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基于大数据环境的智能化公文拟写平台的设计与实现

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周峰林振天姬广鹏黄敬林

【摘??要】公文作为能够处理企业事务，维持好企业的正常运作，关联到上下级传递信息、也影响到同等级员工之间的信息交流。企业智能化处理公文有利于公司走向正规化的发展，实现各个部门之间传递企业信息，达到企业更好的管理模式。本文所阐述的就是基于大数据环境下，根据当下信息化环境进行智能化公文拟写平台的设计，这一宗旨就是希望每个部门都能够实现公文化管理模式，更好的为企业创造高效办公，为企业的明天创造辉煌。

【关键词】大数据环境;智能化;公文拟写平台;设计与实现

1.公文系统的研究

1.1业务方面的研究

公文处理，是指在组织内部工作中遇到的问题，进行公文化的一系列处理流程。公文处理的办法，就是让每一个环节都联系在一起，相互有秩序的安排，这样就形成了一套完整处理问题的方案。公文处理具有一定的规范，在处理各种文件时，会建立和形成高效率的工作流程。如图1，在企业相关公文管理制度监管下，达到高效率处理问题的方法。

图1?公文拟写系统

1.2公文系统的阐述

公文在实际制作中要按照严格的规章制度运行，还需要在内容上符合规定要求。与此同时，其系统将排版、印刷、流转、审批、存档上等功能做到符合相应的要求。此前公文的撰写和排版都是通过办公的基本软件来进行的，公文撰写不但要符合相应的公文要求，还要对公文进行格式调整、排版等一系列完成工作。这种公文撰写方式需要耗费大量时间，还需要对公文进行手工排版和调整格式，即便这样，也可能无法保证不了其公文的准确性。此外个人撰写习惯也影响着撰写格式的不一致，这对公文的下一步流转、审批、存档也造成了不必要的影响。公文拟写系统主要是为了减少公文制作过程中所出现的重复劳动，并且可以帮助用户根据需要正确撰写、符合规定的公文，从而避免了格式和排版的错误，公文拟写系统加强了电网企业政务电子信息化整体业务水平。公文拟写系统是针对电网企业部门撰写公文人员，同时实现了电网企业部门的公文流转工作、审批工作、入库等工作。按照公文的规范格式和标准把公文拟写系统进行功能上的分解和划分，这包括了制作公文的基本模板，以及公文撰写、附件管理、要素管理和入库等一系列管理功能。

2.系统的模块设计方法

2.1公文制作

公文制作子系统主要是帮助完成公文的撰写、查看、修改、保存等工作。其中公文制作系统主要包括，公文模板分类管理、公文制作两大方面。公文模板分类管理模块主要是管理基本的公文模板，使用者可以快速的找到所需要的公文模板，然后在模板基础上创建新的公文。公文模板分类管理可以根据自己的需求去添加、删除、导入和导出公文模板，不仅如此，公文模板还有公文预览的功能。公文制作模块帮助用户提高了实际制作公文的能力，能够实现查看、保存提示、打开、编辑、另存为、关闭提示等功能。不仅具有以上能力之外，公文制作模块还针对要素填写进行了分类，包括分类填写要素、集中填写要素、查看要素、提取要素填写等公文制作功能。

在公文模板中具备“看、修改、添加、删除、隐藏、新建、显示和双击开打附件”的能力。公文模板为了保证各类文档之间兼容，其公文文档格式能够进行转换的。例如，可以将微软文档模板转换为中标普华子处理文档等功能，同时发现文档之间的差异，还可以对文档进行改正。对于公文格式控制模块功能方面，主要根据其公文的特征进行格式和行为控制，其中包括不可更改公文标签内容、以及要素内容的智能提示、公文自动排版、电子印章和公文版记的自动调整等功能。公文控制可以保护文件原有的模板，使公文的主要意图不发生变化。

2.2拟写公文设计

如图2，拟写公文设计主要包括三方面，拟写与制作公文管理界面、草拟公文管理，公文生成管理。首先编辑公文信息目录，编辑好公文操作界面，其类描述为：负责拟写与制作公文操作的界面。操作描述为：显示公文目录;显示已编辑公文信息目录列表，显示应用，显示公文管理应用功能项。然后按照公文要求完成草拟稿件，现实编辑的信息目录，其类描述为：草拟稿件，显示已编辑公文信息目录列表，录入稿件协商结果，显示公文管理应用功能项。最后一步就是，公文审核合格后，形成正式公文。

图2?公文模块设计

结语：企业与员工之间准确的交流信息，是离不开优秀的公文处理，其企业重要通知均通过公文系统下发的。公文的这一方式结合智能化特点，能够容易就找到所要的文件，并且还具有一定的准确性等等优点。因此公文智能办公是企业的走向科学，走向正规化管理的目的。公文拟写系统可以有效的书面整理文件，并且其准确性远远高于动手整理文件，其中优势明显提升了工作效率。

参考文献：

[1]高桂萍.新一代协同办公信息平台的研究与实现[J].中国自动识别技术，2017（06）：70-72.

[2]麥穗.现代公文“拟办”研究[D].暨南大学，2012.

[3]邓佩