从档案的唯一性探讨设计院工程蓝图档案单轨制保管方式.docx

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从档案的唯一性探讨设计院工程蓝图档案单轨制保管方式

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张弛

摘要：档案保管的单轨制，这是一个全新的课题，是在电子档案发展的短短十年来对档案管理双轨制的一个挑战。本文尝试从档案的唯一性理念出发，阐述档案管理单轨制的可行性。

关键词：工程蓝图；唯一性

设计单位设计的产品就是工程蓝图，经过年复一年的积累，尤其是这几年来随着国家电力建设的快速发展，工程蓝图档案呈几何级的增加，大部分设计单位的库房容量都爆满。如何解决蓝图档案数量的增加和库容之间的关系，是摆在我们面前的难题之一。

1概念的提出

档案是国家机关、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案的本质属性决定了档案是唯一的，其价值因唯一而存在。正因为其唯一，收集和保管才具有意义。

通过档案的概念我们知道，档案文件都是在某一特定的和唯一的活动过程中产生的，每份文件都不可避免地与产生它的活动紧密相联，特定的活动过程产生了具有唯一性的档案文件。无论是档案实体还是其内容信息都来源于相应活动过程的唯一性。档案因唯一而存在，档案的唯一也是区分档案馆与图书馆的重要标志之一。

2唯一性的特性

档案的唯一性，体现在档案就是实体的唯一性，是由在某一特定活动中所产生的独一无二的文件组成，即使包含在其中的信息可以复制或从其他地方获得，但档案文件实体却是唯一的。

档案所含信息的唯一性，是指特定的活动过程产生了具有独一无二的文件信息，档案工作的目的是管理和保护具有唯一性的信息，因为档案文件的重要性主要取决于其是否包含真正唯一的信息。

当工程竣工投产验收时，工程竣工蓝图档案随着验收的完成移交给建设单位的档案部门。这里关键是“移交”这个词。移交，是将唯一的档案（含档案实体和其中的档案信息）从设计单位移交到建设单位。此后，设计单位保存的工程蓝图就转变为副本档案。

档案的副本，实质就是档案的复制件，是为了更大的发挥其作用进行的复制，因此，档案副本的凭证性功能已丧失，只留下参考的功能。这样，留在设计单位的工程蓝图档案就只有供查档参考的作用。

因此，设计单位实现工程蓝图档案保管的单轨制，其实质就是对档案唯一性的认同问题。设计院在设计过程中产生的工程产品----蓝图，随着工程竣工验收的移交而将蓝图的唯一性也移交给了建设单位，留下的仅仅是复制的文件，是档案的副本。副本档案与通过电子档案再次复制出的图纸又有何区别呢

近几年随着电子档案的发展，不论是由扫描生成的电子档案（TIF格式）还是通过设计流程控制程序和电子签名产生的电子档案（DWG格式），都能真实地反映档案的本质属性。在库房普遍紧张、电子档案已具备通过打印即能生成纸质档案的今天，对于已较少借阅的工程设计纸质档案，是否仅仅保存电子档案，取消纸质档案，籍以减轻库房的压力。

随着福建省电力有限公司数字档案馆的建立，我公司开发了数字档案管理软件。该系统将档案管理延伸到图纸级，其最大的特点是不需人工对各种形式的电子文件（说明书和图纸）进行链接操作，系统能自动将电子文件链接到档案系统中去，并能根据竣工图卷册的完成情况，自动导出TIF格式的文件发送到省公司的数档服务器中，实现了工程电子档案的管理自动化，并保障了省公司数字档案馆中工程蓝图档案的的完整性。

3结论

综上所述，随着工程竣工验收中蓝图的正式移交，工程蓝图的档案属性----凭证功能----也随着移交而移交，因此，在设计单位保管的工程蓝图仅剩下参考的功能，电子檔案的单轨制也就水到渠成。

参考文献

[1]数字档案馆概论李国庆主编

[2]析档案的唯一性《档案与建设》1996年第12期endprint

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-全文完-