刍议医院基建档案归档的质量问题与对策.docx

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刍议医院基建档案归档的质量问题与对策

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江兴凤

【摘要】本文对医院基建档案归档质量存在的一系列问题，进行全面剖析，研究基建档案形成的特征，针对问题提出对策。首先要更新管理理念，与时俱进，创新档案管理模式，实行科学规范管理，强化责任意识。加强档案队伍建设与培训，提高各类人员综合素质和专业技能。其次在开展文件资料归档时，纪检监督管理人员必须全程参与监督指导工作。从源头抓起，实施全程监控，有效对权力制约，严把档案验收的质量监控，保证归档质量。

【关键词】医院基建档案;归档质量;问题;对策

近几年来，随着新时期医疗的不断改革，公立医院迎来前所未有的发展，国家对医疗卫生事业的投资逐年增加，医院基建项目的建设迅速发展，我院也不例外，每年基建项目不断递增。这些项目在建设过程中产生大量文件资料等载体形成档案，它浓缩记载工程建筑过程中的全貌，保存了基建档案的原始性和真实性，为日后基建工程维修、扩建等提供唯一权威的凭证依据。但是，在利用时却发現基建档案管理的形式仍然停留在以纸质档案为主，且保存的档案实体存在残缺不全的问题，有很多隐蔽工程的图纸和施工表格记录缺乏成套性管理，其中的标识符标注不清，内容记录不全，形成了“有档无价”以及电子档案管理滞后等一系列存在的问题，造成档案资源极度匮乏，给利用带来诸多不便。综上所述令人担忧。为了保证基建档案的系统完整与真实记录，以福泽后人，留下宝贵财富。为此，本人将对基建工程档案归档的质量问题提出对策，与同行们共同商榷。

一、把脉定因谈现状

（一）档案来源现状。档案来源内容广泛、载体形成复杂、责任不明，降低材料归档质量。基建工程总体建筑中工作量大、周期长、涉及面广专业技术性强、参建单位与人数诸多。在建设过程中，他们各自承担不同专业技术职能工作，在工作中形成文件与大量科学技术资料多样性、内容复杂性，呈现出载体和形式丰富多样，加大收集难度。加之缺乏完整的档案管理制度，尚未明确规定各职能部门文件资料归档的责任，尤其是在工程项目方面存在交叉管理，缺乏部门之间及时交流，人为造成了原始的技术资料遗失，这些都直接影响了档案归档的质量。

（二）档案管理人员现状。档案管理专业人员少，专业技能匮乏。多数医院缺乏专职人员管理，在工程建设期文件资料由基建职能部门和施工各部门技术人员管理，他们工作头绪多、工作任务重，其主要精力是搞好施工现场技术指导等各项工作，无暇顾及材料的整理，往往是堆积在一起进入“冬眠状态”。同时，档案人员身兼多职，对基建档案的管理工作精力投入有限。且缺乏专业技能，在收集整理归档过程中，无法准确鉴定实体内容的真伪来区分留存价值，形成“玉”“石”具存现象，以致留存档案实体内容记载不完整、不准确。如隐蔽工程勘察、工程的地基与地槽、地下电网管线等的位置在图纸上标注不清，图纸上存在着随意划圈修改，文字书写潦草，一些字体难以确认或漏标标识符，有的成了“无名地下管线”;洁污分流、废物处理的施工记录内容表述不清、字迹模糊等存在问题，导致归档实体内容“有壳无核”，失去了档案的凭证价值和法律效力。

（三）档案监督管理现状。档案监督管理工作不到位，缺乏权力的制约造成工程项目材料流失，归档的档案缺乏完整性。一是认识误区。监督管理人员对档案管理意识淡薄，轻视文件资料归档的作用，误认为文件资料是围绕工程项目建设需要而产生的，而随着工程建设进展则逐渐消失，没有留存价值。在建设过程中造成了大量的文件资料流失无人问津，“弃档”现象时有发生，使所归档的文件资料残缺不全。二是角色缺位。建筑工程流程繁杂，如招标、施工、竣工验收等涉及各项工作的开展，监督部门管理人员应履行职责全程参与，特别是涉及每项工程验收和专家一起进行资格论证、质量评定等一系列文件、资料的鉴定等工作。可是，他们主观认为是档案管理部门的职责，客观认为对此类专业知识了解甚少，大多数只是工程建设工作中充当会议报到签名角色，逐渐沦为摆设，形同虚实。给那些法律意识淡薄、职业道德匮乏、经不起经济诱惑的管理者和个人留有违规、违法可乘之机。他们可以利用现有工程竣工验收项目制度进行违规暗箱操作。实行竣工验收的制度一定程度上已经成为非法行为合法化的一种制度化机制。基于上述存在监督管理“盲区”在工程竣工验收时可能存在违规操作，导致项目竣工验收归档资料存在质量问题。如图纸中出现有设计图无施工图，或是替补图纸等情况存在，丧失了图纸成套性归档的价值。同时工程项目建设中各类表格也残缺不全，如工程定位测量和地基复查记录表格等缺失，这些核心技术性表格失去系统性管理，直接影响了材料归档质量与工程质量的真实反映，涉及参建者的权利与责任及存在问题责任追究等的重要性。

二、对症下药开良方

（一）建章立制、强化责任、规范管理。医院的基础设施建设取决于基建项目数量多少和规模大小，直接关系到医疗水平、民生医疗资