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档案管理制度

档案管理制度

第一条目的：对公司档案进行集中管理，便于收集、保存、利用档案。

第二条范围：各类档案资料。

第三条责任者：公司行政办公室、各职能部门档案管理者。

第四条机构设置与人员配备

一、档案工作实行统一领导、分级管理。公司成立综合档案室，配备一名高学历，并经档案管理培训的档案管理人员。公司档案工作由公司行政办公室负责，档案管理人员履行各项具体职责。

二、各职能部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的收集整理和临时保管，由各职能部门负责人分管。

第五条收集和归档范围及保管期限（见附件）

第六条归档时间和要求

一、党群行政类、经营管理类、生产技术类档案在次年3月底前移交公司档案室。

二、基础建设类、产品、科学技术研究类等材料在项目完成后3个月内移交公司档案室。

三、设备类则在开箱验收后由工程部（职能部门）收集，交付验收后一个月内，移交公司档案室。

四、特种载体类做到随时收集归档。

五、财务、EHS类实行部门立卷，定期移交到公司档案室。

第七条档案的保管和利用

一、公司应建立健全《档案员岗位职责》、《兼职档案员岗位职责》、《档案库房管理制度》、《档案查（借）阅利用制度》、《会计档案管理制度》、《档案必威体育官网网址制度》、《档案统计制度》、《档案的鉴定销毁制度》、《文件材料的归档制度》等档案管理制度。

二、办公室与库房应该分开，并配备计算机，逐步采用现代化技术管理档案。

三、档案库房应配备相应的设施，达到防火、防盗、防光、防尘、防鼠、防潮、防高温、防有害生物“八防”要求，温度控制在14度至24度之间，相对湿度控制在45度至60度之间。

四、企业内部人员对重要档案如营业执照、印章、组织机构代码证等的查阅或利用，查档人必须出具书面请示，报分管领导审批。

五、档案管理的分类管理和责任人

1、文书类档案

1)各部门(车间)在办理完毕当年工作活动中，形成的具有保存价值的文件后，由公司的档案管理人员收集整理立卷，于次年3月底前归档。

2)凡由上级下发各部门承办的文件及由公司名义形成的各部门工作文件等由公司行政办公室负责收集、整理、立卷、归档。

3)文书档案材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时，由公司行政办公室和档案管理人员负责。

2、经营管理类档案

1)各部门对当年工作活动中形成的具有保存价值的经营管理工作文件材料，工作结束后，由经营部门收集齐全，整理立卷，于次年二季度前向公司档案室归档。

2)凡是上级下发或公司自行形成的有关经营工作的文件等均由经营工作管理部门的档案员收集，整理立卷归档，其它部门不得自行保存。

3)经营档案材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时，由经营工作管理部门负责人和档案管理人员负责。

3、基础建设类档案

1)基建工程竣工档案的编制，审核、交接验收工作，要在施工、设计合同(协议)中，做出明确规定，竣工图和竣工文件的验收，要作为工程验收的内容之一。

2)基建档案材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时，由基建科负责人和档案管理人员负责。

4、科学技术研究类档案

1）本公司自己进行的或与其它单位联合进行科研项目的技术文件材料在阶段性工作结束后，都要整理存档。

2）技术档案材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时由项目负责人、研发中心分管负责人和档案管理人员负责。

5、财务类档案

1）财务部门每年形成的财务档案，应当由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制财务档案保管清册。可暂由财务部保管一年后，移交到公司档案室。

2）财务档案材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时，由财务部负责人和经办人负责。

6、设备仪器类档案

1）引进技术、设备项目在签订引进合同（协议）时要把档案资料的完整、准确内容列入，作出明确规定。

2）设备材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时，由各中心、各事业部设备科负责人和档案管理人员负责。

7、生产类档案

1）生产类档案包括生产批记录、质量检测记录等文件。

2）生产类档案材料不完整、不准确、不系统、不及时归档和发生问题时，由各事业部负责人和档案管理人员负责。

8、研发中心类文件档案

研发中心的文件每年3月底，必须将上一年的档案文件目录整理好送交至公司档案室。

第八条本管理制度由行政办公室负责最终解释。

附件：档案收集和归档范围及保管期限

一、行政办公室

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