六篇物业客服部文件管理制度规定范文.docx

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物业客服部文件管理制度规定

1、制度

客服部文员负责客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要、纪要、法规等)的收集存档和保管。

文员、助理负责各部门文件及资料(技术图纸、说明书、手册、业户档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等)的收集、存档和保管。

任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。

秘密文件要妥善保管,不准散播其内容,未经总经理批准,不准翻阅,不准复印,不准带离办公室。

员工个人档案、材料属秘密材料的,他人无权翻阅,保管人员也不准,禁止将这些资料擅自给他人过目。

文件资料等要进行字母顺序还是按内容、按时间等形式分类,其目的都要使查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚地标明。

要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要及时清理,无保存必要的材料,经总经理批准可做销毁处理。

文件具有较强的严肃性和权威性,一经发文必须执行。

文件一经领导签发,任何人不得擅自更改。

文件分发传递必须做到及时、准确、安全。

各部门对需要办理的文件,应当认真办理,不得延办、误办或推诿,对办理完毕的文件,承办人应填写结果和报告。

2、规定

为加强文件管理,准确传递文件,提高办公效率,特制定本规定。

外部来文的有关规定:

⑴各上级机关、部门及其他单位来文,统一由办公室签收;

⑵对收到的外来文件,应及时进行分类、登记和分发传递;

⑶外来文件原则上先送总经理阅批;

⑷根据总经理批示,逐一传递各部门经理传阅;

⑸根据总经理批示,送达文件办理部门,并催促办理;

⑹承办过程中若有疑问,应及时请示,报告解决;

⑺文件阅毕或办毕,阅文人及承办人应填写承办结果和报告,连同原文退回秘书处存档。

对外行文有关规定:

⑴部门对外的报告、请示和业务事项联系的文件,均必须送总经理审阅后,方可外发。

⑵对外行文,领导批转后,原件由部门文员留存、归档。

⑶对外行文,统一由部门文员负责进行编号、登记和外发事项。

内部行文

公司内部一般性业务往来文件(包括联络单),由各部起草,部门经理签阅。

公司内部文件(包括联络单),由各部收集、存档和保管,必须保证完整性及连续性,以便备查。

不论外部行文或内部行文,一律由秘书、文员、内勤传递。

物业客服部档案管理暂行制度规定

1、制度

文件资料的形成与归档

资料的形成:

⑴各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档,并由专人进行管理;

⑵文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划,在部门文员岗位职责中予以明确。

资料的归档:

⑴文件资料的归档范围

①物业管理

A.业户资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等);

B.清洁卫生管理;

C.绿化管理;

d.值班记录;

e.楼宇巡检记录;

f.公共区域维修记录。

②质量管理

A.质量体系文件;

B.质量管理资料。

③其他资料

⑵归档要求

①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

③归档的文件必须是原件。

④保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。

档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。

⑥文件资料的归档必须办理移交手续。

⑦所有文件资料必须及时归档。

⑧有专用柜架,在排列上架时,应按类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。

档案柜要注意七防(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。

档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

档案借阅

公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

文书档案只阅不借。

所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。

服从文员的管理,在借阅范围内借阅,必威体育官网网址档案不供查阅。

借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由部门文员和借阅者当面核对清楚。

档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。

调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。

外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件,经领导批准后,办理有关查阅手续后查阅。

上级公司借阅本公司档案,须办理有关借阅手续后借阅。

档案管理人员职责

忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。

负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助