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刍议计算机网络技术在高校档案管理中的应用

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郭沙沙

摘要：在当前时代背景下，网络技术的发展越来越快，在多个领域得到渗透。因此，高校在进行档案管理的时候，同样需要做到与时俱进，通过应用网络技术的方式，提升工作效率，保证管理质量达到规定水平。本文主要描述了高校档案管理存在的问题，探讨了高校档案管理应用网络技术的意义，并对于具体方法发表一些个人的观点和看法。

关键词：计算机;网络技术;高校档案管理;实际应用

引言：对于高校档案管理工作而言，在进入新时代之后，同样需要不断创新，逐步朝着网络化的方向持续发展。毕竟在高校扩招的背景下，学校内部的人数越来越多，使得资料的总量和种类也有所增加。如果仍然选择传统的方式，效率自然无法令人满意。为此，工作人员就可以应用网络技术，以此更好地进行档案管理，确保整体效率得到提升。

一、高校档案管理存在的问题

（一）忽视了宣传的重要性

在近些年之中，越来越多高校的管理者认识到了档案的价值。因此，在进行档案管理时，应用的方法也变得更为合理，相关制度也有所完善。然而在档案宣传方面，相关工作的开展仍然不到位，力度偏低，使得部分基础人员的想法没有做到同频，未能和上级人员保持一致，忽视了档案管理的重要性，导致相关工作的开展受到了限制。

（二）管理设施陈旧

由于扩招的原因，当前高校的学生人数越来越多。尽管一些学校已经开始应用电脑展开信息化管理，但由于内部设备已经非常陈旧，多年没有更新。整体运行效率非常低，而且缺乏有效保护，还存在被盗取的风险。如此一来，管理工作的效果自然无法令人满意[1]。

（三）个人意识不强

现如今仍然有很多人对档案缺乏重视，甚至说是完全不关心。在完成档案编写之后，便随意弃置。每当需要调用时，才会进行寻找，或者补充新的数据。由于录入过于匆忙，很难对其中的真假进行验证，从而受到了一定的质疑。

（四）缺少专业人才

档案资料的信息化管理本身属于一项较为复杂的工作项目，涉及的内容有很多。因此，学校便需要一些专业性人才专门负责这项工作。然而从实际情况来看，相关人才的数量非常少，学校也没有注重引进和内部培养，只是临时安排人员负责。显然，如此就会导致管理工作的效率无法达标，从而出现多方面问题。

二、高校档案管理应用网络技术的意义

（一）利于归档

在应用网络技术之后，为档案资料的收集创设了优良条件。档案人员能够依靠网络的方式，对相关资料进行采集，并完成核对。也就是说，各个部门能够随时将本部门形成的电子资料，依靠校园网络的方式，传递到档案室之中，抑或者直接进行数据录入;档案室也能根据自身工作情况定期对相关信息进行处理，完成归档。如此不但十分简便，节省了大量人力资源，而且还能确保信息内容足够齐全。早期在进行归档的时候，基本上都是档案室人员在次年的年初时间对上一年的内容展开整理。所以，内部资料全部都是上一年的。而本年的资料虽然也存在，但却分散在各个部门之中，使得信息提供变得较为滞后。而当前在应用了网络技术之后，所有信息都能随时传递，使得资料变得更为齐全，并有着较高的时效性，为档案工作的开展创设了良好条件。

（二）利于资源共享

通过应用网络技术，档案管理部门能够在对应的网络平台中，单独开设一个数据库，将所有资料录入其中，并设置检索入口，以便查询。工作人员能够根据自身的工作情况，自由选择和调取。如此一来，信息内容的丰富程度便会得到提高，而且调用的效率也会提升，大幅度缩减了时间成本。

（三）利于信息服务社会化

早期在进行档案管理的时候，在一定时期内，部分资料只能给特定人群使用，其他人不能用，从而使得档案的利用率有所下降。而在应用了网络技术之后，在安全性得到保证的基础上，可以将这些资源上传到网络自重，无论是教师还是学生，只要通过网络就能自主检索，获取相应的信息内容。不仅如此，各个学校之间也能通过网络互联的方式相互交流，分享彼此的经验。如此一来，档案信息的作用就能得到全面发挥，促使更多社会人群从中受益[2]。

三、高校档案管理应用网络技术的方法

（一）档案管理自动化

对于网络技术来说，可以看作是信息先进化方式的核心部分，无论任何技术，几乎都要以此为基础。在近些年之中，网络技术的整体发展速度非常快，在面对海量的信息资源时，其能做到快速处理，包括录入、存储以及输出，并完成逻辑推理和判断，整体效率非常高。不仅如此，当下档案资料的种类也变得十分丰富，除了文字信息资料外，还包括影像、图画等，网络技术同样能够对其展开处理。显然，这是早期技术并不具备的基本功能。由此看出，网络技术的应用范围非常广，从一般的业务管理到档案检索、编目以及出版等，都能发挥应有的作用，进而使得资源管理的整体效果得到全面提升。

（二）信息传递网络化

伴随网络通信技术的快速法，使得电脑技术的优势得到了全面展现。在计算机检索系统内部，通过应用通信技术，能够