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公司物品采购管理制度

一、目的

为规范公司物品采购流程，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物品的质量，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有物品的采购活动，包括但不限于办公用品、设备设施、原材料、劳保用品等。

三、职责分工

1.采购部门

（1）负责制定采购计划，根据公司需求和库存情况确定采购物品的种类、数量和预算。

（2）负责寻找供应商，进行供应商评估和选择，建立供应商档案。

（3）负责与供应商进行谈判，签订采购合同，确保采购物品的质量、价格和交货期。

（4）负责采购物品的验收、入库和付款等工作。

2.需求部门

（1）负责提出采购申请，明确采购物品的规格、型号、数量和需求时间等要求。

（2）参与供应商评估和选择，提供技术支持和意见。

（3）负责验收采购物品，确保采购物品符合要求。

3.财务部门

（1）负责审核采购预算和采购合同，确保采购活动符合公司财务制度。

（2）负责支付采购款项，确保资金安全。

4.仓库部门

（1）负责采购物品的入库、保管和出库等工作。

（2）负责库存管理，定期盘点库存，确保库存物品的数量和质量。

四、采购流程

1.需求申请

（1）需求部门根据实际需要填写《采购申请单》，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、需求时间等要求，并经部门负责人签字确认。

（2）《采购申请单》提交给采购部门，采购部门根据申请单进行汇总和分析，制定采购计划。

2.供应商选择

（1）采购部门通过市场调研、网络有哪些信誉好的足球投注网站、供应商推荐等方式寻找潜在供应商。

（2）对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。

（3）根据评估结果选择合适的供应商，并建立供应商档案。

3.采购谈判

（1）采购部门与供应商进行谈判，确定采购物品的价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。

（2）谈判结果形成《采购合同》，经双方签字盖章后生效。

4.采购执行

（1）采购部门根据《采购合同》向供应商下达采购订单，明确采购物品的数量、规格、型号、交货期等要求。

（2）供应商按照采购订单要求组织生产或发货，并及时向采购部门反馈生产进度和发货情况。

（3）采购部门跟踪采购订单的执行情况，确保采购物品按时到货。

5.验收入库

（1）采购物品到货后，需求部门和仓库部门共同进行验收，检查采购物品的数量、规格、型号、质量等是否符合要求。

（2）验收合格后，仓库部门办理入库手续，填写《入库单》，并将入库信息录入库存管理系统。

（3）验收不合格的采购物品，由采购部门负责与供应商协商处理，包括退货、换货、维修等。

6.付款结算

（1）采购部门根据《采购合同》和《入库单》填写《付款申请单》，经部门负责人签字后提交给财务部门。

（2）财务部门审核《付款申请单》，确认无误后按照合同约定支付采购款项。

五、采购管理

1.采购预算管理

（1）公司每年制定年度采购预算，各部门根据年度预算编制月度采购计划。

（2）采购部门严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。

（3）如因特殊情况需要超预算采购，需经公司领导批准后方可执行。

2.采购价格管理

（1）采购部门定期进行市场调研，了解采购物品的市场价格动态，掌握价格走势。

（2）在采购谈判中，采购部门要充分发挥谈判技巧，争取最优惠的价格。

（3）建立采购价格数据库，对采购物品的价格进行记录和分析，为后续采购提供参考。

3.采购质量管理

（1）采购部门要严格按照公司的质量标准选择供应商和采购物品，确保采购物品的质量符合要求。

（2）加强对供应商的质量管理，定期对供应商进行质量评估，对质量不合格的供应商采取相应的措施，如警告、罚款、暂停供货、取消供应商资格等。

（3）建立采购物品质量追溯制度，对出现质量问题的采购物品能够及时追溯到供应商和生产环节，采取有效的措施进行处理。

4.采购合同管理

（1）采购合同必须采用书面形式，明确双方的权利和义务。

（2）采购合同要经过公司法律部门审核，确保合同条款合法、合规。

（3）采购部门要严格按照采购合同执行采购活动，如出现违约情况，要及时采取措施进行处理。

（4）采购合同要妥善保管，建立合同档案，以备查询。

六、监督与考核

1.公司设立采购监督小组，负责对采购活动进行监督和检查。

2.监督小组定期对采购部门的采购流程、供应商管理、采购价格、采购质量等方面进行检查，发现问题及时提出整改意见。

3.对违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、撤职等。

4.对在采购工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。

七、附则

1.本制度由采购部门负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起施行。