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档案资料立卷归档规则

为了完整、准确、系统地保留公司生产活动中形成的具有保存价值的文件材

料，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用，依据有关国家标准和规范，结

合公司具体情况，特制定本规则。

第一条、本规则规定了公司文件材料归档整理的原则、方法和基本范围，并以

工程项目资料为例。

第二条、本规则依据国家档案局《工业企业档案分类试行规划》，自治区档案局

《企业事业单位管理文件材料归档整理试行规划》和国家质量技术监督局颁布

的《科学技术档案案卷构成的一般要求》国家标准（GB/T11822—2000），结合

公司具体情况制定。

第三条、名词

一、立卷公司本部各部门或项目部的文件资料管理工作人员，将平时收集、

保管的文件，对其中已形成结果齐全的文件、技术资料按归档的标准和要求，进

行分类整理，装订成册的工作过程，称之为立卷。

二、移交是指项目部在工程竣工后二个月内或公司本部各部门在每年1月底

前将上年度本部门工作形成的文件资料立卷、造册，移交公司档案室保管的过程。

三、归档凡是反映本公司工作（含工程施工）生产活动，具有查考利用价值

的文件材料，通过相关人员移交档案室档案管理人员管理，称之归档。

四、销毁是指由档案部门负责人和档案管理人员根据档案保管年限的规定对

档案进行鉴别、登记后，会同公司指定的监审部门人员一道将保管到期的档案进

行处理（一般焚烧、粉碎处理）的工作过程。

第四条、文件材料整理排放的要求。

文件材料的整理以件为单位进行分类、装订（整理、装订排放要求见下表），

再按分类进行排列、编号、编目，装盒，按此顺序进行，直至编入总目录中上架

摆放、保管、利用（参阅）

整理单位：一般以每份文件材料为一件，每项工程图纸为一件。

整理时要求装订时排放要求

文件正本与定稿为一件正本在前，定稿在后

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文件正文与附件为一件正文在前，附件在后

文件原件与复印件为一件原件在前，复印件在后

转发文与被转发文为一件转发文在前，被转发文在后

来文与复文为一件复文在前，来文在后

报表、名册、图册等

每册（本）为一件

第五条、文件、资料、图表立卷、归档的要求

一、移交公司档案室文件、资料、图表份数为一份，有原件者应交原件，承包的

工程如业主或甲方另有要求时，按其要求移交他们所需的份数。

二、立卷的要求：文件、图表必须书写工整，字迹、线条清楚。图面整洁，用墨

汁或碳素墨水填写，禁止用铅笔、圆珠笔、水彩笔和其它易褪色的书写工具书写、

绘制和签收。

1、竣工文件、图表装册时，如果数量较多，可按顺序排列（按断面号或施

工船位号），把相关的文件材料、图表等分别组装成数册（件）。一个档案盒可放

两件（或数件），每件都有“案内封面”“本卷目录”和“科技档案卷内备考表”。

每件的页号都是从1至最后一页（如第一件1—136，另一件1—120页），如果

这个档案盒内放有两件时，则在“科技档案卷内备考表”说明一栏中写上：本卷

合计：136+120=256页（假设第一件