关于对档案信息化建设与档案管理的几点思考.docx

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关于对档案信息化建设与档案管理的几点思考

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摘要：传统的档案管理是对纸质档案的管理，己经不能够适应如今社会发展的速度，利用信息技术对档案进行数字化管理才是适合当代社会的档案管理。企业档案管理信息化建设不仅提高了档案管理的效率，也为人事管理和生产项目的进行提供了很大的便捷。在档案管理过程中，管理人员必须要重视档案信息化建设工作，逐步提升档案信息化建设水平，同时，档案管理人员还要制定完善的档案管理制度，提升档案信息化建设质量，达到预期的档案管理目的。

关键词：档案信息化建设；档案管理；档案工作

1档案信息化建设的概念以及特征

档案信息化就是在相关档案管理部门的统一领导与统一规划下组织信息化的技术来进行相关活动，对档案信息的相关信息资源进行管理以及处置，从而提高服务水平。简而言之，档案信息化建设就是以档案的实体保管为主要重点，在此基础上全方位以及多角度地利用信息化技术对档案资源进行管理以及利用。档案信息化建设体现了以下四点要求。其一，实现档案信息接收、存储以及利用的和谐化、统一化。其二，实现信息档案管理模式的相关改革。其三，实现档案信息的网络化以及数字化。其四，实现档案信息资源的高度共享化。

档案信息化建设在实验阶段的主要特征是：档案管理的多元化，对传统档案管理的改良；在普及阶段的主要特征是：其一，提出公布档案，对检索的相关开发与利用；其二，计算机的相关利用开始得到初步肯定，其中主要包括对计算机编目的普及以及计算机辅助立卷。在网络阶段的主要特征是：计算机逐渐占据了档案管理的重要地位，其中主要包括多媒体技术的使用以及光盘存储功能的广泛使用。在数字档案时代的主要特征是：数字档案发展为主要代表，其中主要包括数据库的广泛建立以及使用，电子文件的管理网站的建立以及逐渐向数字档案馆方向的发展趋势。

2档案信息化管理体系构建当中存在的问题

2.1数据的差异性

一般来讲在档案管理体系当中所收集的信息都是来源于社会每一个不同的单位部门，但是这些信息之间也存在着一些不同的地方。所以，繁杂的信息结构和较为特别的属性会使得很多信息有着不同的数据在进行信息的处理期间也有着较高的难度，这样对档案的信息化管理有着很不好的影响。

2.2分散性很强

档案的管理体系是最为直接的信息拥有者，每天都需要面对众多的信息内容，从而就需要档案的管理体系有着较高的工作效率，并且也需要将相关的职能进行很好的明确，从而才能将每一条信息的作用发挥到最大限度。但是因为每一条信息都是来源于不同的部门和单位，所以，就造成了信息有着较强的分散性，目前的档案管理当中必须要讲档案信息的数据进行更好的发掘，这样才可以将每一条的信息进行更好的利用，这也是当前的档案管理工作当中较为常见的一种问题。一般来讲档案的价值判定都有着一定的主观意识，但是与此同时也需要从客观的方面去进行价值的判定。但是这样的判定当中必定会存在着矛盾，从而就使得每一条信息的价值不能够得到很好的发掘和运用。

3档案信息化管理体系建设和档案管理的建议

3.1提高档案管理人员的整体素质

档案管理人员是档案信息的第一接触人，他们的工作水平和整体的素质都对档案信息的信息化建设有着最为直接的影响。如果是档案管理工作人员的能力和素质都很差，那么就会使得档案的信息化管理建设不能够很好的进行，从而也使得不能够更好的去对提出的问题和相关的咨询问题进行很好的解决，也不能够将档案使用现代先进的技术进行管理。所以，目前的阶段必须要将档案管理工作人员的整体素质和能力进行提升，并且也需要定期的开展技术培训课。必须要明确档案管理工作人员的职能和岗位的意义，必须要以服务民众为核心目标，必须要将自身的位置进行明确，且也需要摒弃传统的思想，主动的去汲取先进的知识和技术，只有这样不断的去提升自身的能力和水平才可以更好的将档案的信息化管理建设做得更好，从而也可以很好的确保档案管理工作可以很好的进行。因此，档案馆必须要构建起一个严格的管理体系，定期的对相关的管理人员进行技术水平的抽查，从而使得管理人员可以不断的去提升自身的能力和水平。

3.2促进档案管理的数字化，实现资源的共享

档案信息化的建设工作的主题是资源的建设工作。因此一切的档案工作都会以此为核心开展。在现阶段的工作条件下，应该将工作的主要任务集中在促进档案管理的数字化和资源的共享方面。第一，需要逐渐的促进档案管理的数字化工作。按照有关的原则，制定适宜的工作方案，并且需要加大监督的力度，保证档案工作的数字化。另外，还需要在满足人们日常使用要求的前提下，制作一套完善的档案数字化的文件目录，投入大量的人力、物力、财力予以支持。同时，还应该实施纸质档案与电子档案相结合的管理机制，采用二者双归档的形式进行档案的管理工作。值得注意的一点是，