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电子档案信息安全管理和技术措施

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张艳

摘要：档案具有文件原始记录性以及历史再现性，承载着重要的价值，对于每一个人的至关重要。但是档案的管理对于每一个国家都是令人头疼的问题，特别是这个网络飞速发展的时代，电子档案已经成为档案的主要形式，但其安全管理仍然面临危机，难以解决。本文首先分析了电子档案信息的不安全性，进而深入研究电子档案信息存在的网络不安全性，最后寻找可解决问题的措施，旨在为电子档案的安全管理作出自己的一份贡献。

关键词：电子档案;安全管理;技术措施

如何做好档案信息安全保障管理，提高专业能力，冲破垄断，保障档案信息安全，使电子档案能够长期安全、稳定、顺利的发展，已经成为时代发展的关注重点。

一、电子档案的独特性

电子档案的应用在生活中随处可见，不管是家庭、工作、学习都必然存在其中。电子档案之所以被现代人类所认同，是因为电子档案拥有独特的特性。例如，可以在不同的计算机内进行流转，可以与档案制作时期的载体进行分离，不拘束于传统纸质档案的邮寄形式。可以确保档案在流转过程中的绝对安全，避免数据流失。区别于纸质档案的流转方式，避免中间环节出现的问题。另外电子档案的数据内容可以进行实时更改和替换，这样一来，数据流转到另一方时，如果档案内的数据需要更改，可以根据指定内容区域修改，区别于纸质档案的必须重新覆盖，以及数据更改不方便的问题。同时也保证了数据的实效性和精准性。

电子档案可以允许错误操作的发生，如果电子档案内的数据资料因为某些客观因素导致错误性删除，那么可以根据计算机技术在硬盘内进行复原恢复，避免麻烦的加大，区别于传统纸质档案，纸质档案如果因为意外操作导致档案原件丢失或者毁坏，那么必须耗费大量的人力物力资源才可以达成档案复原恢复，还不能保证恢复后的档案完整。电子档案最为重要的特点是易于保存性，电子档案的保存方式，要远远超过纸质档案保存的方法。电子档案的保存需要U盘、硬盘、云平台等现代化存储工具作为支撑，相对于纸质档案的保存环境来说，操作性降低，但是劣势是更容易被损坏。不过这一点瑕疵并不能使其应用性降低。相对于纸质档案保存环境需要的湿度、温度等条件，电子档案便利的保存方式引起人们的认同。

二、电子档案数据资料的安全性要求

數据信息安全是现代人追求的目标，在现代生活中，人们保存着各种数据，有些不愿意被人知晓的数据档案则需要妥善保管，以保证其不会丢失和被有心人窃取。

（一）电子档案的机密性。电子档案可以确保数据资料的合法使用者任何意图的流转和更改，在电子档案的访问时，访问者需要验证身份，才可以进行数据的访问。

（二）电子档案的真实性。电子档案内的数据信息进行流转时，需要核实档案来源的合法渠道，避免数据的混入。

（三）电子档案的完整性。数据的流转和相互间的浏览是电子档案存在的主要作用，关注电子档案的相关人员浏览后，发生的改变和改变的内容，要看是否涉及到数据的损坏，以保证电子档案的完整性。

以上三个条件是档案管理的重中之重。电子档案的管理一般都由计算机为工具来进行操作和部署。档案管理安全系统必须以涵盖以上三个条件为基础，从而实现档案的共享和信息数据的公开应用。在此期间，档案管理系统必须保证每个环节都要进行安全检修，发现并解决安全系统中的漏洞。

三、电子档案信息管理应采取的措施和建议

3.1改善硬件设备提高工作效率

通过档案专属设备购入渠道，购买较为先进的计算机、扫描仪、存储介质等档案工作专用硬件设备。这样即可以提高工作效率，又可以加强图表与声像电子档案在入库存储时的清晰度，为以后的储存与检阅带来成效。特别是高端存储介质将会更好地保存备份的电子档案信息，一旦档案信息系统受到破坏或是电子档案信息丢失，我们就可以迅速地将存储介质中的备份档案信息重新导入电子数据库，保护档案信息系统的正常运行。

3.2加强系统安全防护

寻找像OA、Ever、Do等大型档案系统制作公司，根据自己单位不同需要与要求来订制一套适用于自己的档案信息系统。这样可以增强档案信息系统在运行时的可靠性和专属使用性。购买正版的网络防护系统软件，这样可以加强档案信息系统在运行时加强对网络黑客和网络病毒对系统的入侵防御能力，有效抵制非法入侵，保护档案信息系统的正常安全运行。设定借阅人权限，通过借阅人权限来控制借阅人在查阅电子档案时的查阅范围。这样就可以更好地对一些具有必威体育官网网址性电子档案进行保护，以防信息外泄而带来巨大损失。借阅者要在系统中实名注册，并设定八位以上的字母与数字混合密码。每个借阅者只能登陆自己的用户名与密码，这样在档案信息系统的后台管理系统中，系统都可以对每个借阅者查阅的所有电子档案、登陆时间、登陆地点等相关查阅信息进行保存，并建立查阅信息档案，以便出现问题时可以准确知道借阅信息。

3.3制定完善的档案信息系统的管理制度

根据运行档案信息系统的独特性