创新档案管理理念-实现档案管理信息化.docx

??

?

??

创新档案管理理念，实现档案管理信息化

?

??

?

?

?

?

?

?

?

???

?

?

?

?

?

摘要：新时代档案管理的目标，是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合，进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。随着科技的发展，现有的档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷，适应不了时代发展的要求。档案工作者必须认清形势的变化，转变观念，开拓创新，勇于实践，更好地为国家的利益服务，为全社会服务。目前，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及，综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理，促使档案管理科学化。?关键词：创新理念；信息化；档案管理?随着数字化技术及远程通信技术的不断发展及有机整合，实现档案信息管理的远程传输和社会共享的完整服务体系已经成为现实。新时代的档案管理要不断转变观念，紧跟科技发展步伐，改变现有档案管理单纯依靠手工检索的旧有模式，以不断适应档案管理信息化的需求。对此本文就创新档案管理理念实现档案管理信息化提出了具体对策，希望能不断提高我国档案的管理水平。?1档案信息化管理的重要意义?1.1有效提高了传递速度和传递的安全性?公文办理过程中，常会发生办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况，传统的文件传递是靠邮政系统，由于传送时间受到距离长短的限制，加之文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，这就给档案人员归档和其他人员检索造成了很多不便。在应用计算机网络技术进行管理后，可直接通过网络进行传递，有效的提高了文件传递的安全性和及时性。?1.2提高了办公效率?传统的档案管理工作中工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整齐全，避免漏写或漏抄。在用笔规范及字迹方面要求严格，在分类和统计方面要做到准确无误。而在应用计算机软件进行档案管理之后，在文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等方面就变得十分方便快捷，无论是起草文件还是办理传递都变得简单易行，有效的提高了办公效率。?1.3方便资源的共享?传统的手工操作管理由于不能做到信息共享，致使大量信息闲置，不仅造成资金和资源的浪费，还造成了文件和信息难以快速查找。在运用了计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征管理发展到内外部特征合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，把档案信息与载体分离利用可与其他信息系统建立互联，这极大地提高了档案利用工作的质量和效率。同时，通过网络服务这个宽广的平台还可以了解其他档案工作部门的概况、工作的重点和档案管理信息动态，真正做到了资源共享。?1.4保存具有稳定性?与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的最大优点就是保存时间久。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，而纤维素在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下容易受到破坏，在档案工作过程中稍不注意就可能造成无法挽回的损失。采用信息化的电子文件后就可有效避免这类情况的发生。电子档案载体的普遍特点是存取和读取方便快捷且易于传递，储存时间长，受外部环境影响小不易损坏，具有很强的稳定性。随着电子技术的发展及读取电子文件的设备日趋成熟，工作中可以根据不同的需要选择不同的电子载体。?1.5档案管理信息化的落实要以创新档案管理理念作为前提条件?档案管理信息化的落实，就要打破传统的档案管理理念，从档案管理工作实际出发予以创新，将档案管理信息化所具备的优势充分发挥出来。档案管理理念的创新，需要从意识形态上就要对档案管理重新界定，注重信息技术的合理运用，使得信息技术在管理中的效能得以充分发挥。?2如何进一步加强事业单位档案管理信息化建设?2.1提供技术支撑?技术条件是档案信息化建设的生命线，如果没有过硬的技术支撑档案的信息化管理就形同空话。信息化管理要配备质量可靠及性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰和辐射，从源头上减少自然毁损概率。信息化管理还要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。还要采取有效的措施保证软硬件的安全运行，建立集成系统来丰富档案的储藏，增加信息的储存量。另外，增强综合开发功能，实行全方位多角度及多层次地收集档案信息，实现档案管理的一体化逐步形成档案信息管理网络以保证档案的完整。?2.2健全档案管理制度?要不断建立健全档案工作的管理制度，规章制度要体现合理性、科学性，建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际以适应单位档案管理的需要。另外，还要做到制度的简明实用。制度只有具有可操作性，所以其建立就应方便实用和简便易行