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论如何做好建筑施工企业办公室工作

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【摘要】办公室是一个单位的综合管理部门，发挥着参谋助手、信息传达、沟通内外的重要作用，对推进本单位各项工作具有特殊地位。办公室核心业务总结起来主要包括办文、办会，办事，以及其他日常业务。笔者结合建筑施工企业的特点，就如何做好办公室工作进行分析。

【关键词】建筑施工企业办公室核心业务分析

一、以高质量办文发挥参谋助手作用

建筑施工企业办公室的办文工作，主要包括公文写作、收发文处理、文件归档等工作。

（一）公文写作重深度。公文写作范畴比较广泛，建筑施工企业办公室工作重点为各类报告、讲话的撰写，以及各类总结、文件的起草，是发挥参谋助手作用的重要体现。公文写作水平是办公室人员尤其是秘书人员安身立命的“法宝”，要不断在追求公文深度上下功夫，这就需要平时做到“四个注重”，一是注重收集国家层面关于基础设施建设的相关政策，以及上级单位的各项部署和要求，确保公文大方向不“跑偏”。二是注重同企业领导进行交流，了解其施政思路和改革方向，确保公文满足领导“口味”。三是注重同企业各部门交流，尤其是工程、经营开发、成本、安全质量、财务等部门，了解其工作重点和下一步工作方向，确保公文内容符合企业发展现状。四是注重对基层工作进行调研，了解各项工作开展情况，以及各项改革措施执行情况，确保公文提出的要求能够落实到位。还要在工作中提升“两种能力”，一是发现问题的能力，从收集的各类信息中思考总结，发现企业当前存在的各方面问题。二是解决问题的能力，借鉴同行先进经验，结合企业实际，提出解决问题的具体措施。笔者认为，发现问题能力更重要，这是解决问题的前提。

（二）公文处理重效率。关于收发文处理工作，中央和国务院办公厅2012年发布了必威体育精装版工作标准，各建筑施工企业也都制定了各自的《公文处理办法》，工作流程清晰，业务标准统一。在公文处理过程中要着力抓好两个方面：一是公文处理效率，目前各企业普遍推行电子公文流转，但仍有部分人员未能网上及时处理。办公室要根据公文紧急程度，设置处理时限，及时进行提醒，加快公文流转速度。二是企业领导批示后的文件处理（主要为收文），办公室公文处理员要时刻关注领导批示情况，批示后第一时间将公文分送到位，紧急和重要文件，电话通知相关单位。

（三）档案管理重规范。公文的最终归宿是归档保管，成为档案。客观来讲，建筑施工企业对档案工作重视还不够，管理水平参差不齐。办公室要着力抓好以下几个方面，不断规范档案管理，一是配齐各层级档案工作人员，落实工作责任；加强对档案工作人员的业务培训，提高业务能力。二是推行档案信息化管理，目前企业产生的各类档案越来越多，如果还按照传统的管理方法，效率较低、工作量很大。要积极利用档案管理信息系统，将电子文件直接存入系统，部分重要纸质档案数字化加工后存入系统，便于档案借阅利用，提高档案管理效率。三是注重项目档案管理，作为建筑施工企业，项目产生的档案对企业尤为重要。办公室档案人员要定期对重点项目档案管理进行指导，现场培训项目档案人员，促进项目档案管理水平提升。

二、以高质量办会发挥信息传达作用

建筑施工企业各类会议比较多，办公室主要负责全局性的大型会议，包括党代会、职代会、工作会、半年工作会，以及部分专业会议等。

（一）抓好会议策划。会前办公室要制定详细的会议策划，对会议目的、会议形式、参会范围、会议议程、筹备人员分工等进行详细安排，并及时向企业领导汇报，听取意见。会前策划做得细致具体，会议组织就有章可依；相反，如果没有详细的策划方案，只靠经验和记忆，难免会出错。

（二）抓好会议细节。在会议安排过程中，办公室要关注四个细节，一是同一项工作除了有明确的责任人外，还要有“后备”责任人，至少保证有两个人以上熟悉全部工作流程，避免出现突发状况后无人及时跟进。二是会前反复落实所有参会人员，尤其是领导人员，根据参会人员布置会场、安排会议议程。三是会前对会议各环节时长进行准确判断，合理安排会议时间，确保会议紧凑高效。四是会前对座次、灯光、音响、话筒、温度、音乐播放等进行检查，保障会议顺畅有序。

（三）抓好会议落实。无论什么类型的会议、多么重要的会议，如果只停留在为了开会而开会，没有会议的督办和落实，会议质量就会大打折扣，甚至没有意义。会后，办公室要根据会议要求，与企业领导和相关单位进行沟通，列出落实事项清单，明确责任人和完成时限，进行督办和通报，确保会议安排事项落实到位，切实提升会议质量。

三、以高质量办事发挥沟通协调作用

办公室负责的事务纷繁复杂，因此办公室也被称为“不管部”，即其他部门不管的工作都由办公室负责，重点事务性工作为公务接待、信访接待和领导服务。

（一）在公务接待中树立企业形象。接待工作是企业管理水平的体现，