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档案价值的评价原理

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楚秀英

摘要：档案价值是客观存在的，但对档案价值的评价却有一定的主观性，它是人们根据档案自身状况和社会需求，对档案价值做出的主观性判断。

关键词：档案价值；评价；原理

由于受个人生活阅历、文化程度、认识水平和对档案形成过程及立档单位职能活动熟悉程度等因素的影响，对档案价值的评价存在着不同程度的差异性。减少这种差异性，除了加强自身修养，采取严肃、认真、慎重的态度，遵循科学合理的原则和标准之外，在档案价值的评价中，还必须往意掌握一些具有实践指导意义的操作原理。

1“反馈”原理

档案价值评价中的反馈原理.主要是指通过档案利用分析法和用户调查法，了解社会对档案内容的需求变化和发展，从中获得具有一定规律性的认识，并将这种认识作为档案价值评价的参考依据之一。

档案利用分析法，是指对档案利用数量、种类、方向进行分析，通过分析掌握各类档案的利用频率及在社会生活中发挥作用的大小。通常情况下，利用频率高、发挥作用大的档案，其价值自然就大，反之则小。在实际工作中，对于价值大的档案要加以“重点保护”。

档案利用分析法是以各种档案利用情况为基础的，它不能反映用户全部实际需求，尤其本能反映潜在的社会需求。某些档案利用率低，甚至根本无人利用.其原因并不一定是因为档案本身没有价值，可能是由于用户对馆藏不了解，或者是检索工具质量低劣等原因造成的。所以，完全根据档案利用分析法来了解利用需求，有时也难免失之偏颇，还需要运用用户调查法以弥补档案利用分析法之不足。

用户调查法是通过直接对档案用户作调查，获得档案利用需求方面的信息，最常用的方式是表格调查法和访问调查法。表格调查法也称问卷法，具有简便易行、获取信息量快、费用低，且调查面不受限制等优点。为了保证调查质量，使获取的反馈信息与实际更接近，一定要选择各方面具有代表性的档案用户作为调查对象。这里的“代表性”有两层含义：其一，根据各类用户的职业特点和文化背景，选择不同职业用户群中的重点用户、他们的需求代表营某—领域对档案的利用倾向。其二，调查对象既要有当前用户，又要有潜在用户、才能全面获得社会当前和未来一个时期对档案的需求倍息。访问调查法是通过与用户直接交谈来获取所需要的反馈信息。这种方法可以及时消除用户对调查内容纳误解，也能保证调查的完整性，有时还可能获得一些意想不到的信息，是表格调查法的有益补充，一者合用可以取得较好的调查效果。

通过档案利用分析法和用户调查法，在—定程度上可以掌握社会对档案的利用需求，有助于我们对档案价值的评价。然而，从实践中获得的认识虽对未来具有一定的指导意义，但是未来不可能完全按照“过去”的模式来发展，加之客观事物的不断变化，事前预测总是难以与实际相符的。所以，我们不能将过去的利用规律和对未来的需求预测毫无保留、不加分析地用于档案价值的评价之中，机械地运用反馈原理，必将掉进经验主义的泥潭之中。

2“效益”原理

档案价值的大小与其所带来的效益存在着一定的联系，通常情况下，档案所带来的效益越大，其价值越大，反之则越小。效益原理就是根据档案已经产生或将要产生的效益，作为档案价值评价的重要参考。

1、分析经济效益和社会效益。经济效益主要表现为通过利用档案所获得的物质产出和经济收入，完全可以用量化的指标来衡量，是档案价值最直接的体现。社会效益是从社会总体利益来衡量其效果和收益，主要表现为政治效益、公众效益、文化效益等等，不能进行定量分析，只能用“突出”、“较大”、“一定”等词语作定性描述，所以往往容易被人忽视。必须综合分析档案的经济效益和社会效益，根据档案的总体效益准确评价档案价值，防止出现以经济效益取代社会效益或以社会效益取代经济效益的片面、错误的观点和行为。

2、兼顾整体效益和局部效益。在分析档案效益时，不能仅从自己和小集体的利益出发，要从全社会甚至全人类的利益出发，既要考虑到局部效益，又要考虑到整体效益。

3、注重当前效益和长远效益。现在有用的档案，将来不一定有用，而现在无用的档案，将来可能会发生巨大作用，这一点已在實践中得到证明。所以，对档案效益的判定，不能只见到眼前的效益，而要从长远的角度预测其将要产生的巨大效益。只有将当前效益和长远效益结合起来考虑，才能得出比较合理的判断。

4、考察“投入”与“产出”。具体比较档案发挥作用所带来的效益和保存档案所付出的代价，只有当档案所带来的效益比保存它所付出的代价大，即档案的综合效益成正效益时，档案价值才能真正体现出来，档案一般才具有保存意义。保存档案所付出的代价主要包括；收集和整理费用、保管费用和档案提供利用所需费用等。

在运用效益原理时必须明确、只有全面分析档案的经济效益和社会效益、整体效益和局部效益、当前效益和长远效益，具体比较档案的“投入”与“产出”，才能使档案价值的评价更准确，更与实际相符合。