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货代操作流程

根据货代的工作特征，日常工作中货代操作流程划分为以下接单、“订舱、拖车/内装、报关、

文件、费收和其他”各环节，各环节相辅相成。

一、货代操作流程的接单部分

接单工作原则上应该成为日常中最优先“”的工作环节,一般要求接单必须快捷、高效，在第一

时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。接单人员一般要求自接到委托书后15分钟

内完成以下三部分基本信息的确认。(注）对于部分无法短时间内确认的信息，依然必须及时安

排并予以跟踪，如根据客户和操作需要流转到下一环节，先安排流转后跟进处理，以保证下一环

节的有序操作。

1、审核客户委托内容和确认客户服务要求(客服或者接单员）

（1）接单人员必须预先审核客户的委托内容。

客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：托运人/发货人、船公司/船期、起运港、

目的港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。

（2)接单人员必须预先确认客户服务要求。(客服或者接单员）

普通服务要求一般包括是否需要:到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等.到/预付订舱确认

即对（1）内容的确认；对于拖车/内装、商检和报关的服务要求，必须同时确认货物和单证备齐

时间、服务要求时间等，注明在客户订舱单上。特殊服务要求一般包括是否需要:普通服务外其

他的附加服务。对于特殊服务要求，必须得到部门主管和/或者其他相关职能的核批后才可以接

受和安排。

2、运价核对、确认（客服或者接单员)

客服人员收到订舱单后，必须对运价和其他服务费用进行确认。

（1)对来自销售部的业务，须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确,并由销售员在订

舱单上签字确认,然后再向相应船公司订舱。(注）特殊情况可先口头与销售员确认,待销售员返

回公司再补签字确认

(2）对于公司业务,须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。

3、舱位确认（客服或者接单员）

根据客户委托，确认反馈符合要求的舱位。

二、货代操作流程的订舱部分

一般要求预定开航日7天前必须安排订舱，对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱，

旺季时候根据市场情况适当提前;一般要求在预定开航日5工作日前完成订舱，对于该时间限制

以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。

1、新建委托（订舱操作员)

订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案，输入业务有关数据.输入

业务数据包括但不限于此:业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求、船名航次（如可能）、

开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量，以及代理（如需要）等.

2、订舱过程（订舱操作员)

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订舱过程包括以下环节：膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确

认、中转港代码确认和场站收据制作等,任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。订舱完毕后，

应及时将配舱信息输入操作系统，输入时应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、订舱

号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。

3、舱位通知（订舱操作员）

无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务，订舱确认单或者配船通知单等都必须第一

时间通知客户,确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确,以免造成混淆.如有问题,积极配合客

户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。

三、拖车/内装(调度）