精益管理理念在企业会务接待工作中的应用.docx

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精益管理理念在企业会务接待工作中的应用

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摘要：在企业的发展中,会议活动发挥着重要的作用,在很大程度上推动着行政工作的顺利开展,是新时期社会、政治和经济生活中的重要活动方式.企业应该加强对会议活动的重视,尤其是会务接待工作,并融入精益管理理念,充分发挥出精益管理理念的作用.??会务接待是企业生产经营业务中一项看似简单而实则复杂的重要的工作，包括在出席会议、业务洽谈、调查研究、学习交流、请示汇报、外事往来等公务活动中开展的接待安排、协调和服务等内容。会务接待要坚持精简、节约、实效的原则，从会前的沟通、筹备，到不同会议不同要求的具体落实，都需要极大的耐心和细心。不论是接待、餐饮、会议服务，哪一项工作缺乏责任心，质量都会打折扣，效果都会受到影响，对内可能耽误工作，对外则损害主办部门的形象。引进精益管理的服务理念、知识体系和方法论，深化完善服务制度，如何有效地做好会务工作，提高会议效率，笔者结合自身工作实践谈几点体会。

一、企业会务接待工作概述会务接待工作属于企业生产经营业务中的一部分，该工作表面看似非常简单，对于企业的生产经营以及发展毫无用处，但是其实会务接待是一项十分复杂且关乎企业发展的工作，其涵盖业务洽谈、外事往来、会议出席、调查研究、请示汇报、学习交流等各类公务活动中的接待安排、协调以及服务等众多内容，关乎企业的整体发展，必须提高重视。

二、精细化管理在企业办公室接待工作中应用的必要性

一般来说，企业单位的办公室部门是一个综合性较强的部门，在日常的工作中难免会有众多的繁琐问题而出现问题，如：工作人员办公效率下降、接待工作水平降低等。而且，对部分企业还存在管理制度不完善、没有标准化工作流程、人员的接待意识差以及接待工作缺乏主动性等着其他问题，从而会对企业的对外形象造成影响。而在办公室接待工作中应用精细化管理则能够有效的对这些问题进行解决，并对企业的综合管理水平有着一定程度的提升。2.1提升单位办公室接待工作人员的精细化意识众所周知，一个人在工作状态中表现出来的细致程度能够直接影响着工作质量。而在办公室接待工作中更需要细致的思考和严谨的安排，无论是对于接待工作本身还是参与的工作人员都应如此。而在办公室接待工作中，具有精细化的管理和良好的服务意识也是接待人员必备素质之一，车辆和人员的统筹协调，接待方案的制定，会议室、住宿和用餐的安排，接待对象以及接待路线等管理工作则都需要精细化的管理。所以，要进一步加强接待工作人员精细化意识的提升，从而在提升办公室接待工作水平的同时，促进企业自身的发展。2.2将精细化管理转变成一种管理制度在企业的日常运转中，无论是工作人员还是管理人员的行为动作都需要根据企业所制定的管理制度进行，并在对人员行为动作进行一定限制的同时，提升企业自身的管理能力。所以，在办公室接待工作中应用精细化管理时，则可以将其转化为精细化的管理制度，并将工作环节中存在的所有环节进行具体化、明确化以及清晰化，从而使每一位工作人员能够明白自身的工作岗位以及工作所需要承担的责任。而且，将精细化管理制度化也能够促使办公室接待工作水平的有效提升。

三、企业会务工作中存在的问题

新时期的企业会务工作中存在很多问题，主要体现在以下方面：第一，会务准备阶段的工作不完善，存在大量易遗漏的问题，在很大程度上影响着会务工作的整体质量，例如，在会议筹备初级阶段，相关部门未召集大量工作人员开展工作协调分工会，筹备工作计划书缺乏完善性，企业工作人员的岗位职责不够明确，导致企业各项工作脱节、人名与职务不对应等现象，为参会人员造成了很大的影响；第二，在会议开展过程中，工作人员无法做好秩序维护和现场保障工作，在遇到突发问题时，极易出现混乱情况，例如，在参会人员入场的过程中，未安排入场引导人员，导致入场时间比较长、会场秩序性较差，影响会议的召开时间，且在会议进行过程中，出现设备故障、议程调整问题，工作人员无法及时发现并处理这些问题，极易引发冷场现象；第三，在会议结束后，各个参会人员无法及时进行交流、总结，并针对企业发展中的问题提出有效的措施，往往会草草收场，造成恶性循环；第四，参会人员数量比较多，大型会务设置的环节比较多，这就使得会议质量较差，为企业带来了更多的会务费用，违背了“精简、节约、实效”的原则。

四、精益管理理念在企业会务接待工作中的具体应用

4.1会议筹备精细化

会务接待是企业经营过程中的一项非常重要且细致的公关工作。会议筹备组要增强对接待过程的管控力度，全面思考并认真梳理筹备工作中的各项细节和重点，通过具体研究后将其进行落实。此外，还需增强接待日程管理和会议现场检查工作。积极应用信息技术，提升企业内部会议室预定的便捷性，进而使公司会议室的利用效率得到切实提