例1:广告公司的电话
将近年底,公司特别忙,就要召开董事会了,由于销售大幅度滑
坡,老总心情不太好。这天上午10点钟左右,广告公司的赵总来电话,
想就明年的广告代理问题与老总交换一下看法。老总正忙得焦头烂额,
听秘书说赵总要谈明年的广告问题,就对秘书说了一句:“不就是明
年的广告吗?现在没时间!秘书应该如何回答广告公司赵总的电话?
现在有几种选择:
1.今天我们姜总时间安排得很满,实在抽不出时间。回头我再给
你打电话过去可以吗?
2.您的事我们姜总基本知道,但是今天基本没空,下次再约时间
吧。
3.我们姜总正急着赶份材料,不能接电话。
4.赵总,关于明年的广告问题,您跟我们公司企划部的张经理谈,
可以吗?
5.我们姜总今天身体有些不舒服,有什么事您先跟我说,我再转
告他,可以吗?
【案例分析】秘书选1比较合适。
广告公司和秘书的公司是合作者,因此回答赵总称自己的老板日
程安排得很满,并询问是否可以回头再电话联系,显得有礼有节,易
于对方理解和接受,双方的良好合作关系也能得以保持。事后再向老
板报告情况,待老板确定意见后再回复赵总。
选择2,直接回绝,给客户一个很傲慢的影响。虽然广告业中一般
都是买方市场,广告公司求广告主的情况较多,但是买卖双方在人格
上是平等的,何况对方是公司长期的广告代理商,更不应该表现出一
种无形的优越感,从而破坏彼此的合作关系。你可以先再不跟对方谈,
但要给人家一个理由以求得理解。
分析选3和选2犯同样的错误,直接回绝赵总,过于生硬,显得
不礼貌,不可取。
选4这是自作聪明。姜总不是没有时间,而是现在没心情,也并
没有说不谈。在这种情况下,秘书安排别人来谈,这是一种自作主张、
违反工作纪律的行为。
选5的回答最为糟糕。姜总并没有身体不适,信口说姜总身体不
舒服是对领导的大不敬。
案例2:
用什么方式说话,永远比说什么更重要
局里就要开年度总结会了,要对今年的工作进行总结。还有不到
一周的时间,为了保证会议顺利召开,秘书处的全部人马都集中到会
议室,研究讨论会议的有关文件。首先讨论的是秘书处李处长给局长
写的年度总结报告。李处长不愧是局里的第一支笔,报告写得洋洋洒
洒,声情并茂,令人振奋。但在征求意见过程中,秘书小周直截了当
地提出了自己的看法,他认为李处长的报告中有多处统计数据不准确,
原因在于李处长采用的统计方法不正确,应该加权处理的数据没有进
行加权处理。而李处长认为他采用的这些数据都是下属各个单位报上
来的数据,进行简单的加减就可以,无须进行其他处理。可是,周秘
书自恃自己是学统计学专业的,是科班出身,坚持认为李处长的数据
处理不当。惹得李处长很不高兴,脸越拉越长,说了一声:“大家先
休息一下”,就端着茶杯出去了。趁休息期间,秘书处的老秘书张大
姐过来和蔼地提醒周秘书说:“小周,要注意一下提意见的方式,当
着这么多人的面,用这么肯定的语气说李处长错了,他会是一种什么
感受?如果我是李处长,我会觉得你就跟直接骂我‘无知’一样。所以,
即使你的意见是对的,也应该注意说话的方式。”周秘书马上辩白说:
“我没有别的意思,只是实话实说,我这个人生来就是这样的性格,
有什么说什么,不会装假,不会拐弯抹角。我认为做人要正直坦白。”
话音未落,张大姐严肃地说:“为人正直和注意说话方式是两个不同
的问题。为人正直,是指不撒谎,不欺骗,
是个人道德品质问题;而说话方式是个技巧问题,是个工作方式
方法问题,两者不能混为一谈。请你记住,对于我们这些职业秘书来
说,用什么方式说话,永远比说些什么更重要!”
【案例思考】
1.在本案例中周秘书认为自己是正直坦白的人,你怎么看待“秘
书的正直”?
2.秘书应该怎样提出自己的观点?
3.怎么理解“对于职业秘书来说,用什么方式说话,永远比说些
什么更重要!”?
【案例评析】
作为职业秘书,周秘书应该用规范的职业语言标准要求自己,应
该懂得有效沟通的知识和技巧,不能像一般人那样说话随便,想说什
么就说什么,想怎么说就怎么说,想在什么时候说就在什么时候说。
秘书说话,不单纯是为了表达自己的思想或情感,更主要的是为了实
现自己的工作目标,达到预期的沟通效果。
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