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信息化下医院收文工作面临的

挑战及对策建议思考

文件收发一直是医院重要的工作任务，特别是公立医院,作为党联

系群众、传递温暖的重要窗口，承担着疾病诊治和保障人民群众身体

健康等职责。在公立医院的日常管理工作中，许多工作部署需要以上

级部门发布的各类指导性规范作为基本遵循，大量的战略规划有赖于

各级部门下发的文件。同时，收文管理的质量和效率关乎各级主管部

门指令的贯彻落实，体现医院执行力的高低和对外形象。

随着信息化技术的飞速发展，大部分医院的收文管理已从传统的

手动处理流转转变为通过信息化办公软件来处理，极大提升了收文处

理的效率，促使文件流转速度更快，文件查阅更方便，领导可在手机端

随时随地查看并批示。但是信息化的收文管理也存在一些弊端，例如

便利的网络传输使得信息在网络传输中可能存在风险及信息泄露问题，

特别是医疗机构的部分信息如被有意窃取或利用，很可能会造成不良

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影响甚至网络舆情，严重影响医疗机构在人民群众心目中的形象。

医院作为专业技术密集型单位，医疗信息化发展突飞猛进，但是

综合行政办公信息化应用比较单一，多数医院引入了OA办公自动化

系统，还有医院探索研发了基于微信小程序的收文系统，通过信息化

工具提高行政办公效能。本文就信息化办公条件下收文工作面临的新

挑战和存在的问题进行探讨，并对信息化办公条件下提高收文管理质

量和效率提出对策及建议。

一、信息化办公条件下医院收文工作面临的新挑战

（一）收文信息化流程的设计。收文工作是一项较为复杂繁琐的

系统化流程，主要包括签收、登记、初审、拟办、批办、传阅、承办、

督办和答复等主要程序，程序繁多，且中间相互交杂，信息化流程的设

计会直接影响收文管理的处理效率。专业的信息化流程设计工作人员

对收文工作的理解和需求的解读可能较为困难，收文工作人员难以将

需求转换成流程设计的编程语言，双方的有效沟通和理解是收文信息

化流程设计的重点和难点。顺畅高效的收文工作流程的设计,将会提高

收文工作的规范性和文件流转速度，最大限度地避

免无效流转和沟通。

（二）文件来源广泛，数量庞大。信息化时代使得文件传输变得

更加简便快捷。收文办理除了传统的邮寄、传真和政务平台渠道外，非

QQ

涉密文件大部分通过电子版发送，微信、、钉钉、邮箱等各类社交

软件成为文件传输的渠道。文件来源渠道更加广泛，由于医院的邮寄

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地址和传真号码一般都在官方网站或其他场合对外公开，造成各类举

报、投诉信件直接发至医院办公室，庞大的文件数量给收文工作人员

的文件初筛工作增加了负担。

（三）对于部分不适宜公开的或者传阅范围有限的文件的处理。

OA

随着医院信息化办公系统的发展，系统实现了随时随地办公，但是

对于部分宜申请公开和不予公开的文件,以及涉及敏感内容的文件，许

多医院尚未配备涉密计算机及相关设备，信息化系统难以达到此类文

件处理的信息安全保障要求，而且信息化的流程难以控制文件承办科

室传阅人员的范围。一味地追求简便快捷而使用信息化办公软件处理