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会议组织方案

会议组织方案（一）

一、会前预备

1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议预备解决的问题

更有效地获得解决？

2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议预备做出什么

样的打算？预备取得什么的行动方案？

3、预备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行

项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的协商时间。

4、收集全部与会议所议项目有关的信息。假如太长、太多，将其

要点摘录出来。

5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。

6、依据要争论的问题限定与会人员。

7、在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。假如有，需简要

告知大家。

二、会议期间掌握

1、叙述会议的目的。

2、核对并记录与会者。

3、依据议事日程挨次提出每个项目，然后进行争论，征求有关与

会者的看法。

4、给每一个人表述自己看法的机会。

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5、掌握争论过程。假如发生与论题无关或深化到不必要的细节上，

应准时引导到议题本身。

6、假如争论变得简单，消失各种不同的见解时，你要依据自己的

理解将各种观点加以概括。

7、坚持预定的时间，不要拖延。

8、在每个项目争论结束后加以概括，以便决策或达成结论。

9、在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步

争论，可以推迟到下一次会议。

10、确定下次会议的议题和时间。

三、会后工作

1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应精确。

会议中所形成的决策要突出担当行动的责任人姓名、时间及标准。表

明下次会议的日期和时间。

2、依据会议，对执行进行监督和检查。

会前工作：

1、与会议主办者洽谈。

2、向会议主办方供应会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。

4、与会议主办者确认会议接待方案。

5、与会议主办者签订会议接待标准合同。

6、确认会议主办者预付会议订金事宜。

7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。

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8、预备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接

待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及服务。）

会中工作：

9、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。

10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。

11、会议秘书帮助会场布置及会场的会务服务。

12、会议秘书在会议接待（报到）处帮助会务组确认和分发房间，

确认VIp用房及整理记录有关信息。帮助分发会议礼品及房间派送水

果等会务工作。

13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关

支配等工作。

14、提前确认会议代表（客户）的消遣项目、消遣场所及消费和付

费的方式。

15、确认旅游公司为该会议供应的旅游考察的吃、住、行、游、购、