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建立智慧档案管理系统，实现会计档案

数字化管理

一、河钢唐钢财务电子档案管理系统的产生背景

随着公司采购及付款业务需求的不断提高以及信息化系统的深入应用，实现

公司从采购计划制定到会计凭证的装订闭环全流程信息化管理成为可能。在这个

环境下，需要一个新的解决方案，具备对单据装订、借阅、移交、退还等得到有

效管理。因此，为提高财务共享中心财务管理水平，实现企业会计档案数字化管

理，需要建立财务电子档案管理系统。

二、河钢唐钢发展过程中的会计档案管理问题

河钢唐钢为实施财务集中管理，顺应财务管理体制变革，在财务组织架构及

职能合理调整与财务信息化系统建设的支持下，通过将成员单位的会计核算工作

向集团公司层面集中，实现信息收集、信息处理与会计核算的标准规范，这就导

致了共享中心业务集中，单据大量增加，财务人员工作量变大，继而导致单据和

会计档案管理工作不易掌控。具体情况如下：

1、档案存放次序较易被打乱，档案查阅耗时长

在单据存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，一旦单

据存取时没有按规定存放在指定的位置，需要将所有的单据筛选一遍，造成查找

困难。

2、会计档案装订、立卷、归档不规范

传统方式下，装订会计档案先需对凭证进行整理排序，并去装钉，然后由人

工撰写会计档案封面的相关信息。这种手工处理方式耗费大量劳动和时间，使得

整个流程既繁琐又低效。

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3、对失效会计档案的管理滞后

由于传统管理模式下会计档案盘点工作的困难，管理人员对会计档案的储存

时间信息掌握很不准切，使得失效会计档案不能被及时发现和处理。形成大量冗

余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。

三、河钢唐钢财务电子档案管理系统的内涵

财务电子档案管理系统通过研发实现RFID智能柜用于所有RFID单据在没有

装订前的集中保存管理，可以减少人的干预，并实现RFID单据实时位置查询。

系统实现单据绑定、借阅、智能柜群读、退单、移交等业务功能，并实现凭证装

订全流程单据、数据追溯。

四、实施财务电子档案管理系统主要做法

第一阶段：调研原始收单流程及现存问题

组织收单、扫描职工开会探讨现行单据流程及单据保存过程中遇到的主要问

题。

第二阶段：制定单据条形码和RFID标签绑定方案

制定标签绑定方案，经过研究开发实现了单据条形码通过阅读器传至天线发

出电磁脉冲，收发器接收这些脉冲信号并发送已存储的信息到阅读器，实现了条

形码和RFID标签精确绑定。

第三阶段：研发RFID智能管理柜，实现RFID单据在智能管理柜准确识别

研发RFID智能柜用于所有RFID单据在没有装订前的集中保存管理。实现

RFID单据存放在RFID智能柜中的精准读取识别单据的数量及单据信息，减少人

为干预，并实现RFID单据实时位置查询。

第四阶段：开发RFID单据管理系统，实现单据借阅、移交、退还等环节的

有效管理

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通过开发RFID单据管理系统对RFID单据的读取、借阅、移交、退单、装订

的原因、时间以及相关人员信息形成详细的记录。并通过RFID标签绑定功能实

现凭证装订全流程单据、数据追溯。

第五阶段:开发RFID数据追溯功能实现全流程追溯

利用系统