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办公软件应用过程中遇到的问题及对策

曹钰茁

摘要随着科技的不断发展，各行各业的办公系统也获得了多方面的发展，现

阶段多功能的办公软件层出不穷，软件的应用范围也越来越广，在提供便利的

同时也提高了工作效率。文章主要围绕办公软件应用过程中存在的问题进行讨

论，并针对这些问题提出相应的解决对策，以方便人们对办公软件的应用。

Key办公软件应用问题对策

：TP317.1：A

0引言

社会科技水平的提高，在一定程度上带动了办公软件应用水平的进步。办公软

件的合理运用对于各个行业的工作效率具有极为重要的促进作用。但是目前在

办公软件应用过程中，普遍存在一些问题，对办公的正常运行产生一定的不利

影响。如何有效解决办公软件应用过程中的问题、提高办公软件的利用率，成

为办公室工作人员的首要任务。

1主要的办公软件分析

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我国现在已经进入了信息时代，计算机的普遍应用已经渗入到了社会的各行各

业，也正是因为有了计算机软件的应用，才使得人们的生活变得丰富多彩，使

得人们在工作中能够提高工作效率。关于办公软件，如果进行整体分类的话，

大体有三类。一类是文字处理软件，譬如我们比较熟知的WORD、EXCLE、

POWERPOINT、ACCESS等，微软所创建的OFFICE办公软件已经成为我们生活和

办公中所用到的最为普遍的办公工具之一；第二类办公软件就是图像处理软

件，这一类软件应用比较多的有绘图软件PHOTOSHOP、网页制作软件

DREAMWEAVER、矢量动画制作软件FLASH等；第三类软件就是我们业余时间用的

最多的媒体播放软件。视频播放软件不仅是可以将音频或者视频文件播放出

来，还可以对视频或者音频文件进行后期的制作以及剪辑处理。现在用的比较

多的视频剪辑软件有会声会影、VEGAS等，这些软件入门较简单，上手也比较

快。正是因为有了这些软件的帮助，才使得我们的工作效率得到了事半功倍的

显著提升。

2办公软件应用过程中遇到的问题

2.1恶意软件的入侵，导致文档安全性受威胁

近几年，我们在使用计算机软件时，经常会发生的事情就是木马病毒感染或者

其他恶意软件的入侵，导致我们的计算机所保存的文件缺失或者出现损毁的情

况。通常情况下，我们已保存成功的文件一旦受到这些病毒的恶意篡改或者蓄

意编改很容易导致文件丢失或者系统信息错误的情况出现，而且恢复起来通常

很困难，大多数情况下，文件都无法恢复。之所以出现这样的情况，主要还是

由于现代办公软件的防护系统不够完善，当受到恶意软件的入侵时，无法及时

作出反应，使得文档的整体性和安全性没有保障。

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2.2对办公软件的操作缺乏一定的认知

现阶段，随着科技的不断进步，各类应用软件涌现出来。但是这也使得计算机

办公软件的种类过于冗杂，人们在进行选择和编制时往往比较盲目。除此之

外，由于计算机相对来说还是一种比较新的事物，人们的计算机水平和能力有

限，因此，对许多办公软件的操作缺乏一定程度的认知，也就导致了许多时候

难以对特定的信息文件进行加工处理，以及无法完成对特定客户的实际需要。

还有就是，这些计算机办公软件大多都有软件著作权，因此在使用该软件时往

往要花费较高的开通费和使用费，这样的情况严重阻碍了计算机办公软件的推

广。

2.3缺乏专业性人才

目前，我国高科技人才相对还是比较缺乏的，再加上一些工作人员的文化素质

不达标，操作也不是很规范等原因，使得我国的计算机办公软件还不能发