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交流和协商控制程序

文件编号P-019

1.0目的

确定本公司内各层次与职能间以及公司与外部相关方之间的质量和环境以及职安信息之交流渠道和方式，以确保这些信息的流畅。

2.0适用范围

适用于所有公司内部之间和公司与外部相关方之间以及合同方之间的环境/质量/职安等相关信息交流和协商业务。

3.0名词解释：

相关方:是指与公司有着各种关系的人或组织,包括国家政府部门、客户、供应商、承包商、合同方。

4.0职责与权限

由综合事务部负责统一规定各种质量环境安全记录表格的编号。

综合事务部负责监督各部门对质量环境安全体系记录的归档管理工作。

各部门负责好本部门质量环境安全记录的控制。

5.0工作程序

内部信息交流

交流内容

1）质量方面：客户、法律法规等对产品的质量要求;公司的质量方针、目标和指针;公司质量体系监测、审核、管理评审的结果;公司的业绩及质量改进情况;质量事故等一切与公司质量管理体系过程及其有效性的信息均可做为交流内容。

2）环境方面：法津、法规等对环境的要求;公司的环境方针、目标、指针、方案;公司环境体系监测、审核、管理评审的结果;公司的环境绩效及环境改进情况;环境事故等一切与环境相关的信息均可做为交流的内容。

3）职业健康安全方面：法津、法规等对职安的要求;公司的职安方针、目标、指针、方案；公司职安体系监测、审核、管理评审的结果；公司的职安绩效及职安改进情况；职安事故等一切与职安相关的信息均可做为交流的内容。

信息反馈及交流

1）公司内所有员工都有责任和义务对所发现的环境和质量以及职安等问题以口头或书面的形式逐级向本部门负责人或员工代表反馈。

2）各部门负责人接收到信息后，须进行必要的确认及处理，并视需要填发vv信息接收/反馈记录表或以其它日常管理活动中规定的书面方式向相关部门及人员反馈。

3）同样地，相关部门会在收到信息后，也须进行必要的确认及处理.需要时，由管理者代表上报总经理。

4）职安委员会成员及员工代表负责将安全委员会议的内容、决定和OHS体系的审核、评审结果可通过宣传栏、会议等方式传达给本部门员工；并负责接收、答复本部门员工有关OHS问题和建议。

5）员工代表应参与所有职安程序的制定，员工代表还应参与管理评核，员工代表应将收集的员工意见反映出来，并代表员工批核各项程序文件。

6）紧急情况下的信息按《应急准备与响应控制程序》规定进行交流。

7）整改实施单位应按照《纠正与预防措施控制程序》有关规定进行信息沟通。

8）事故调查、处理信息参照《事故调查处理程序》进行。

信息传达

1）公司由最高管理者、管理者代表、相关部门发出的环境/质量/职安等信息，通过ISO会议、职安会议、公司管理层会议或文件发放、电子邮件、布告栏、意见箱、标语等形式传达到公司各部门。

2）各部门则通过召开会议、培训、公告等形式，对部门内各员工说明、传达信息内容。

外部信息的交流

外部信息的来源

根据相关方的不同类别，外部信息的来源及公司规定的接收部门具体如下:

信息来源

接收部门

（1）来自政府相关方的政策法规及相关要求的信息

安环部

（2）来自客户方及客户所在地的法规标准等信息

市场部

（3）来自行业及各专业协会、学会的信息

安环部

（4）来自生产物料分供方的信息（运输承包方）

生产部

（5）来自公司附近居民和团体的信息

综合事务部

信息的接收及处理

1）当各相关方对公司的管理体系等提出查询或要求时，接收部门应及时进行妥善对应,并视需要向信息处理中枢反馈及填发vv信息接收/反馈记录表。其中，关于顾客对产品的要求，按《业务管理程序》进行处理，而对于顾客所反馈的质量意见和投诉,由品管部按客户投诉处理流程进行处理。

2）相关部门收到信息后，须对信息进行确认及做出处理决定,并填发vv信息联络处理单＞＞，向有关部门或人传达和处理要求如涉及重大环境/质量/职安等事项时，须经管理者代表批准后方可实施，管理者代表尚须视需要向总经理汇报。

3）相关部门或人应根据vv信息联络处理单＞＞中的要求，对信息进行规定的处理，并在vv信息联络处理单＞＞中记入相关内容，然后交至信息发出部门。

4）委员会成员、各部门负责接收本行业相关方的OHS信息，并传达给安全委员会、安环部。

5）安全委员会、安环部负责将收到的OHS信息进行讨论、处理，要求答复的应在5个工作日内做出答复。

外界信息传递

1）当公司需要向外界传递公司的产品等信息、对相关方的管理体系提出查询或要求时,各部门应以文件发放、电话、召开会议等方式来进行。其中:营销部在向外界传播公司的产品信息/环境因素/职安时,要确保有关信息的真实性，不能误导顾客，也不能提出没有能力的承诺。涉及到重要环境因素和职业健健康安全的处理结果反馈时，须经管理者代表批准后再实施反馈