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管好用好工程档案服务交通科学发展

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刘红

改革开放以来，交通建设工程的步伐不断加快。以江苏省盐城市最近10年为例，全市每年投资于交通工程建设改造的资金多达数十亿元，这既对过去工程技术资料的管理使用提出了新的要求，同时又新形成了大量珍贵的工程档案资料，管好用好这些工程档案意义非常重大。

一、统一思想认识，摆上重要位置

由于历史的原因，特别是2000年以前，人们对档案工作的地位和作用认识不足，特别是对工程技术档案的管理，由于施工人员不懂档案管理，档案管理人员又无法介入工程技术档案，所以一直处于放任自流的状态，很多宝贵的工程技术资料散落在工程负责人员及施工人员的抽屉里、墙角边、麻袋里，查找使用十分不便。实际工作中，经常碰到一些施工单位到我们档案馆查找过去道路、桥梁的施工档案，查到了就兴奋不已，说这下要省多长时间，节约多少勘测费了；查不到就唉声叹气，说这下又要多花多少时间和勘测费了。而随着交通建设步伐的加快，这种状况也越来越多。我们及时把这些情况向省、市档案管理部门领导反映，提出加强这方面工作的具体建议，得到了领导机关的重视和支持。

为了统一全市交通、特别是市直交通各单位对这项工作的认识，消除一些单位存在的档案工作没有效益、作用不大、可有可无的偏见，我们多次举办由各单位分管领导、办公室领导和档案工作人员参加的培训班或专题会议，请局分管领导到会讲话，提出要求；请省、市档案局专家作业务辅导，请工程技术档案管理和利用比较好的单位作经验介绍，并特别介绍一些利用工程技术档案，节省前期费用、加快施工进度、确保施工质量的具体案例。使大家从这些实例中受到启发和教育，有效地统一了加强工程技术档案管理的认识。

在统一认识的基础上，市局和各单位都强化了对工程技术档案的领导和推进工作。我们以申报省特一级档案室为契机，市局成立了由市局和市直交通单位分管领导、办公室主任、档案工作人员参加的申报省特一级档案室达标工作领导小组。将工程技术档案管理纳入申报的专项工作，进行单项考核和专门督查，并明确工程技术档案工作不达标实行一票否决的要求；与此同时，市局党委与市人事编制部门反复协商，成立了科级事业单位“盐城市交通档案馆”。其基本职能是保证交通档案馆的档案容量适应交通事业发展的要求，并在市交通办公大楼建设施工图设计时，我们建议领导将档案库房及技术用房等设施按档案馆建筑设计规范的有关要求考虑进去，使得我们在交通大厦二楼有了一个可放500多组档案橱柜，拥有450㎡的专用档案库房，为加强交通档案工作，特别是为加强工程技术档案管理提供了重要的库房条件。

二、实行拉网式排查，全面搜集资料

2000年以后，我们根据档案资料搜集工作要求，在交通工程项目竣工验收时，都明确要求各施工单位向我们提交规范、齐全、完整的竣工验收资料，保证了10多年来的重点交通工程技术资料基本齐全。但在此之前，由于竣工验收规范化程度不高，资料散失不全的问题比较严重。为了对历史负责，同时也为了发挥这些工程资料的作用，从2004年开始，我们组织专门力量，对全市交通工程项目的资料进行了一次拉网式排查，对欠缺的工程档案资料进行了“抢救式”搜集和整理，主要采取了以下办法：

（一）按照已建成改造的路、桥、航道、基建等工程项目列出工程技术资料搜集的线索。为了保证工程技术资料搜集齐全，不留死角，2004年初，我们对全市交通部门过去10年内承担的所有道路、桥梁、航道、基建等建设改造项目进行了全面梳理，列出了每个工程项目必须搜集的从工程项目立项到招标、设计、施工、监理、竣工的全部资料目录，打印成册，印发到各有关单位，让他们逐一对照检查，看看已有的档案资料是否齐全，为他们搜集缺损资料提供线索。

（二）根据项目线索查找工程技术资料下落。项目线索列出以后，对资料空缺或不够齐全的项目，我们要求各相关单位将项目施工的具体负责人再排列出来，由单位分管领导召集他们召开专门会议，要求他们提供保管资料的具体人员名单，千方百计寻找这些项目的资料下落。

（三）追根究底，全面搜集。有了工程技术档案资料的下落，要将其全面搜集起来也很不容易。各单位办公室主任和档案工作人员先后进行了为期将近一年的资料催缴和搜集工作。有的一个工程项目的资料往往要催要数次，有的还需登门催要。遇到少数人将工程资料作为奇货据为已有不肯上缴的，还请单位分管领导专门做他们的思想工作。经过一年多的努力，我们共搜集了150多个工程项目从立项、招标、设计、施工、监理、验收的全部资料，未加整理时，这些资料的总重量达到20多吨。

三、全面规范整理，推进现代化管理

工程项目资料的齐全完整为档案管理工作提供了重要的基础。但要将这些工程技术资料全部转化成可以便于檢索，利于应用的规范化档案，较之于资料搜集来说，其工作量更大更艰巨。从2005年初开始，我们开展了对这些档案资料进行抢救性整