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企业内部控制应用指引第7号——采购业务

关于采购业务。采购是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。采购业

务需要由供应、采购、收货、财会各部门共同协助完成。将采购业务中的预算、采购、

验收、付款等部门工作的授权审批分离开来，预算员、采购员、验收员、保管员、记账

员、出纳员在各自的授权范围内处理业务，各负其责，不得相互代替。

采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，导致企业

生产停滞或资源浪费；供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，

授权审批不规范，致使采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；采购验收不规范，付

款审核不严，造成采购物资、资金损失或信用受损。

为此，采购业务应用指引，要求企业加强请购、审批、购买、验收、付款、采购后

评估等环节的风险管控，确保物资采购满足企业生产经营需要。

一是，要求企业的采购业务尽量集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务

效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。

二是，要求企业建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管

理部门，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。

三是，要求企业建立科学的供应商评估和准入制度，根据市场情况和采购计划合理

选择采购方式，建立科学的采购物资定价机制，并根据确定的供应商、采购方式、采购

价格等情况签订采购合同，明确双方权利、义务和违约责任。

四是，要求企业建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验

收人员进行验收；对于验收过程中发现异常情况，应当查明原因并及时处理。

五是，要求企业加强采购付款的管理，明确付款审核人的责任和权利，严格审核采

购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容，审核无误后按照合同规定及时办理付

款。

六是，要求企业建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款

回收等作出明确规定，并在采购合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。

第一节关键内部控制

企业应当结合实际情况，全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统

筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审

批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评

价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企业生产经营需要。

为实现采购与付款业务企业内部控制应用指引第7号目标，企业应建立以请购单、

合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。在该系统中凭证要连续

编号、记录，签字盖章，做到账证、账账、账表、账实相符，并且检查有编号签字的凭

证与记录是否按程序要求处理，这样可以有效防止经济业务的遗漏和重复，并可检查是

否存在舞弊现象。

一、购买与审批

企业的采购业务应当集中，避免多头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低

采购成本，堵塞管理漏洞。企业应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。重要和

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技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批。企业除小

额零星物资或服务外，不得安排同一机构办理采购业务全过程。

企业应当建立购买公示制度，确保采购信息公开、透明。

（一）职责分工

企业采购业务的不相容岗位至少包括：

1.请购与审批。

2.供