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档案室电子目录数据库结构与交换格式--第1页
档案室电子目录数据库结构与交换格式
为适应档案管理现代化建设和发展的需要,建立统一的
档案检索和管理体系,更好地开发档案信息资源,实现档案
信息资源共享,特制定本标准。
1.范围
1.1本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格
式与要求。
1.2本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档
案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换,
档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2.定义
本标准采用下列定义:
2.1档案目录
由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排
的档案检索工具。
2.2电子目录
将档案目录依照一定的格式输入计算机内,可以由
计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3案卷级目录
登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的
档案目录。
2.4文件级目录
登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一
种档案目录。
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2.5数据
对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6记录
完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7字段
记录中可标识的特定范围数据。
2.8必须著录项目
指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库,在馆
室间进行数据交换时,必须有的项目。
2.9选择著录项目
指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目
标,选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准
规定的字段名、字段类型和长度。
3.数据库结构与著录格式
本标准包括如下八种数据交换格式:
1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》
2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》
3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》
4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》
5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》
6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》
7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》
8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》
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档案室电子目录数据库结构与交换格式--第3页
3.1文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式
3.1.1文书档案案卷级目录数据库结构一览表
字段名称字段长度示例
全宗号4J060
目录号81·2001
必案卷号3003
须案卷题名绍兴市
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