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基于信息技术的机关档案管理质量提升策略分析

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陈晓琼

【摘要】当今时代是一个网络化及信息化非常发达的时代，任何行业工作的开展都依赖着计算机的辅助，机关档案管理工作的开展也不例外，随着当前档案资料的日渐增多，使用传统的管理方式根本不可能有效完成如此繁重的管理任务，与此同时，基于信息技术之上的档案管理也存在着许多不足之处。因此，论文分析了信息化时代下机关档案管理存在的不足以及管理质量提升的策略，为档案管理实现信息化提供具有参考价值的建议。

【Abstract】Today，thenetworkandinformatizationisveryadvanced，anyindustryworkdependsonthecomputer，thearchivesmanagementworkinadministrationisnoexception，withtheincreasinguseofarchives，thetraditionalmanagementmodecouldnotaccomplishsuchaheavytaskeffectivelyatthesametime，thearchivesmanagementbasedontheinformationtechnologyisalsowithmanyshortcomings.Basedonthis，thispaperanalyzestheshortagesexistinginarchivesmanagementundertheinformationageandthestrategytoimprovethequality，soastoprovidereferencesuggestionsforrealizingtheinformatizationmanagementofarchives.

【关键词】机关管理档案；信息技术；提升策略

【Keywords】governmentmanagementarchives；informationtechnology；promotionstrategy

F270.7【文献标志码】A1673-1069（2017）09-0037-02

1引言

机关能够正常开展日常工作的根本保证是对档案进行有效管理，如果档案管理工作开展不到位，那么机关的工作效率就会随之出现显著下降。然而，当前档案管理工作仍有许多需要被优化的地方，下文就不足之處以及质量提升策略展开详细论述。

2信息化时代机关档案管理存在的不足分析

2.1管理办法比较落后

当前情况下，绝大多数机关单位都使用传统的管理方法对机关档案进行管理，传统版本的档案主要是厚重且陈旧的纸质档案，在档案管理的数字化以及信息化方面，管理水平较低。尽管纸质档案存在着一定程度上的优势，但是在归纳档案时，需要耗费更多的时间，较于信息化档案，此方式的保管成本以及保管要求都比较高[1]。再者而言，如果相关部门在查阅某一份档案之前，还要在众多档案中根据分类号以及编号等信息找出其所需要的那一份档案，查找过程过于复杂，利用率过低。然而，如果利用信息技术对机关档案进行管理之后，会使档案管理的质量显著提高。

2.2软硬件设施不配套

在将档案管理实现信息化的过程中，其中一个关键的环节是要将档案实现云服务、数字化以及云储存，这一环节就对国家和政府提出了针对性的要求，要求必须在其二者之间建造一个完善的云系统，让此系统通过光纤的传输使国家和地方政府间的云档案可以实现共享。然而，以目前的情况来看，网络防护手段的安全性能较低，地方级政府基本没有能力完成对档案数字化的管理。

2.3机关档案管理意识不强

在机关单位内部，不管是上层领导，或是机关内部的档案管理人员，对档案管理都没付出足够的关注，且都具有比较差的管理意识，主要原因是由于他们没有对档案管理在整个档案工作中的基础作用进行充分了解。此外，政府对机关单位投入较少的人力、经费以及管理设备，从某种角度来看，这些方面对机关单位工作人员的工作认真度有着一定的负面影响[2]。

2.4对信息技术应用的技能掌握不熟练

当前条件下，档案管理体系以及基础理论都表现出了一定范围之内的变化，主要的变化是档案的数量日渐增多，档案的内容以及范围日渐广泛，档案必威体育官网网址系统的要求，日渐增多档案内部系统的要求日渐严密。在此基础上，新型的管理体系还对档案管理人员提出具体的要求，一方面需要让其按照传统的管理方法以整理、收集以及归纳的形式对档案进行管理，另一方面需要让其根据大数据的要求以数字化转换、存储、分类以及传输的