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大数据背景下高校办公室信息化建设的思考

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赵继伟

（广东外语外贸大学党委办公室、校长办公室，广东广州５１０４２０）

摘要：在信息时代，科学技术快速更新换代，近几年的“大数据”浪潮引发了新一轮的变革，大数据、云计算、物联网等新兴技术的涌现，对高等教育信息化提出更高的要求。高校办公室作为高校的核心部门，应认清信息化建设的重要意义和发展问题，主动适应时代的要求，抓住科技发展的机遇，积极采用现代化的信息技术和手段，通过增强信息化意识，完善信息网络，运用办公自动化系统等，提升办公室信息化水平，充分发挥综合管理和决策服务的职能，促进高等教育事业的科学发展。

关键词：高校办公室；信息化；大数据

中图分类号：Ｇ６４８．１文献标志码：Ａ文章编号：１６７４－５８８４（２０１５）０３－００７３－０３

收稿日期者简介：赵继伟（１９８７－），男，广东汕头人，硕士，主要从事高等教育研究。

收稿日期作者简介：赵继伟（１９８７－），男，广东汕头人，硕士，主要从事高等教育研究。

随着信息时代的到来，互联网、局域网和自动化办公系统的开发和应用，行政办公方式发生了巨大变化。高等教育改革与发展进程也随着信息化建设不断加快，信息的处理应用在高校事业发展中发挥着广泛的作用，信息化建设越来越受到高校行政管理部门的重视。近几年掀起的“大数据”浪潮，引发了信息时代的新一轮变革，这对高等教育信息化提出了更高的要求，如何利用它们带来的启示和机遇，进一步加强高校办公室信息化建设，提升高校行政办公效能，是值得深入探讨的问题。

１大数据背景下办公室信息化的含义

１．１大数据与高校信息化

“大数据（Ｂｉｇｄａｔａ）”是指无法在一定时间内用常规软件工具对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合，具有大量化（Ｖｏｌｕｍｅ）、多样化（Ｖａｒｉｅｔｙ）和快速化（Ｖｅｌｏｃｉｔｙ）以及需要大规模的处理才能够凝聚足够价值（Ｖａｌｕｅ）这４个基本特征。高校信息化是通过计算机网络和信息系统，对学校教育和管理过程中教学、师资、学生、财务、资产、图书资料等情况进行数字化处理，并加工生成信息资源，以便合理配置学校资源、优化组合教学要素。对于高等学校信息化建设，大数据的出现产生新的机遇和挑战。一方面，跟高校相关的数据规模增大，比如高校教学、科研各项工作运用计算机及互联网记录的大量资料，以及学校师生网络行为增加所产生的信息，加大了高校信息处理的难度；另一方面，大数据记录政府和各行业领域产生的海量数据，以及校内师生日常行为信息，对这些信息进行收集、储存、挖掘、分析可能产生更大的价值，对学校的发展产生巨大的推动作用。

１．２办公室信息化建设目标

高校办公室信息化建设主要是指利用现代信息网络技术和其他相关技术，改造、完善办公业务程序，突破时空限制，实现单位各结构和工作流程的优化重组，促进办公室工作科学、快捷、高效运作，同时利用先进信息处理技术，对教育基础数据进行整理、加工，分析获取有效、准确的参考信息，更好地发挥决策服务职能。高校办公室信息化的程度可分为３个层次：第一是数字化，即数据的电子化，把学生信息、教学资料、师资和财务数据等以一定的格式录入数据库，随时可以查询和调用；第二是程序化，即流程的电子化，把学校已经规范的流程用办公软件固定下来，使得流程所涉及到的工作能够在一个平台高效处理；第三是科学化，即对决策的科学支持，通过对原始数据进行科学分析获得有价值信息，为管理和决策提供参考。大数据技术的开发和运用，正好是办公室信息化建设加快实现科学化的关键。

２高校办公室信息化建设的重要意义

２．１时代发展的必然要求

高校所应用的数据信息具有来源广泛、需求量大、专业性强等特点，大数据的开发运用为高校信息工作提供新的技术手段，同时，也对高校的信息发展理念、处理模式和运行机制提出更高的要求。高校办公室作为高校综合管理、组织协调工作的核心，在高校信息化建设工作中发挥着至关重要的作用，办公室信息化程度也成为衡量高校管理水平和综合实力的重要指标。因此，顺应信息化发展潮流，更新信息处理方式，加强高校办公室信息化建设，是提升高校教育整体水平的必然要求，也是实现高等教育现代化目标的应有之意。

２．２高校自身发展的迫切需要

在现代信息技术的推动下，高等教育领域面对更广泛的需求、更开放的教学模式、更高效的管理要求等新态势，高校在深化管理体制改革的过程中也面临许多新情况新问题。因此，在进行决策时，领导层必须依靠准确、及时、全面的信息材料，才能作出科学的决策。因为大数据时代带来的是信息资源的极度膨胀，不像以往在网络上简单有哪些信誉好的足球投注网站浏览，或从资料库里直接提取就能获得有用信息。高校办公室作为高校重要的行政管理部