年会会议接待方案（共3篇）.pdfVIP

年会会议接待方案(共3篇)

年会会议接待方案为确保各项会议接待工作的顺利进行，

特制定会议方案如下：一、会议主题：待定二、会议时间：

20xx年x月x日至20xx年x月x日三、会议地点：Xxx-xxx-x

酒店。四、环境布置（一）会场外区域布置酒店外围环境：

灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。（二）会场内

主要区域布置1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜

花。2、下榻酒店（酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐

厅）布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。五、

会议内容第一板块会议（一）会议时间：20xx年x月x日、

x日、x日（二）会议地点：待定（200人会议厅）（三）会

议内容：待定（四）会议布置：1）课桌摆放：围桌式或者

课桌式摆放2）会议鲜花：讲台花、胸花、桌花3）会议用

品:白纸、签字笔、茶杯、纸巾4）会场氛围：水牌制作、

背景喷绘画面（x日、x日）无线麦若干、背景音乐、X展

架1（五）会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要

急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。地点：凯宾

斯基酒店外的阶梯上（阶梯取代椅子）可以给领导安排座椅，

座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。第二板块晚宴

（一）晚宴时间：20xx年x月x日晚（具体时间待定）（二）

晚宴地点：餐厅待定（三）晚宴方式：围桌形式或者自助餐

形式（四）晚宴布置：室外：空飘（8个）（空飘内容：）、

悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板（酒店外及圆形大厅内）。

室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、

灯光音响、特效。餐桌布置：餐桌桌花、台签（晚宴安排内

容介绍）第三板块会议接待（一）工作内容1、会议流程策

划；2、编撰、印刷会议接待手册；3、机场、火车站等埠提

供窗口接送机服务；4、会议前期报名的接待、物品分发等；

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；7、提供会议期间车辆

的调配、服务工作；8、提供机（车）票的订购服务工作；9、

提供专业接待人员服务工作；210、根据需要，提供其他公

务活动服务工作；11、提供物流、土特产品代购等其他服

务工作；（二）、组织机构及职责1、综合协调组工作职

责：（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；（2）

负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作；（3）负

责与组委会内部的全面对接工作；（4）负责落实省市、组委

会领导的接机（车）安排；（5）负责组织、牵头一切有关接

待工作的参与人员沟通、协调工作；（6）负责接待服务手册

的编制工作；2、接待服务组工作职责：（1）负责嘉宾的接

机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。（2）负责

对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、

与会具体意向；（3）负责为与会代表提供接待服务人员、住

宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会

议服务；（4）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站

安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾

的其他公务活动和三餐的具体安排；会议期间车辆的调配、

机（车）票的订购；接待服务人员的组织领导；（5）负责协

助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备

好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房

间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）（6）负责会同综

合协调组完成接待服务手册的编制工作；3、服务保障组工

作职责：（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现

场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料（PPT）是否统一

拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排（2）负责

本组工作人员的一切后勤保障工作。第四板块会后考察一、

会后考察：1、如果会议结束后，该会组委会有安排会议考

察，请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点

及线路安排发放到每位嘉宾手里。2、如果会后考察属于自

愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。（费用

自理）二、当地游览服务（20人或以上/车）（淡季报价）1、

东线一日游：兵马俑，华清池，城墙，午餐价格：298/

人；2、西线一日游：乾陵，永泰，法门寺文化景区午餐价

格：380/人；3、市内一日游：城墙，碑林，大雁塔，午餐