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试论乡镇政府档案管理信息化建设路径

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王明伟

在科学的发展中，信息技术得到了广泛的应用。乡镇政府也同样在档案管理工作中应用了信息化的管理模式，乡镇政府通过使用信息化的档案管理模式，提高了档案管理的工作效率。本文主要是针对乡镇政府的档案管理中，使用的信息化的管理方式进行了探析，并采取了相应的解决方案和解决措施，从而有效的帮助乡镇政府提高在档案管理工作上的工作效率和工作质量。

一、建立电子档案的意义

（一）与乡镇政府的工作需求相符

在经济与科技的快速发展中，科学技术不断的提高和完善，信息技术在当前各个行业已经得到了广泛的应用，在乡镇政府的工作中，也得到了广泛的应用。乡镇政府的政治工作内容比较多，因数量繁多，因此会出现很多的问题和错误，档案的管理工作不具有完善和严谨性。在乡政府的管理工作中，采取信息化的管理办法可以有效的解决错误的出现，从而更好的解决工作中的问题，提升档案管理的质量。

（二）方便查找资料提高工作效率

信息化管理在乡镇政府的应用中，可以实现分类的管理档案信息，工作人员在查找资料的时候，能够迅速的找到。而传统的档案，查找起来非常的不方便，而且容易出现错误、工作量比较大、浪费时间，因此通过建立信息化的管理檔案的模式，可以有效的解决这样的问题，可以减少查找资料所需要的时间，因此使用电子版的档案资料，可以避免错误的出现、提高了工作效率。

（三）提升了工作效率减少了工作量

传统的档案管理主要是通过人工的形式进行整理查询，档案工作人员为了查找一个档案需要从众多的档案中进行查找，工作量非常的大，并且还不能保证工作的有效性，如档案的破坏和磨损等，会出现档案质量不高、数据有差错的现象。而通过建立电子档案的方式，就可以大大的节省档案管理工作人员的工作时间，减少了工作量，同时数据更具有精准性，因此，提高了档案管理工作质量和工作效率。

二、目前出现的问题

随着档案管理工作中引入了信息化的管理方法，工作效率得到了有效的提升，但是在乡镇政府应用信息化管理档案的模式中也存在着很多的问题。

（一）管理方式不科学

当前我国的乡镇政府在使用信息化建设的档案管理过程中，存在着很多的不足，主要表现在设备不足，设备比较机械化，不具备打印的输出的功能。设备的管理主要是人为管理方式，因此工作效率不高。在资料查找的过程中，出现了检索冗繁的问题，查找流程和手续也非常的繁琐，甚至会出现信息资料泄露的现象，并且会出现查找的资料与所要寻找的资料不符合的现象。

（二）档案管理制度不健全

目前，信息化的管理手段没有得到普遍的普及，建立信息化的电子档案的管理制度也不够完善，因此在使用信息化的档案中，存在理论与实践脱节的现象，不能够解决实际中出现的问题，在文本信息的转化过程中，缺乏规范化的指导标准，因此，没有将信息化的档案管理工作效率发挥出来。

（三）档案管理人员的操作水平不高

在管理信息化的档案工作中，管理人员操作水平不高，没有熟练的操作技能，不能够适应高效率的工作需求，同时在查找档案的过程中也缺乏准确性，因此导致档案管理服务的质量不高。在细节上缺乏细心，因此需要提高档案管理人员的技术水平。

三、解决策略和方法

（一）加强对档案管理工作的技术与资金上的扶持

在管理信息化的档案工作中，需要加大对其技术和资金的扶持，在资金方面，需要做到对档案部门的资金实行专款专用的制度。在设备方面需要及时的进行更新，提高计算机的运行能力，同时更新电脑的型号和内存，采用先进的处理器，保证计算机在运行中的效率和读取信息的速度。另外需要建立档案管理的局域网，使每个一个计算机都可以直接获取中央的数据能够共享，同时，简化工作流程和步骤，提高工作效率。

（二）完善档案的信息化管理机制

乡镇企业需要制定完善的信息化档案管理的制度，在社会科技的快速发展中，需要不断的完善相应的规章制度，并将制度记入到日常的考核中，使信息化的档案管理工作更具有标准化和规范化，并且设定相应的奖励和惩罚的办法，提高档案管理人员的工作积极性。另外，需要加强培训档案管理操作人员的计算机操作水平，并对工作中出现的问题，提出有效的解决方案，同时需要加强各个部门之间的协调与沟通能力，使得档案信息的管理工作更具有精准性和有效性，能够满足人们对档案查找的需求。

（三）加强对人才的培训选用优秀的档案管理人员

在应用信息化的档案管理工作中，档案管理人员的技术水平普遍不高，因此需要加强对档案管理人员的培训，使其能够熟练的应用信息化的档案管理系统，同时需要对其进行考核，对于不合格的人员需要进行针对性帮助，使其能够满足档案管理工作的要求。在招聘上可以选择大学生的招聘方式，选择优秀的、符合要求的档案管理人才，并在日常工作中进行考察和考核，使其能够熟练的掌握自己的专业技能，不断的完善与提高信息化的档案管理工作。

信息化的档案管理建设