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二维码技术在档案管理中的运用

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李东辉

摘要：信息技术的发展，极大地丰富了档案信息，档案的形式也变得多样化，从而提高了档案管理的难度，而人们对档案服务的要求也越来越高，档案管理工作要适应信息发展带来的改变，创新工作方式和方法，探寻解决问题的途径，提升档案管理的工作效率，为人们提供更加优质的档案服务。移动通信技术的发展，使手机成为人们生活的必需品，二维码技术以其便利性、大容量、识别率高的优点，受到人们的欢迎，应用范围非常广泛，在档案管理中的运用，发挥其独特的优势，为档案管理开辟新的路径，促进档案管理的数字化发展。

关键词：二维码技术;档案管理;信息化;数字化

中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1671-2064（2020）12-0043-02

二维码是在一维编码的基础上，使用有规律的黑白图形，存储数据信息，使用手机扫描二维码后，获取其中的信息，达到信息交互的目的。二维码技术在档案管理中的应用，使档案管理进入了移动网络时代，通过手机扫描二维码便可获取到电子档案信息，实现档案信息资源的移动共享。在档案整理中应用二维码技术，可以存储更多的档案信息，是条形码的2倍，具有非常好的应用前景。

1二维码技术对档案管理的影响

1.1提升档案管理系统的功能

二维码技术可以说是条形码技术的升级，借助移动通信技术、物联网技术，实现档案管理的数字化，可管理多种档案形式，由传传统纸质档案到各种格式的视频、音频、电子文档等数字化档案，使档案管理步入了智能化发展阶段，为用户提供更加方便、快捷的数字档案服务[1]。

1.2提高了服务质量

纸质档案在提供借阅服务时，需要管理人员进入库房，按照目录查找档案的位置，取出档案后，进行复印，将复印件提供给用户，这一过程浪费了大量的时间，影响档案管理的服务质量。应用二维码技术后，用户使用手机扫描档案管理人员提供的二维码，可以直接获取到自己需要的档案信息，时间效益非常明显。

1.3有利于档案信息收集

将收集到的档案信息存储到对应的二维码，通过扫描二维码对存储的信息进行整理，然后打印、排序、分类，简化了档案编号流程，提高了档案的整理效率，使得档案信息收集工作更加高效化。

2基于二维码技术构建档案管理系统

档案管理系统使用的是B/S结构，也就是浏览器和服务器的模式，应用WEB浏览器进行档案管理工作，将系统安装在服务器中，档案管理人员将WEB作为客户端，整理服务器中的档案信息。

2.1档案录入模块

档案管理人员利用录入模块，将收集的档案文件资料录入到服务器中，扫描文件后，文件以JPG的格式上传至计算机，管理人员将文件进行数字化处理后，上传至数据库中。档案录入工作，要保证录入信息的准确性，在录入后要进行细致的检查，保证档案的真实性和完整性，给每个档案一个唯一的二维码，然后将二维码存储到服务器中，在大规模档案整理中应用具有明显的优势，比如，档案管理部门接收到一批具有二维码的档案，只需要扫描二维码，便可完成录入工作，而且还可避免录入上的失误。

2.2部门管理模块

在管理系统中设置部门管理模块，使用WEB平台，注册档案管理部门的所有员工，将工号作为员工的唯一识别码，并将员工的具体信息录入到WEB平台中，生成二维码后，交给员工，员工通过扫描二维码，可以及时了解部门的工作要求，以及发布的管理规定和部门的消息，或者是查看自己一段时间内的工作情况以及考核的结果等。

2.3二维码业务模块

常见的二维码是QRCode，英文全称是QuickResponseCode，意思是快速响应码，在移动设备上应用非常普遍，可以存储更多的信息，以及不同的数据类型。

2.3.1被读业务模块

主要应用在档案管理服务中，用户在平台上申请档案服务，档案管理人员通过WEB平台将二维码发送到用户手机，作为身份识别的凭证，用户持手机到达现场后，档案管理人员使用二维码机识别信息，然后为用户提供相应的档案服务，提高档案管理部门的服务效率，为用户节约大量的时间。

2.3.2主读业务模块

用户通过手机中的客户端，扫描档案管理人员提供的二维码，从而获取档案中的内容，面对面的完成档案查阅服务，为用户提供了极大的便利，用户也可应用二维码进入到档案管理部门的网站，进行查阅、下载档案等操作[2]。

3二维码技术在档案管理中的运用

在档案入库时，将档案的位置、整理人、档案标题、档案分类等信息录入到二维码中，打印后，贴到档案盒表面，档案管理人员使用手机扫描二维码后，会显示出之前录入的信息，很快确定档案的位置，以及档案的大概信息，在保存和利用上具有很好的优势。二维码技术的应用，使档案管理工作更加高效，将二维码与档案管理系统进行融合，方便档案的利用，为档案管理人员和用户节约了大量的时间。

3.1在记录信息中的运用

使用二维码技术可以记录更多的信息，以往的档案管