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基于大数据视角下的事业单位档案信息化建设研究

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康志峰

摘要：随着信息技术和物联网的的广泛应用，各种海量的信息衍生出巨大的数据，颠覆了“云”理念，自此我们步入了数据时代，在大数据时代各种信息数据呈爆炸式增长，传统档案管理模式已经无法满足时代发展需求，因此事业单位要抓住大数据时代所带来的机遇，收集、存储、挖掘信息、有序推进档案信息化建设，保障事业单位档案管理的规范性、完整性、满足事业单位档案管理的需求，为事业单位领导者的科学决策提供强有力的参考。

关键词：大数据时代;档案;信息化建设

随着科学技术的日新月异发展，互联网应用技术和信息化日益更迭，大数据时代运应而生，极大地改变着社会大众的思维模式和生活方法。事业单位作为公益性组织，在大数据时代的冲击下事业单位档案管理模式，因此，事业单位要瞄准自身发展战略目标，依托信息化的“东风”全面谋划、整体设计，通过多措并举，有序推进档案信息化建设进程，发挥档案管理的价值，助力事业单位的行稳致远发展。

一、事业单位档案信息建设的重要性

（一）有助于提升档案存放空间利用率

在当前事业单位纸质档案依旧是主要档案类型，由于纸质档案的特殊性，对环境工作要求极高，一旦保存不当就会出现档案损坏或是丢失的情况，推进档案信息化建设，能以数字湖、信息化的模式，存储档案资源和数据，保障档案存放质量，同时还能节约纸张、增大了档案存放空间的利用率[1]。

（二）有助于降低信息检索难度

在大数据时代如何快速甄別选取有价值意义信息是至关重要的，信息检索率和使用率直接着影响着整个事业单位档案管理的质量。在大数据时代下若还是依托传统档案管理模式，在繁杂，冗余的信息中提取有价值的信息，不仅效率低，还会出现较高的出错率。推进档案信息建设，档案管理人员只需在信息技术的支撑下，通过查询就能高效、及时的检索出所需信息，信息精准无误，显著提升事业单位工作质。

（三）有助于增强公众参与度

公益属性是事业单位的显著特征，该特征决定了事业单位有部分档案信息需对外公布[2]。在大数据时代下事业单位加强档案信息化建设，能依托信息技术，构建档案管理平台，公众可充分利用信息平台查询信息，了解公众对事业单位的了解，提升其认同感，另推进档案信息化建设，还有助于事业单位充分利用各种电子信息资源，构建完善全面的档案信息化制度体系，为自身的转型升级发展提供全新的动力。

二、大数据视角下的事业单位档案信息化建设

（一）加强大数据思维宣传教育

基于大数据时代背景下，事业单位档案管理呈现出显著的信息化特征，依托全新的信息化技术应用，将有助于档案管理思维的转变，提升档案管理的整体质量及效率。因此，事业单位应当注重大数据优势挖掘，逐步树立档案管理信息化意识，强化现代化管理理念宣传，自上而下地实施优势宣传教育，切实认识到信息化建设对档案管理的重要性。具体而言，事业单位在档案管理中，应当加强人员的专业化培训，学习档案信息化管理系统概念、特征、优势及相关操作，如邀请专家及技术人员开展讲座、培训等活动，提升档案管理人员信息化素养。同时，要依据大数据时代的快速变化，持续做好信息化建设宣传工作，灌输大数据应用思维，逐步渗透至各个管理层面，逐步实现由传统管理向信息化管理的转化。

（二）完善档案大数据管理平台

大数据管理的核心在于数据标准及数据开放，事业单位档案管理具有点多面广特点，要实现档案质量及信息化应用的升级，势必需要实现各信息资源平台的融合，建立统一、标准、规范的管理平台和渠道，使相关部门的档案信息能够实现高效收、整理和归档。因此，一方面需要逐步加大信息化管理平台的研究投入，持续做好硬件、软件设施设备的完善，充分融合大数据技术优势功能，提升档案管理的信息化技术保障能力。另一方面，需要加强档案管理数据的规范，即利用大数据管理平台的功能，加大档案信息的共建共享发展力度，以便捷、快速、高效管理为原则，持续落实档案数据信息的有效管理。如在事业单位人事档案类管理中，能够借助系统实现各职称占比展示，即由系统自动生成数据图表，更加直观地帮助管理者实时、直观地掌握相关信息。

（三）加强档案资料挖掘开发工作

在传统的档案管理中，档案的收集、整理与归档属于繁杂的过程，受档案管理力量及效率的局限，使诸多档案信息难以有效收集。而在大数据时代背景下，加之事业单位档案管理需求的增加，则完全可以利用档案信息化优势，实现档案信息资料的应收尽收，推动各类档案信息的有效整合，为事业单位的发展提供充足的依据。事实上，事业档案信息化建设属于漫长且不断演变的过程，要想最大限度挖掘档案资料，既需要保障档案管理信息化的先进性，更要结合各管理层面的档案管理需求，持续加强档案资料管理的统一性、协调性和持续性，能够及时对所产生的档案信息加以收集，并归入对应的档案系统之中。在管理决策中，也应注重档案收集流程的规